كيفية كتابة رسالة رسمية لجهة حكومية

كيفية كتابة رسالةٍ رسميةٍ لجهةٍ حكوميةٍ

في البداية تجدر الإشارة إلى أن الرسالة الرسمية تختلف عن الرسالة غير الرسمية في أمورٍ كثيرةٍ، من أهمها: طريقة الكتابة؛ حيث إن كتابة الرسالة الرسمية تخضع لقواعد وشروطٍ ينبغي التقيد بها، بينما لا تخضع الرسالة غير الرسمية لمثل هذه القواعد والشروط.، ومن هذه القواعد ما يأتي:

التقيد بالعناصر المطلوبة

عند كتابة رسالةٍ رسميةٍ ينبغي التقيد بمجموعةٍ من العناصر التي لا بدّ من الالتزام بها؛ كي نتمكن من أداء الوظيفة التواصلية المنشودة، وخلق مجالٍ للرد على هذه البيانات، ومن أهم هذه العناصر:

الترويسة: وهي المعلومات الخاصة بالمرسل وتتكون عادةً من عنوانه ورقم هاتفه والبريد الإلكتروني الخاص به.
اسم المستلم: وهو الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه.
التاريخ الذي كُتبت الرسالة فيه.
التحية أو العنوان : والتي تكتب بصيغ المجاملة والاحترام، ويتم وضعها قبل موضوع الرسالة.
الموضوع : وهو عبارةٌ عن مقدمةٍ موجزةٍ عن السبب الذي استدعى كتابة الرسالة.
نص الرسالة : وهو أهم جزءٍ من الرسالة؛ وذلك لأنه يتم فيه الحديث عن الطلب أو المشكلة أو الشكر.

يتم في الموضوع تقسيم الرسالة على شكل فقراتٍ متتاليةٍ واحدةً تلو الأخرى وبأسلوبٍ سلسٍ وبلغةٍ مُنمّقةٍ تنبض بالحياة وتُظهر الاحترام والتقدير للمرسل إليه في كل محتوى الرسالة.

ويمكنك استخدام التعابير مثل: إنّه لمن منتهى السرور أن أرحّب بكم، يطيب لي، أرغب بأن أشير ل، يسرّني إرسال أطيب التحيات إليك مع خالص أمنياتي لك بالسعادة وبالتوفيق، مع كل احترامي أردت إخبارك ب، أرجو قبول الاعتذار على الإزعاج، أوجه لكم خطابي، أتشرّف بأن أرفع إلى سموّكم، أتشرّف أن أرفع إلى مقامك حضرتك السامي، أرسل الرسالة لمقامكم لأنّ، أكتب لجلالتكم.

الوداع : ويتكون من فقرةٍ يتم إغلاق الفكرة الرئيسية من خلالها بوداعٍ وديٍّ.

مثال: تفضلوا قبول الاحترام والتقدير، شاكرين حسن تعاونكم، مع جزيل الاحترام والتقدير، مع جزيل الشكر والتقدير، مع أطيب التحيات، تفضلوا قبول كامل التحية والاحترام.

التوقيع : وفيه يتم وضع اسم المرسل واللقب الخاص به.

التركيز على الشروط والقواعد الأساسية

بالإضافة إلى العناصر السابقة التي يجب أن تتوافر في الرسالة الرسمية الموجهة لجهةٍ حكوميةٍ، يجب الالتزام بمجموعةٍ من الشروط والقواعد الأخرى الهامة، من أبرزها:

