كيفية كتابة خطاب طلب منحة دراسية
يسعى العديد من الطلبة للحصول على منح خارج البلاد، وبالتأكيد يحتاج الحصول عليها إجراءات مُعينة أوّلها كتابة خِطاب طلب المنحة، فما هي خطوات كتابة الخطاب الصحيحة؟ هذا ما سيتم ذكره أدناه:
يجب كتابة العنوان الخاص بالمُتقدّم مثل المدينة والولاية والرمز البريدي .
وضع تاريخ كتابة الخطاب.
يُكتب في هذه الخانة اسم الجهة المُخاطبة أو بكتابة "عزيزتي لجنة المنح الدراسية".
يجب تحديد المطلوب من الخطاب، مثل: "أنا أتقدم بطلب للحصول على (اسم المنحة) لأنّي (يذكر أسباب التقديم).
يجب شرح الأهداف التي تتعلق بطموحك، مثل: " أنا أرغب في الحصول على شهادة في (التخصص) لأنّي (قم بوصف اهتماماتك وطموحاتك)".
يتحدّث بها الكاتب عن نفسه، ويذكر كل ما تُريد اللجنة معرفته، مثل ذكر التجارب المهنية والأنشطة المدرسية أو الجامعية، ثمّ يتحدث عن المجتمع المُحيط، ويذكر الإنجازات أو الجوائز إن وُجدت، ومن الضروري الإجابة عن أي سؤال طرحته اللجنة.
يكتب المُتقدم مُلخصًا عن كيفية استوفائه لمتطلبات المنحة، مثل: "لقد استوفيت جميع المؤهلات وقمت بتضمين (عناصر القائمة إن وجدت، وهي التي يقوم الكاتب بإرفاقها لإجراء نسخ احتياطي لِما لديه)".
نصائح عند كتابة خطاب طلب المنحة
هناك العديد من العوامل الواجب مُراعاتها عند كتابة طلب المنحة، والتي تلعب دورًا أساسيًا في حصول المُتقدم على المنحة والسفر للخارج، وفيما يأتي بعض النصائح التي تُساعد في نجاح الخطاب:
- يجب تحديد نقاط القوة الرئيسية من الناحية العلمية والمهنية في الخطاب، بالإضافة إلى خطط النمو الوظيفي التي يطمح لها المُتقدم في المستقبل، والأسباب التي تجعله مناسبًا لها.
- يجب التركيز على الكتابة بنبرة رسمية مع الإملاء الصحيح والنحو، مع ضرورة الحفاظ على هيكل واضح للطلب، وأن تكون اللغة موجزة وواضحة وبنبرة رسمية، وبإمكان المُتقدّم إعطاء الطلب للأستاذ أو أحد الأصدقاء لتدقيقه من حيث المعنى والإملاء ، وبالتالي التقليل من أيّة أخطاء عرضية.
- يجب التركيز على العنوان الرئيسي الذي يُبين طلب المنحة، لأنّ بعض الأشخاص يكتبون خطابات لتخفيض الرسوم الفصلية مثلًا، يجب الانتباه إلى التنسيقات الأولية للطلب.
- يجب الانتباه على الجمهور المُستهدف من الخِطاب، والبحث عن النموذج الذي تسعى له اللجنة المُستقبلة للخطاب.
استخدام الكلمات المفتاحية في الخطاب
إنّ استخدام الكلمات المفتاحية والرئيسية في طلب المنحة يعدّ من الأسباب الرئيسية في قبولها، كأن يذكر المُتقدم كلمة "القيادة" ودوره في قيادة العديد من الأفرقة الدراسية، والنتائج التي تحققت تحت هذه القيادة.
هذا دليل يوضّح للجنة القارئة للخطاب أنّ المُتقدم كتب المطلوب منه متماشيًا مع أسئلة المنحة ومُتطلباتها بسهولة، أي أن يأخذ الكلمة المفتاحية من سؤال اللجنة، ومن ثمّ كتابة الجواب المُتفق معها، ثمّ توضيح كل فكرة من الأفكار التي تُركز عليها اللجنة، كأن يذكر المُتقدم الأسباب التي دفعته لتقديم الطلب، أو الأهداف والمستقبل الوظيفي الذي يطمح إليه.
