كيفية كتابة التقارير الادارية

كيفية كتابة التقارير الادارية

مفهوم التّقارير الإدارية

تَحرص شركات ومؤسسات الأعمال بمختلف أنواعها على إيجاد وسائل اتصال فعّالة بين الإدارة والعاملين في مختلف الأقسام الموجودة فيها؛ حتى تتمكن من تقييم سيْر العمل، والتّأكد من تحقيق الأهداف المطلوب إنجازُها، وتُعتبر التّقارير الإدارية أحد وسائل الاتصال التي تهدف إلى عَرْض المعلومات اللازمة والضّرورية حتى تُعين المدراء والمسؤولين على اتخاذ القرارات المناسبة، كما أنها تُوفِّر معلومات يُعتمد عليها في التّخطيط الفعّال، إضافةً إلى أنها تُعطي المؤسسات فرصة التّنبؤ بحاجاتها المستقبلية، وإيجاد الطّريق الصّحيح لزيادة الكفاءة في إنجاز الأعمال، وتقييم الأداء بشكل عام ومراقبته.

وتُعتَبر التّقارير الإدارية طريقة لعرض مجموعة من الحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما، حيث يحتوي هذا العرض تحليلاً منطقياً ومعلومات يتم الاستفادة منها في التّوصُّل إلى اقتراحات أو توجيهات أو توصيات؛ لمساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على ما كشف لهم ذلك التّقرير.

كيفية كتابة التّقارير الإدارية

فيما يلي مبادئ توجيهية وقواعد تتضمن شرحاً لهيكل ومراحل كتابة التّقرير الإداري:

  • تحديد الأهداف والغاية الرّئيسية من كِتابة التّقرير: في البداية يتم تَحديد فكرة التّقرير المطلوب تَحضيرُه، وما هو هدف أو مُبرر إعدادُه.
  • الإلمام بخصائص ومواصفات التّقرير: ففي بعض الأحيان تحتاج التّقارير متطلبات خاصة عند الكتابة يجب الإلمام بها، مثل حجم التّقرير، وعدد الصّفحات، وأنواع الخطوط المُستخدمة وغيرها.
  • البحث عن مصادر المعلومات والبيانات لكتابة التّقرير: حيث يتم البحث عن المصادر وفقاً لأهداف التّقرير التي تمّ تحديدُها، سَواء أكانت تلك المصادر عبارة عن مراجع أو معلومات من أماكن محددة أو من أشخاص.
  • البدء بإعداد التّقرير: يتم تحضير كافة أجزاء وعناصر التّقرير وتجميعها قبل البدء بإعداد مسودة التّقرير والتي تَسبُق تحضير التّقرير بشكله النّهائي، وعناصر التّقرير تتمثل في الآتي:
    • صفحة الغلاف: تتكون صفحة الغلاف من مجموعة من المعلومات، مثل عنوان التّقرير، واسم الجهة التي أَعدت التّقرير، واسم الجهة المُوجَّه إليها التّقرير، وتاريخ التّقرير كذلك، وهذه الصّفحة تختص بالتّقارير الإدارية الطّويلة، ولا تُوضَع صفحة الغلاف في التّقارير الإدارية القصيرة، بل يتم الاعتماد على صفحة بيانات موحدة لهذه التّقارير.
    • صفحة المحتويات: تحتوي صفحة المحتويات على تفصيل لأقسام التّقرير، والعناوين الرّئيسية فيه، ونقاطه المهمة، مع ترقيم المحتويات، وهذا يُسهل الوصول إلى الأجزاء المعنيّة بشكل مباشر.
    • المُقدمة: تُستَخدم مُقدمة التّقرير كصورة أو خلفية للتقرير، فهي تُظْهِر للقارئ نبذة موجزة عن مضمون التّقرير، وأهميتِه، وأهدافه، والمجال الذي يتضمنُه.
    • المَتْن: هو قلب التّقرير، ويحتوي على عدة أقسام كما تمّ عرضُها في صفحة المحتويات، على أن تكون المعلومات مُرتبة بطريقة مَنطقية وواضحة، ويحتوي مَتْن التّقرير بشكل عام على عرض للمعلومات والحقائق، ويُمكن أن يتضمن جداول ورسوم بيانية لتمثيل المعلومات وتوضيحها، وهي من وسائل الإيضاح حيث يتم تمثيل المعلومات من خلالها كميّاً، كما يحتوي المَتْن على شرح وتفسير لنتائج التّقرير التي تم التّوصُّل إليها.
    • التّوصيات: في صفحة التّوصيات يتم عَرض المقترحات أو الحلول التي تم التّوصل إليها، حيث إن كُل تقرير إداري تتم كِتابتُه يجب أن ينتهي بتوصيات تتعلق بتنفيذ أحد الحلول أو المقترحات، وهي من أهم عناصر التّقرير.
    • المراجع: كِتابة المراجع في حال الاستناد إلى كُتب ووثائق خلال كِتابة التّقرير، وغالباً ما تُستخدم المراجع في التّقارير الرّسمية المُستخدمة خارج المؤسسة.
    • المُرفقات: هي وثائق تُرفَق بالتّقرير، لتوضيح بعض أجزاء وتفاصيل التّقرير، مثل الصّور وقوائم الحضور وغيرها.
  • تحضير مسودة التّقرير: عند الانتهاء من تَجميع عناصر التّقرير التي ذُكِرَت سابقاً، يجب مُراجَعتها لُغوياً وفَنيّاً، ثم تحضير مُسَوَّدة التّقرير والتي تهدف إلى التّأكد من صحة وتفاصيل التّقرير قبل تثبيته على النّسخة النّهائية.
  • كِتابة النّسخة النّهائية للتقرير: بعد الانتهاء من كِتابة التّقرير المبدئي أو مُسَوَّدة التّقرير، ومُراجعته من قِبل الجهة المُوجَّه لها، وتطبيق التعديلات اللازمة، يتم البدء في كِتابة التّقرير بشكلهِ النّهائي، أي النّسخة التي سيتم اعتمادُها وتسليمُها للجهة المعنيّة.

