كيف تكون سكرتير ناجح

تنظيم مهام العمل

تعتبر القدرة على تنظيم المهام اليوميّة صفة مهمة، وأساسية للسكرتير الناجح، فيجب على السكرتير تتبع العديد من المهام، والمشاريع بشكل روتيني، مثل: جدولة الاجتماعات، والتعيينات، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، وإجراء ترتيبات السفر لمدير العمل ، والعديد من المسؤوليات الأخرى، إذ أن السكرتير غير المنظم يخلق حالة من الفوضى في المكتب، ويقوم بعرقلة العمل.

امتلاك المهارات اللازمة للعمل

تشمل متطلبات منصب السكرتارية مهارات الكتابة الدقيقة، واستخدام جداول البيانات المحتلفة، ومعرفة استعمال بعض الأجهزة، مثل: الحاسوب، والفاكس، والطابعة، ويحتاج السكرتير أيضاً أن يمتلك القدرة على التعامل مع بعض البرمجيات التي تتطلبها الوظيفة ، والتي تُسَهل إنجاز العمل، وتجعله أكثر تنظيماً، بالإضافة إلى القدرة على إدارة الوقت بشكل جيد، والتعامل بأسلوب جيد، ولبق مع الآخرين، والحفاظ على سرية العمل.

الالتزام بمواعيد الدوام

يلتزم السكرتير الناجح بمواعيد العمل بشكل دقيق، فالحضور في وقت مبكر يمنح السكرتير متسعاً من الوقت للتحضير للاجتماعات، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني، والرد عليها، وغيرها من المهام، ويقوم السكرتير الناجح ، والذي يحرص على الالتزام بمواعيد العمل بحساب المدة الزمنية التي تلزمه للوصول إلى العمل كل يوم، وذلك لمعرفة المتوسط الحقيقي للمدة، وضبط التوقيت وفقاً لذلك.

التواصل مع العملاء

يُعرَف السكرتير أيضاً السكرتير بمساعد إداري، أو تنفيذي ، وهو صلة الوصل بين العملاء، والموظفين في العمل، فهو يقوم باستقبال العملاء، والزوار، والمكالمات الهاتفية، وترتيب المواعيد، بالإضافة إلى التواصل مع المكاتب الداخلية التابعة لمؤسسة العمل، ويقوم السكرتير الناجح أيضاً بمتابعة البريد، وترتيبه حسب الأولوية، والتخلص من البريد غير الهام، كما يعطي السكرتير المحترف الأولوية للعمل بناءاً على المواعيد النهائية لتسليمها، وإنجازها.

البحث الدقيق عن المعلومات المتعلقة بالعمل

تعتبر مهارة البحث الدقيق عن المعلومات، من المتطلبات الأساسية التي يجب توافرها في السكرتير الناجح، فعندما يتعلق الأمر بإيجاد معلومات مهمة، يحتاج السكرتير إلى البحث الدقيق عنها، وعلى سبيل المثال، يحتاج السكرتير إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب التمويل من إدارة الشركة، أو المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، أو قد يُطلب من السكرتير البحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات لرحلة العمل للرئيس في العمل، فإذا لم يكن للسكرتير المهارات البحثية اللازمة، فقد يفوّت تفاصيل مهمة، مثل أن يكون رئيس العمل بحاجة تأشيرة عمل، وليس تأشيرة سياحية لرحلته، مما قد يسبب مشاكل لرئيس العمل أثناء رحلته.

2023-12-178مهارات إدارية

مزيد من المشاركات

أهم مظاهر الحياة الفكرية عند العرب قبل الإسلام

العرب قبل الإسلام عاش العرب قبل الإسلام في شبه الجزيرة العربيّة حياة البداوة، والتي تعتمد على التّرحال من مكانٍ إلى آخر بحثاً عن الماء والكلأ، كما أنّهم اعتمدوا على رعي الأغنام، ولا يخفى على المتأمل في حياة العرب أنّ هذه الحياة على بساطتها كانت سبباً في صفاء أذهانهم وبلاغة ألسنتهم؛ حيث إنّ العرب اشتهروا قديماً بالشّعر الفصيح على الرغم من أنّهم أميّون لا يقرؤون ولا يكتبون، وقد ظهرت في العصر الجاهليّ مجموعةٌ من الفنون الأدبية والتي شكّلت الحياة الفكرية لديهم. الحياة الفكرية قبل الإسلام الديانات

دولة الخلافة العباسية

نشأة وقيام دولة الخلافة العباسية ترجع أصول الدولة العباسية إلى عهد الخليفة الأموي الوليد بن عبد الملك، وقد أشيع في ذلك الوقت أن الخليفة الأموي سليمان بن عبد الملك سمم أحد بنو العباس، وهو أبو هاشم عبد الله بن محمد، وقد حمل ابن عمه محمد بن علي بن عبد الله بن العباس على عاتقه تنظيم أول دعوة عباسية للتخلص من خلافة بني أمية، وذلك عام 99هـ. وقد اختار محمد بن علي مركزين للدعوة وهما؛ الكوفة وخراسان، وذلك لعدة أسباب من أهمها؛ نقمة أهل الكوفة على بني أمية منذ واقعة مقتل الإمام علي، إلى جانب بعد خراسان

