تحديد الميزانية
يحتاج التحضير لأي حفل مهما كان نوعه لتحديد الميزانية من قبل، وذلك لبناء خطة للحفل حسب الميزانية الموجودة، ويتم ذلك من خلال تحديد مقدار الطعام المراد تحضيره، وكمية المشروبات التي ستُقدم لكل شخص في الحفل، وتكاليف الزينة، والترفيه، ويُمكن الاستعانة في ميزانيات مطروحة عبر الإنترنت لتقدير التكاليف المحتملة.
وضع قائمة المدعوين
يجب في هذه الخطوة وضع قائمة تضم أسماء المدعوين لإحصاء أعدادهم، وفي هذه الخطوة يتم تحديد مقدار توسعة دائرة المدعوين فهل ستكون محصورة في العائلة والأصدقاء، أم ستكون حفلة كبيرة تضم المعارف والأقارب وزملاء التخرج، والمعلمين، وأعضاء هيئة التدريس.
اختيار الموقع
تتضمن هذه الخطوة التفكير في موقع إقامة الحفل في المنزل، سواءً في غرفة من غرف المنزل أو في حديقة المنزل، يتم تحديد هذا الموقع بناءً على عدة عوامل أهمها عدد المدعوين، والتكاليف المحتملة، وضمان أن يكون المكان مريحًا للجميع، ثم البدء ب تنظيف المنزل وتجهيزه للحفل.
تحديد وقت الحفل
يُفضل اختيار وقت الحفل ليكون متناسبًا مع توقيت حفلات التخرج المشابهة، إضافة إلى ضرورة التأكد من عدم وجود حفل تخرج لشخص آخر في العائلة في هذا اليوم، كما يجب اختيار موعد الحفل ليتناسب مع معظم المدعوين، ويُفضل عدم حصر المدعوين في ساعة معينة وذلك بأن يكون وقتًا مفتوحًا يسمح للجميع بالحضور في أي وقت.
اختيار نوع الطعام
يوجد الكثير من الخيارات التي يُمكن تطبيق أي منها في الحفل، حيث يُمكن تقديم وجبات الطعام للحضور، ويُمكن الاكتفاء بالحلويات والكعك والبسكويت، إضافة لتقديم الفاكهة والمشروبات المفضلة، ويتم تحديد ذلك من خلال الميزانية الموضوعة.
اختيار الزينة وتعليقها
يُمكن شراء الزينة المصممة لحفلات التخرج جاهزة من المحال التجارية، واختيار الألوان الممتعة والاحتفالية، أو صنع الزينة في المنزل وتعليقها في أرجاء المنزل، وعلى أطراف الدرج الذي سيدخل منه الحضور، ويُمكن صنع شريط طويل معلّق عليه صور للشخص المتخرج.
تشمل الزينة على مفارش المائدة، الأكواب، الصحون، المناديل، الأواني الفضية، وتنسيقات الزهور، وغير ذلك من تنسيقات يجب تحضيرها قبل الحفل بعدة أيام لتزيين المنزل، كما يجب تجهيز الفقرات المراد عرضها خلال الحفل كالأغاني والألعاب وغير ذلك، وتجهيز بطاقات الدعوى للحضور لدعوتهم من خلالها.
إحضار دفتر الذكريات
تتضمن هذه الخطوة في وضع دفتر التخرج على طاولة أمام الحضور، وذلك ليقوموا بكتابة عبارات التهنئة والأمنيات الجميلة والنصائح على صفحاته، ويُمكن تصميم هذا الدفتر بالاستعانة بصورٍ عبر الإنترنت.
تجهيز فيديو عرض الشرائح
يُمكن صناعة فيديو يضم مجموعة من صور التخرج ومقاطع الفيديو المفضلة، ثم تجهيز القاعة بالكمبيوتر وجهاز عرض الشرائح، وذلك لعرض هذا الفيديو للحضور في الوقت المناسب، ويمكن تضمن الفيديو بصور من الطفولة وفي مراحل المدرسة المتعددة وبعض من الصور الجامعية.
تجهيز الكاميرا
يُمكن إحضار الكاميرا لالتقاط الصور خلال الحفل للمدعوين ولفقرات الحفل كافة، ويمكن الاستعانة بمصورٍ مختص، إضافًة لإحضار قبعة التخرج والشهادة، وبعض الكتب الجامعية، ونظارات القراءة لالتقاط أجمل الصور للشخص المتخرج مع عائلته.