أنواع التّقارير الإدارية

تَتعدد أنواع التّقارير باختلاف الغرض من إعدادها، أو باختلاف طبيعتها، أو محتواها، ويمكن تمييز الأنواع الآتية من التّقارير الإدارية:

  • التّقارير القصيرة: هي تقارير مُختصرة تتكون من صفحة أو صفحتين، ويُطلق عليها في بعض الأحيان مُذكرة.
  • التّقارير الطّويلة: هي تقارير مُفصلة قد يصل عدد صفحاتها إلى أكثر من ثلاثين صفحة، وعلى الأغلب تكون محتوياتها مَكتوبة بشكلٍ رسميّ؛ أي تحتوي على عناصر وأجزاء التّقرير.
  • التّقارير الدّاخلية: يتم تَداول مثل هذا النّوع من التّقارير بين جهة وأُخرى داخل المؤسسة نفسها.
  • التّقارير الخارجية: يتم إرسال هذه التّقارير من داخل المؤسسة إلى خارجها، ومن أمثلتها التّقارير التي تمّ إرسالها إلى جهات رقابية خارج المؤسسة، وكذلك التّقارير التي تمّ إرسالها إلى الصُّحف أو المجلات، بحيث تحتوي على معلومات إخبارية.
  • التّقارير الرّأسية: وتتصف هذه التّقارير بأنها ذات اتجاهين:
    • تقارير هابطة من أعلى إلى أسفل: حيث يتم إرسال هذه التّقارير من جهة معينة من مستوى تنظيمي عالي في المؤسسة، إلى جهة أُخرى ذات مستوى تنظيمي أقل، مثل التّقارير الصّادرة من الإدارة إلى بعض العاملين في المؤسسة.
    • تقارير صاعدة من أسفل إلى أعلى: هي تقارير تصدر من جهة معينة من مستوى تنظيمي أقل في المؤسسة، إلى جهة أخرى ذات مستوى تنظيمي أعلى، مثل التّقارير الصّادرة من العاملين إلى إدارة المؤسسة.
  • التّقارير الأُفقية: هي التّقارير التي يتم إرسالها من جهة معينة من مستوى تنظيمي معين في المؤسسة، إلى جهة أُخرى في نفس المستوى التّنظيمي، مثل تقارير تبادل المعلومات ووجهات النّظر بين العاملين في مستويات إدارية في المجال الإداري نفسه، كالإدارة المالية على سبيل المثال.
  • التّقارير الرّسميّة: ويكون أسلوب التّخاطب في هذه التّقارير باستخدام مصطلحات وألفاظ رسميّة خاصة في مجال العمل، وتحتوي على عناصر التّقارير وأجزاؤه، فهي بذلك تحتوي على الكثير من التّفاصيل والمعلومات.
  • التّقارير الغير رسميّة: لا يتم التقيُّد بأسلوب المخاطبة الرسميّ في هذا النّوع من التّقارير، بَل يكون أُسلوب العَرض فيها بسيطاً وسهلاً، وهي تقارير مُختصرة تأخذ شكل المذكرات الدّاخلية، مثل التّقارير التي يتم تداولها بين العاملين في مجموعات العمل .
  • التّقارير الإعلامية: مهمة هذا النّوع من التّقارير تقديم المعلومات فقط، دون أي تحليلات أو توصيات، مثل تقارير حضور العاملين، وتقارير المؤسسة المالية.
  • التّقارير التّحليلية: في هذا النّوع من التّقارير يتم تَقديم البيانات بغرض تحليلها والوصول إلى معلومات ونتائج معينة، مثل تقارير الجدوى ، وتقارير تقييم العاملين.
مزيد من المشاركات
كيفية كتابة خاتمة بحث قصيرة