ما هي فوائد النعناع للشعر

النعناع هو أحد النباتات المشهورة في الوطن العربيّ بشكلٍ كبير، ويمتاز بلونه الأخضر، وبرائحته القويّة والنفاذة نظراً لاحتوائه على زيوت طيارة بكمياتٍ كبيرة، كما يمتاز بطعمه اللذيذ حيث يدخل في إعداد المأكولات والمشروبات المتنوّعة، كما يدخل في الصناعات التجميليّة المتعددة للشعر والبشرة، وفي هذا المقال سنتحدث عن فوائد النعناع للشعر، ووصفات من النعناع للشعر، بالإضافة إلى فوائده العامة. فوائد النعناع للشعر يحدّ من الدهون الزائدة على الشعر، ولا سيما للشعر الدهنيّ. يقلل من ظهور القشرة على فروة الرأس.

كيفية علاج قمل الرأس

القمل القمل حشرة طفيلية صغيرة حجمها كحجم البذرة الصغيرة، وتتغذى على دم الإنسان، وتعيش على فروة الرأس وفي الشعر، والقمل حشرة صغيرة يتراوح طولها من 2-3 ملم، وشكلها بيضاوي، ولونها بني رمادي، وليس لها أجنحة. ويعيش قمل البالغين حوالي ثلاثين يوماً، ويموت القمل بسرعة إذا سقط من الشعر، وتضع الأنثى حوالي ست بيضات في اليوم الواحد، ويُسمى البيض الصئبان، ويكون موجوداً في جذر الشعر، بالقرب من فروة الرأس ، وتكون صغيرة، ولونها أبيض، ثم يفقس البيض ويكون قملاً صغيراً يتحول إلى قمل بالغ بعد حوالي أسبوعين، وفي

ما فوائد فاكهة الكاكا

فوائد فاكهة الكاكا محتوى فاكه الكاكا من العناصر الغذائية مصدرٌ للفيتامينات والمعادن: تحتوي الكاكا على العديد من الفيتامينات، ومنها؛ فيتامين ب1، وفيتامين ب2، والفولات، وفيتامين أ ؛ وهو فيتامين مُهم للبصر، والجهاز المناعي، ونمو الجنين، حيثُ إنّ الحبة الواحدة من ثمرة الكاكا تحتوي على ما يزيد عن نصف الكمية الموصى بها من فيتامين أ، وتُعدّ أوراقُها أيضاً غنيّةً بفيتامين ج، والألياف الغذائيّة، ويُمكن استخدامها لصُنع الشاي الذي يمتلك خصائص مفيدة للصحة، كما تحتوي الكاكا على المعادن، مثل؛ المغنيسيوم،

أين موقع جبال الهملايا

موقع جبال الهملايا تقع سلسلة جبال الهملايا في قارّة آسيا، بحيث تمتد على طول 6 دول أسيوية وهي الجمهورية الصينية، والهند، ونيبال، والباكستان، وأفغانستان، والبوتان، حيث يبلغ امتداد طول سلسلة جبال الهملايا ما يزيد عن 2413 كم ويتفاوت عرضها بحسب المنطقة التي توجد فيها ما بين 250 إلى 300 كم وتحتوي على ما يزيد عن 100 جبل يزيد ارتفاع 14 منها عن 8000م عن سطح البحر. تكوين جبال الهملايا تشكّلت جبال الهملايا نتيجة حدوت تصادم بين الصفيحة القسرية الهندية والصفيحة القشرية الأوروآسيوية، وقد تسبّب هذا التصادم

ما هي الحشرات

التعريف بالحشرات الحشرات (بالانجليزية: Insecta) هي حيوانات تنتمي إلى فصيلة المفصليات (نسبة أي القدم المفصلية) اللافقارية واشتق اسم (insceta) من اللاتينية (insectum) والتي تعني الجسم المقسم أو المقطع إلى أقسام إذ أنها جسمها مقسم إلى 3 اجزاء، وتتواجد بشكل كبير في جميع أنحاء الكرة الأرضية. وتشكل هذه الكائنات أكثر من نصف الكائنات الحية في العالم، تعد أنواعها ويوجد أكثر من مليون نوع من الحشرات حاليا معروف، أهم ما يميز الحشرات عن باقي الحيوانات أن أعدادها تفوق جميع الحيوانات الأخرى، وتتميز عن غيرها

كيف تصنع جهاز كشف المعادن

جهاز كشف المعادن طوّر الإنسان على مرّ الزمان عدّة آلات للكشف عن المعادن الثمينة الموجودة في الطبقة الخارجية لقشرة الأرض، ومن أشهرها استعمالاً آلة الكشف عن المعادن حيث تقوم باستشعار مكان وجود المعادن عن طريق عمل مسح شامل لقطعة من الأرض من خلالها، وعند اقترابها من منطقة وجود المعادن تصدر صوتاً قوياً للتنبيه على وجود معدن ما في تلك المنطقة. خطوات صنع جهاز كشف المعادن المواد والأدوات لعمل جهاز كاشف للمعادن نحتاج إلى أدوات بسيطة ومتوفرة في كل بيت وهي: راديو صغير الحجم (بحجم كف اليد). آلة حاسبة