طريقة كتابة محضر اجتماع

طريقة كتابة محضر اجتماع

محضر الاجتماع

تعد كتابة محضر الاجتماع من الأمور والمهارات الضروريّة والمطلوبة من أي موظف يتمتع بكفاءة وفعاليّة عالية، حيث لا يخلو أي عمل من عقد الاجتماعات والتي تتطلب كتابة أهم النقاط التي تُناقش وتم الاتفاق عليها، ويمكننا تعريف محضر الاجتماع على أنه صحيفة لتدوين أحداث جلسة أو اجتماع ما، وكتابة أهم ما يُناقشه المجتمعون، محضر الاجتماع له عدّة صوّر فقد يكون كتابة فورية خلال الاجتماع أو بواسطة التسجيل الصوتي أو بالصوت والصورة ثم تُنقّح ويستخرج منها ما هو مهم وضروري.

أمور يجب مراعاتها عند كتابة المحضر

من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع:

  • الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع .
  • كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
  • كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
  • تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
  • عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
  • عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
  • مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
  • الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.

كيفية كتابة محضر اجتماع

لكتابة محضر الاجتماع قم باتباع الخطوات التالية:

  • استعد للاجتماع بإحضار قلم ومفكرة بحجم مناسب أو من خلال شراء أجندة كبيرة خاصة لتدوين محاضر الاجتماعات، كما يمكنك التدوين بواسطة حاسب شخصيّ، ولكن ذلك لا يمنع من توّفر القلم والمفكرة لمواجهة أي عطل قد يحدث للحاسب.
  • اكتب تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع في البداية وبشكل دقيق، أي الوقت بالساعة والدقيقة والتاريخ باليوم والشهر والسنة.
  • سجل أسماء جميع المشاركين بالاجتماع في حال كان عدد الحضور قليلاً، أما في الاجتماعات الكبيرة فيمكنك توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحضور، بحيث تمررها عليهم بطريقة مناسبة، بالإضافة إلى تدوين أسماء المتغيّبين عن الاجتماع.
  • اقرأ أجندة الاجتماع على الحضور أي المواضيع التي سيتم مناقشتها وطرحها بالاجتماع من أجل فتح المجال لتعديلها أو الإضافة إليها أو غير ذلك، ثم أعد ترتيبها بشكل جيّد.
  • أحضر محضر الاجتماع السابق فقد يُطلب منك قراءته على الحضور للوقوف على آخر المستجدّات ومتابعة ما تم مناقشته والاتفاق عليه بالاجتماع السابق، ويفضل توزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.
  • كُن موجزاً في تدوين الملاحظات فالتفاصيل غير المهمة لا تكتبها، بل اكتب الأمور والنقاط الرئيسيّة فقط؛ لتخفيف العبء والمجهود عليك.
  • أرفق جميع التقارير أو المذكرات التي تم تقديمها بالاجتماع لمحضر الاجتماع.
  • دوّن وبشكل دقيق المهام التي تم التكليف بها والأشخاص المكلّفين بكل مهمة ومتابعة التزامهم بها.
  • اكتب الآليّة التي بواسطتها تم اتخاذ القرارات ، فقد يكون هناك تصويت من الحضور على نقطة تم الخلاف عليها، فعليك تدوين الآلية وعدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة كلاً على حدة، بالإضافة إلى تدوين القرار النهائي.
  • اكتب موعد انتهاء الاجتماع واستكمل جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وتأكد من حصولك على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.
مزيد من المشاركات
أهمية المنطق الرياضي في حياتنا

أهمية المنطق الرياضي في حياتنا

أهمية المنطق الرياضي تطور المنطق من صورته التي قدمها أرسطو مع مرور الزمن وهي تسمى المنطق الصُوري إلى صورة جديدة هي المنطق الرياضي، الذي يُستخدم فيه المناهج الحسابية والرموز لتدل على القضايا والعمليات الحسابية، وكان المنطق الرياضي تطورًا للمنطق الصوري، وفيما يأتي توضيح لأهمية المنطق الرياضي بالتفصيل: تحليل القضية المراد اختبار صحتها بادئا بتحليل عباراتها والتعبير عنها في صورة رموز، العلاقات بين العبارات أيضًا كان يتم التعبير عنها في صورة رموز، ثم يتم تطبيق قواعد الاستدلال عليها، وهذا المنطق
أكلات مصرية سهلة

أكلات مصرية سهلة

بايركس البطاطا نساير الكتف وجريفى مدّة التحضير خمس عشرة دقيقة مدّة الطهي عشرون دقيقة تكفي لِ ثمانية أشخاص المكوّنات مكونات البطاطا: كوب من اللبن . ملعقة من الثوم المفروم والسمنة. نصف كوب من البسلة. حبّة من البطاطا المشوية. مكونات اللحم: بصلة. رشّة من الملح والفلفل. نصف كوب من الجزر المقطّع إلى مكعبات. ملعقة من كلٍ من: الطحين. نشا الذرة. الكزبرة الناشفة. السمنة. بيورية الطماطم. نصف كيلو غراماً من لحم الكتف البقري. بصلتان مقطّعتان جوانح(جوليان). ربع كوب من الطماطم المقطّعة إلى مكعبات. مكونات
أعراض الجلطة عند النساء

