كيفية إدارة الوقت وتنظيمه

إدارة الوقت

تُعرَّف إدارة الوقت (بالإنجليزيّة: Time management) على أنّها: عمليّة يتمُّ من خلالها ترتيب المَهامّ التي سيتمُّ تحقيقها، والتأكُّد من إنجازها في الوقت المُحدَّد لذلك، وهي الكيفيّة التي يتمُّ فيها قضاء ساعات العمل، مع تحديد الأولويّات للمَهمّات؛ بهدف تحقيق أكبر قَدْر من الكفاءة ، وتُعَدُّ مهارة إدارة الوقت من أكثر المهارات فاعليّة في حياة الإنسان ؛ فالأفراد جميعهم لديهم القَدر نفسه من الوقت، إلّا أنّ مهارة إدارة الوقت تُمكِّن من يمتلكها من تحقيق أهدافه في العمل، والحياة الاجتماعيّة. وتُشير إدارة الوقت إلى استخدام الوقت بفعاليّة؛ حيث يتمُّ تحديد الوقت المناسب للنشاط الصحيح، وتحديد الأنشطة تِبعاً لأهمّيتها، فإدارة الوقت تعني باختصار الاستخدام الأمثل للوقت؛ إذ يتَّسم الوقت بالمحدوديّة.

كيفيّة إدارة الوقت وتنظيمه

إنّ الاستخدام الأمثل للوقت يتمُّ من خلال إدارته، وتنظيمه؛ وذلك لتحقيق النجاح في الحياة، ويكون ذلك من خلال ما يأتي:

• تحديد الأولويّات: حيث تُعرَّف الأولويّات على أنّها: الأمور الواجب تنفيذها على نحو عاجل؛ أي الأمور المُستعجَلة، إذ يتمّ وضع خُطّة تُكتَب فيها المَهمّات، والوقت المُحدَّد لإنجاز كلِّ مهمّة، بحيث تُكتَب المَهامّ ذات الأولويّة في البداية، ثمّ تتدرَّج المَهامّ إلى الأقلّ، ثمّ الأقلّ أهمّية.
• التأكُّد من إنجاز المَهامّ: لا بُدَّ من التأكُّد من إنجاز المَهمّات في الوقت الذي تمّ تحديده لإنجازها، وتوفير التعزيز، والمكافأة الشخصيّة في حال تمّ إنهاء المهمّة قَبل انتهاء الوقت المُخصَّص لها.
• تحديد العمل المُهمّ والمُستعجَل: لا بُدّ من فَهم الفرق بين العمل المُهمّ، والعمل المُستعجَل الضروريّ؛ إذ يلزم البَدء أوّلاً بالعمل الذي لا يمكن تأجيله، ومن ثمّ أداء الأعمال الأخرى.
• التركيز: لا بُدَّ من المحافظة على التركيز أثناء أداء مهمّة ما إلى حين إنهائها، وعدم الانشغال بما يُعيق الاستمرار في إنجازها، حيث إنّ الانقطاع يُؤدّي إلى فُقدان التركيز في العمل.
• تحديد وقت للراحة: إذ إنّه يجب وضع بعض الوقت في الجدول اليوميّ؛ للحصول على قِسط من الراحة، وإجراء المكالمات الهاتفيّة، وتصفُّح الإنترنت ، وتناول الطعام؛ وذلك لأنّ الإنسان ليس آلة قادرة على الإنجاز المُتواصِل.
• وضع أهداف واقعيّة: لا بُدَّ من معرفة ما يحتاج الإنسان إلى تحقيقه، والوقت المطلوب لذلك، إذ إنّه من المهمّ وضع أهداف تتَّسم بالواقعيّة، بحيث تكون قابلةً للتحقيق.
• التطوير من عادة التنظيم: يساعد التنظيم ، والتخطيط بشكل جيّد على إدارة الوقت، وقد يتمّ ذلك من خلال وجود مُفكِّرة، وقلم؛ للتدوين، والاحتفاظ بالملاحظات المُهمّة؛ إذ إنّ الفوضى من الأمور التي تهدرُ الوقت.