التركيز على الهدف من الرسالة وذكره في الفقرة الأولى.
عدم الابتعاد عن الموضوع الرئيسي للرسالة، وعدم سرد مواضيع أخرى.
الابتعاد عن اللغة العامية.
يجب الإيجاز في الكلام.
لا بُدّ من الاعتماد على أساليب الإقناع، والابتعاد عن العواطف.
الابتعاد عن المحسنات البديعية؛ لأنها تُبعد انتباه القارئ عن الموضوع الرئيسي.
يجب الالتزام بالموضوعية، والحرص على انتقاء الكلمات.
التأكد من صحة الأرقام والأسماء والأماكن والأشخاص والبيانات المذكورة في الرسالة.
الابتعاد عن التكرار في الكلمات والجمل.
استخدام لغةٍ تكون رسميةً وبسيطةٍ وواضحةٍ، تتضمن صيغ المجاملة، واستخدام ضمائر المخاطب والجمع.
جعل محتوى الرسالة قصيرٌ ودقيقٌ، مع ضرورة كتابة المعلومات الضرورية بشكلٍ كاملٍ.

2023-12-1726الحياة والمجتمع

مزيد من المشاركات

ما هو الغذاء الرئيسي للدماغ

الغذاء الرئيسي للدماغ يُعدُّ الدماغ من أكثر أعضاء الجسم استهلاكاً للطاقة، إذ يُعدُّ الجلوكوز المصدر الأساسي لهذه الطاقة، كما بيّنت إحدى الدراسات التي نُشرت في مجلة Trends in Neurosciences عام 2014، أنّ كُتلة الدماغ تمثّل ما يُقارب 2% من وزن الجسم لدى البشر، بالإضافة إلى أنّه يُعدُّ مُستهلكاً رئيسياً لسكر الجلوكوز، فهو يستهلك 20% من الطاقة المشتقة من الجلوكوز، إذ إنَّ كلُّ 100 غرامٍ من أنسجة الدماغ البشري تستهلك ما يُقارب 5.6 مليغرامات من الجلوكوز خلال الدقيقة الواحدة. وأوضحت أيضاً أنّ عملية

السياحة في مسقط

السياحة في مسقط تتطوّر السياحة في سلطنة عُمان ، وهذا بسبب السياسات التي اتبعها الحكام السابقين، وحسب إحصاءات عام 2003م فإنّ عدد الزوار الأجانب لسلطة عُمان وصلَ إلى ما يقارب 630 زائراً، 26% منهم جاؤوا من أوروبا، وبلغَ مقدار الإيرادات بسبب السياحة في ذات العام إلى ما يقارب 372 مليون دولار، وخلال عام 2004م قدرت وزارة الخارجية الأمريكية أنّ التكلفة اليوميّة للإقامة في مسقط تقارب 240 دولاراً.. تتميّز مسقط، عاصمة سلطنة عُمان بالجمال المعماريّ، وتمتلئ بالمساجد والمتاحف، ومن المناطق التي تجذب السياح

وصفات لمنع ظهور الحبوب بعد إزالة الشعر

ظهور الحبوب تظهر الحبوب عندما تتم إزالة الشعر بقوة، مثل إزالته باستخدام الشمع لما يسببه من الضغط على الجلد المحيط، على الرغم من أن الحبوب تختفي بعد عدة أيام، إلا أن العلاج يسرع من الشفاء، ويمنع حدوث حبوب بالمستقبل، وتظهر الحبوب بعد إزالة الشعر لواحدة من ثلاث اسباب، أولها التهاب بصيلة الشعر، الذي يزول عادةً من تلقاء نفسه دون علاج، أو التهاب مع عدوى خفيفة تُسبّب حبوب بيضاء، أو سائلة تستغرق أكثر من بضعة أيام، ويمكن علاج هذا النوع داخل المنزل، أو قد تظهر هذه الحبوب بعد عدة أسابيع من إزالة الشعر

احسن حليب للرضع

أحسن حليب للرضع إنّ حليب الأم هو أحسن حليب للرضع على الإطلاق، إذ إنّ الرضاعة الطبيعية (بالإنجليزية: Breastfeeding) أكثر الطرق فاعلية لضمان صحة الرضيع وحصوله على العناصر التي يحتاجها كاملة بالنسب الصحيحة، فضلًا عن أنّ حليب الأم نظيف وآمن ويحتوي على العديد من الأجسام المضادة التي تُساعد في الحماية من عدد كبير من الأمراض الشائعة خلال فترة الطفولة، وقد تبين أنّ حليب الأم يزود الرضيع بكافة المكونات الغذائية والطاقة اللازمه لنموه خلال الأشهر الأولى من حياته، وبالمقابل يعد حليب الرضّع الصناعيّ بديلًا