كيفية كتابة خاتمة بحث قصيرة

الأبحاث تُعتبر كتابة الأبحاث متطلّباً رئيسياً في العمليّة التعليمية بشكلٍ خاص، والعمل بشكلٍ عام؛ فتُحدّد الجامعات جزءاً من نصاب الساعات المدروسة لكتابة البحث، فيجب معرفة أساليب كتابة البحث وعناصره لإنتاج بحثٍ مميزّ ومناسب للنموذج المطلوب. عناصر كتابة البحث هناك عدّة عناصر يجب الالتزام بها عند كتابة البحث، وضياع أحد هذه العناصر قد يتسبّب في فشل البحث: صفحة العنوان: يجب بداية البحث بكتابة عنوانه وبعض المعلومات كاسم الكاتب في صفحة خاصّة. مقدّمة البحث: يجب الاهتمام بكتابة مقدمة البحث، واختيارها
معلومات عامة عن المعهد العالي للفنون المسرحية في سوريا

معلومات عامة عن المعهد العالي للفنون المسرحية في سوريا

معلومات عامة عن المعهد العالي للفنون المسرحية في سوريا مؤسسة جامعية ينال من خلالها الطالب المنتسب درجة البكالوريوس في الفنون المسرحية لعدة تخصصات، ويتيح المعهد العالي أمام الطلاب خيار الالتحاق بكلية الدراسات العليا، كما ويشجع على البحث العلمي للدراسات المسرحية بالإضافة إلى تقديمه دورات مختلفة للمختصين والمهتمين في حقول الفنون المسرحية. تأسيس المعهد العالي للفنون المسرحية أنشأ المعهد العالي للفنون المسرحية في سوريا عام 1977 للميلاد، نتيجة إبرام اتفاق تكون من المثقفين والأكاديميين السوريين بهدف
مفهوم الصراع السياسي

مفهوم الصراع السياسي

الصراع الصراع هو حالة من عدم الارتياح أو الضغط النفسي الذي ينتج بسبب التعارض أو عدم التوافق بين رغبتين أو حاجتين أو أكثر من رغبات الفرد أو حاجاته، وتعدّ الصراعات من الظواهر التي انتشرت عبر التاريخ بين بني البشر، فالصراع ليس وليد اللحظة وإنما دائماً ما كان هناك صراعاً على الزعامة أو الدين أو المال ، وكلّها كانت تؤدي على الأغلب إلى العنف وهو ما نبذته جميع الأديان السماويّة، لكن بسبب اختلاف الأفكار والعادات، وسيادة الأطماع بين البشر انتشر الصراع بكافة أشكاله، ومن أنواع الصراعات الخطيرة؛ الصراع
التدخين والسرطان