فوائد إدارة الوقت

تُساعد إدارة الوقت على تحقيق الاستخدام الأفضل للوقت المُتاح، كما أنّ لها دوراً مُهمّاً في حياة الفرد المهنيّة، والشخصيّة، ومن هذه الفوائد ما يأتي:

• الدقّة والانضباط: حيث إنّ إدارة الوقت بفاعليّة تُعلِّم الفردَ الانضباط، والدقّة في إدارة العمل المطلوب منه، من خلال وضع خُطّة للمَهامّ المطلوبة في بداية اليوم، والوقت اللازم؛ لإنجازها، ممّا يزيد من إنتاج الفرد.
• التنظيم: حيث إنّه من خلال الإدارة الفعّالة للوقت، يُصبح الفرد أكثر تنظيماً، وذلك عن طريق ترتيب الأشياء في مكانها المناسب، ممّا يُقلِّل الفوضى، وهَدر الوقت في البحث عن هذه الأشياء عند الحاجة إليها، ويهتمُّ الأفراد بإدارة، وترتيب أماكن العمل، والدراسة، بحيث تبقى نظيفة، ومُنظَّمة؛ لتحقيق الإدارة المُثلى للوقت.
• الثقة ورفع المعنويّات: ترتفع معنويّات الفرد، وتزيد ثقته بنفسه؛ نتيجة إدارة الوقت الناجحة؛ حيث ينجزُ الفرد المَهامّ ضمن الفترة الزمنيّة المُحدَّدة، ممّا يجعله مُتميِّزاً بين زملائه، وفي مكان عمله.
• تحقيق الأهداف: تجعل إدارة الوقت الفرد يلتزم بخُطّة زمنيّة، ممّا يساعده على تنظيم وقته، بحيث يُحقِّق الأهداف في أقصر فترة زمنيّة ممكنة، بحيث يكون تحقيق هذه الأهداف قَبل المواعيد النهائيّة.
• الإنتاجيّة والنجاح: تُساهم إدارة الوقت في تحقيق النجاح للفرد، والاستمرار فيه، كما أنّ لإدارة الوقت الناجحة دورٌ مهمّ في زيادة إنتاجيّة للفرد؛ إذ إنّه كلّما تمكَّن الفرد من إدارة وقته بفاعليّة، زاد إنتاجه.
• التخطيط: تُساعد إدارة الوقت الأفراد على التخطيط الناجح، وتُمكِّنهم من التحلّي بالمقدرة على التوقُّع، والتنبُّؤ بالمستقبل.
• التقليل من التوتُّر والقلق: إنّ إنجاز المَهمّات في الوقت المُحدَّد يُقلِّل من تعرُّض الفرد للتوتُّر ، والقلق، ممّا يُؤدّي إلى حفظ الوقت، وعدم ضياعه، وبالتالي إيجاد مُتَّسع من الوقت لدى الفرد؛ لأداء الأنشطة الأخرى.

أهمّية إدارة الوقت

تتمُّ عمليّة إدارة الوقت من خلال المهارات ، والمبادئ، والمُمارَسات التي تُساعد على استغلال الوقت، وإنجاز المطلوب، كما أنّها تُعتبَر من الأمور المُهمّة التي تُعلِّم الفرد كيفيّة الاستفادة من وقته بطريقة فعّالة، ومن أهمّ الأمور الدالّة على أهمّية الوقت:

• خصوصيّة الوقت: حيث إنّ الوقت يُعَدُّ من الموارد الخاصّة التي لا يمكن تخزينها، أو الاحتفاظ بها؛ لاستخدامها فيما بعد، وذلك لأنّ لكلّ فرد مقدارالوقت ذاته، وهو لا يستطيع استرجاع الجزء الذي لم يتمكّن من استغلاله بطريقة جيّدة منه.
• محدوديّة الوقت: يُعَدُّ الوقت من الموارد المحدودة، والمُتمثِّلة بأربع وعشرين ساعة في اليوم؛ لذا لا بُدّ من التخطيط؛ للاستفادة منه بحكمة.
• الخيارات المُتاحة: هناك الكثيرمن الخيارت المُتاحة أمام الفرد كلّ يوم، وبعض هذه الخيارات قد تحرفه عن مساره، وهدفه، ممّا يتسبَّب في هَدر الوقت في الأنشطة غير المُهمّة، والمُضيِّعة للوقت، والطاقة؛ ولهذا فإنّه لا بُدّ من التحلّي بالإرادة القويّة، والانضباط الذي يُحقِّق الهدف، دون إضاعة للوقت ، والطاقة.