تقبيل الميت في المنام

تفسير تقبيل الميت في المنام تحقق الرؤى والأحلام في علم الغيب الذي لا يعلمه إلا الله -تعالى-، وعلى المؤمن ألا يشغل باله كثيراً بما يرى؛ لأن تأويلات العلماء في كتبهم ظنيّة، وقد ذكر المعبرون أن رؤيا تقبيل الميت في المنام قد تدل على علم، أو مال، أو منفعة تحصل للرائي من الميت؛ وبيان هذه التأويلات المحتملة بشيءٍ من التفصيل فيما يأتي: عند ابن سيرين فيما نسب إليه ذكر ابن سيرين في الكتاب المنسوب إليه عدّة تأويلات لرؤيا تقبيل الميت في المنام؛ وسنذكر بعضها فيما يأتي: تقبيل الميت المعروف في المنام؛ قد

أسباب لون البول الغامق

أسباب لون البول الغامق يُعدّ اللون الأصفر الباهت اللون الطبيعي أو المثالي للبول؛ حيث إنّ البول يحتوي بشكلٍ طبيعيٍّ على بعض الصبغات الصفراء، مثل اليوروبيلين (بالإنجليزية: Urobilin) أو اليوروكروم (بالإنجليزية: Urochrome). وبشكلٍ عام، كلمّا زاد تركيز البول، زادت قتامة لونه. ويمكن القول إنّ للبول الغامق أو الداكن عدّة دلالاتٍ اعتماداً على لونه، كما أنّه قد يشير إلى وجود مشكلةٍ صحيةٍ في الجسم، وفي هذا المقال بيانٌ للأسباب التي يمكن أن تتسبّب بتغيّر لون البول و جعله داكناً. الأطعمة هناك عددٌ من

عبارات تخرج ونجاح

عبارات تخرّج ونجاح من أجمل عبارات النجاح والتخرّج ما يأتي: إن الفرحة التي تشعر بها أشعر بها أنا في قلبي مبروك على تخرجك من الجامعة يا غالي. من أسعد اللحظات هي لحظات التخرج من الجامعة ألف مبروك على التخرج وتحقيق الأمنيات والأحلام. يشعر الشخص بفرحة كبيرة وأنا أشعر بالفخر لوصولك لأهدافك رغم التحديات والصعاب التي واجهتها إلا أنك وصلت إلى نهاية المشوار مبروك على التخرج من الجامعة. مبارك لك التخرج من الجامعة فأنت سعيت حتى تصل إلى تحقيق حلمك رغم الصعوبات التي واجهتها. الفخر كل الفخر أنك حققت الحلم

من هو الأسود العنسي

الأسود العنسي هو رجلٌ من أهل اليمن ادَّعى النبوة واسمه عبهلة بن كعب العنسي، من قبيلة عنس، أما كنيته ذو الخمار فقيل إنَّ السبب فيها أنه كان دائماً مختمراً بخمار رقيق يغطي وجهه، ويغمغم من ورائه، أما إطلاق اسم الأسود عليه فقد قيل إنَّه بسبب اسوداد وجهه. بماذا اشتهِر الأسود العنسي كان الأسود العنسي يعيش في جنوب اليمن وتحديداً في كهف خبَّان من بلاد مذحج، وقد عرِف عنه القوة والشجاعة بالإضافة إلى ضخامة في الجسم، أما أهم ما اشتهر به فهو السحر والكهانة، فكان يُري الناس أعاجيب الفعل والقول، وعِرف عنه