التدخين والسرطان

ما العلاقة بين التدخين والسرطان؟ يرتبط التدخين بالإصابة بما لا يقل عن 15 نوعًا مختلفًا من السرطان، وذلك نظرًا للمواد الكيميائية الضارة التي يحتويها دخان السجائر والتي يُمكن أن تؤثر على كامل الجسم وليس فقط الرئتين، وتشمل آلية تسبب الدخان بالسرطانات ما يأتي: تنتشر المواد الكيميائية الضارة التي يحتويها الدخان عبر الرئتين إلى جميع أنحاء الجسم. يمكن أن تتسبب هذه المواد في إتلاف أو تغيير الحمض النووي (DNA) للخلية، وهو المسؤول عن نمو الخلايا بشكلٍ طبيعي وكيفية أداء وظائفه، وعندما يتلف الحمض النووي،
نبذة عن كتاب التفكير الإبداعي

نبذة عن كتاب التفكير الإبداعي

يظن الكثير من الناس أن التفكير الإبداعي يقتصر على بعض الأشخاص العباقرة وهي ملكة لا يمكن اكتسابها أو تمرينها أو ممارستها وإنما تحدث بشكل فطري للأشخاص ذوي الذكاء الخارق، وهو أمر غير صحيح وهو بشكل بسيط عبارة عن محاولة للنظر في مشكلة معينة موجودة من جهات نظر مختلفة وذلك بمساعدة جلسات العصف الذهني التي تساعدك على الحصول على الكثير من الطرق لحل مشكلة معينة، وهنالك العديد من الكتب التي تحدثت عن التفكير الإبداعي واستراتيجياته وأشهر هذه الكتب هو كتاب التفكير الإبداعي لتشارلز فيليبس والذي سيتم التطرق
قصة أصحاب الجنة

قصة أصحاب الجنة

الرجل الصالح صاحب الجنة وإطعامه للفقراء عرضت القصة لقصة أصحاب الجنة دون التعرّض لوالدهم، الّذي قد ترك لهم الجنّة، ذات البساتين والأشجار المثمرة، فكان حينما يحين وقت قطاف الثمار، يترك جزءًا مما ينتجه ويغلّه من جنّته، بأن يقوم بتخصيصه لما تحتاجه جنّته من احتياجات، ويدّخر جزًءا آخر من غلّته لاحتياجات أبناءه، وما تبقى من ذلك ينفقها على الفقراء والمساكين، وذلك أداء لحق الزكاة، وزيادة على ذلك، وفي ديانة هذا الرجل، قيل بأنّه من الديانة اليهودية؛ لأنّه كان يؤدي زكاة الثمار هذه، إذ أنّ زكاة الثمار قد
موضوع عن حديقة الحيوانات

موضوع عن حديقة الحيوانات

عالم الحيوانات عالمٌ مليءٌ بالدهشة والجمال والغرابة، فالمملكة الحيوانية من أكثر الممالك الأحيائية تنوعًا، وتضمّ أنواعًا مختلفة من الحيوانات البرية والبحرية والبرمائية بالإضافة إلى الطيور، وهذه الحيوانات تعيش في مناطق متفرقة من العالم، وتتوزع في مناطق مختلفة تتوافق مع تركيب كلٍ منها وطبيعته، لهذا فإنَّ من الصعب جدًا أن يرى الإنسان أنواعًا كثيرة من الحيوانات مجتمعة في مكانٍ واحد، إلا إذا كان هذا المكان هو حديقة الحيوانات، وتضمّ حديقة الحيوانات عدة أنواع من الحيوانات البرية والأليفة والحيوانات
أدوات الطبيب

أدوات الطبيب

أدوات حقيبة الطبيب تختلف الأدوات والأجهزة الطبية الموجودة في حقيبة الطبيب باختلاف تخصّصه، وباختلاف المكان الذي يعالج فيه الطبيب؛ إذ يحتاج الطبيب الذي يعمل في المناطق النائية إلى أدواتٍ تختلفُ عن أدوات الطبيب الذي يعمل في المدينة بسبب توفر المواد بسهولةٍ، ولكنها بالمجمل تحتوي على أساسياتٍ ضروريةٍ للأطباء كلهم، مثل: سماعة الطبيب. مجموعة تشخيص صغيرة. جهاز لقياس ضغط الدم. ميزان حرارة. مقياس النبض. جهاز قياس نسبة السكر بالدم، بالإضافة إلى الأشرطة المرفقة لها. مناديل معقمة. قفّازات. مرهم مطري. جل