أعراض الجلطة عند النساء

الجلطة عند النساء يسود الاعتقاد لدى المجتمع بأن النساء هنَّ أقل عرضةً للإصابة بأمراض القلب والشرايين من الرجال، وخاصة الجلطات القلبية، إلّا أنّ هذا لا يعني إهمال خطر إصابة النساء بأمراض القلب والشرايين؛ فقد أُجريت دراسات عديدة على عدد كبير من المجتمعات المختلفة في العالم لمعرفة أسباب أمراض القلب وتحديد درجة خطورته على فئات المجتمع المختلفة، وقد وُجد أنّ أمراض القلب هي المسبّب الأكثر شيوعاً للموت عند الرجال والنساء على حد سواء وفقاً للإحصائيات في الولايات المتحدة الأمريكية. وتُعرّف الجلطة
مدح اللغة العربية

مدح اللغة العربية

مدح اللغة العربيّة تعدّ اللغة العربيّة لغةً اختارها الله تعالى لكتابة القرآن الكريم؛ حيث تحتلّ هذه اللغة مكانةً مميّزة في قلوب الكثيرين وخاصّةً العرب والمسلمين باعتبارها لغةً مقدّسة، ويدافعون عنها باعتبارها اللغة الأولى والباقية إلى الأزل. وتميّزت اللغة العربيّة عن غيرها من اللغات باعتبارها تحتوي على مفرداتٍ في شتّى المجالات مهما كانت اختلافاتها؛ فهي لغة تخاطب المشاعر والأحاسيس من خلال شعرها ونثرها وأدبها، بأساليبٍ مختلفة ومتعدّدة. وذكر الشّاعر حافظ إبراهيم في إحدى قصائده اللغة العربيّة، وأشار
بحث عن علم الاقتصاد

بحث عن علم الاقتصاد

مفهوم علم الاقتصاد علم الاقتصاد (بالإنجليزيّة: Economy) هو عبارة عن مجموعة من النشاطات التي تشمل الاستهلاك والإنتاج ؛ حيثُ تتفاعل معاً بأفضل الطُرق لتحديد كيفية التعامل مع الموارد القليلة، ويعرَّف علم الاقتصاد بأنّه النظام المطبق في المؤسّسات والمنظّمات التي ترتبط نوعيّة عملها مع إنتاج الخدمات والسلع، ومن ثمّ توزيعها في المجتمع. من التعريفات الأخرى لعلم الاقتصاد هو الأسلوب الذي يهتمّ بتنظيم مجموعة من القطاعات، مثل الصناعة ، والمال ، والتجارة في منطقة أو دولة ما، كما يمثّل الاقتصاد الخاص بالدول
أشهر كتب ومؤلفات سلمان العودة

أشهر كتب ومؤلفات سلمان العودة

أشهر مؤلفات سلمان العودة صفة الغرباء ينقسم الكتاب إلى سبعة أقسام، وكل قسم يتفرع منه عدة فصول، ويركز الكاتب في الكتاب على احترام الاختلاف ونبذ العنصرية بكافة أشكالها، وأسهب في الحديث عن عادات العقل وفوائدها وضرورة التمرن عليها، كما تحدث أيضاً عن وسائل التواصل الاجتماعي التي أطلق عليها اسم "جمهورية المهمشين" لأنها تضم أصوات الملايين من المهمشين. علمني أبي: مع آدم من الطين إلى الطين هذا الكتاب عبارة عن مجموعة مقالات كان ينشرها سلمان العودة على موقعه ثم قام بجمعها في كتاب، ويضم الكتاب تأملات في
فوائد سمك البلطي

فوائد سمك البلطي

فوائد سمك البلطي يحتوي سمك البلطي على العديد من العناصر الغذائية، ونذكر منها ما يأتي: مصدر غني بالبروتينات: إذ يعدّ سمك البلطي مصدراً غنيّاً بالبروتينات الخالية من الدهون، حيث تحتوي الحصة الواحدة من سمك البلطي على أقل من 3 غراماتٍ فقط من الدهون. مصدر جيّد للفيتامينات والمعادن: حيث إنّ سمك البلطي هو أحد الأطعمة الغنيّة بالفيتامينات والمعادن، إذ يحتوي على كمّيات جيّدة من فيتامين ب3، وفيتامين ب12، والفسفور، والبوتاسيوم، بالإضافة إلى احتوائه على الكالسيوم والذي يعدّ ضرورياً لتقوية العظام،
هل يسبب القولون ألماً في الظهر

هل يسبب القولون ألماً في الظهر

هل يسبب القولون ألمًا في الظهر؟ نعم؛ فقد يعاني المصابون بالقولون، المعروف علميًا بمتلازمة القولون العصبي (بالإنجليزية: Irritable bowel syndrome) واختصارًا IBS، في بعض الحالات من أعراضٍ لا ترتبط بالقولون العصبي مثل الشعور بألم الظهر خاصةً خلال فترة الليل، وقد يكون هذا الألم ناجمًا من القناة الهضمية، وغالبًا ما يحدث ذلك بسبب الانتفاخ، أو الغازات، أو الإمساك، حيث يشعر المصاب بالقولون العصبيّ في هذه الحالة بالألم في مكان غير الذي نشأ فيه ويُعرف هذا النوع من الألم بالألم الرجيع (يالإنجليزية: