طريقة كتابة محضر اجتماع

طريقة كتابة محضر اجتماع

محضر الاجتماع

تعد كتابة محضر الاجتماع من الأمور والمهارات الضروريّة والمطلوبة من أي موظف يتمتع بكفاءة وفعاليّة عالية، حيث لا يخلو أي عمل من عقد الاجتماعات والتي تتطلب كتابة أهم النقاط التي تُناقش وتم الاتفاق عليها، ويمكننا تعريف محضر الاجتماع على أنه صحيفة لتدوين أحداث جلسة أو اجتماع ما، وكتابة أهم ما يُناقشه المجتمعون، محضر الاجتماع له عدّة صوّر فقد يكون كتابة فورية خلال الاجتماع أو بواسطة التسجيل الصوتي أو بالصوت والصورة ثم تُنقّح ويستخرج منها ما هو مهم وضروري.

أمور يجب مراعاتها عند كتابة المحضر

من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع:

  • الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع .
  • كتابة الاقتراحات وأسماء مقترحيها.
  • كتابة النقاط الرئيسيّة حسب تسلسل مناقشتها.
  • تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
  • عدم كتابة الرأي الشخصيّ لكاتب المحضر.
  • عدم التردد في مقاطعة المتحدث، ولكن بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معيّنة.
  • مراجعة المحضر ومعالجة أي أخطاء إملائية أو تنسيق.
  • الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكانه المخصص وبالترتيب حسب الأقدم.

كيفية كتابة محضر اجتماع

لكتابة محضر الاجتماع قم باتباع الخطوات التالية:

  • استعد للاجتماع بإحضار قلم ومفكرة بحجم مناسب أو من خلال شراء أجندة كبيرة خاصة لتدوين محاضر الاجتماعات، كما يمكنك التدوين بواسطة حاسب شخصيّ، ولكن ذلك لا يمنع من توّفر القلم والمفكرة لمواجهة أي عطل قد يحدث للحاسب.
  • اكتب تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع في البداية وبشكل دقيق، أي الوقت بالساعة والدقيقة والتاريخ باليوم والشهر والسنة.
  • سجل أسماء جميع المشاركين بالاجتماع في حال كان عدد الحضور قليلاً، أما في الاجتماعات الكبيرة فيمكنك توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحضور، بحيث تمررها عليهم بطريقة مناسبة، بالإضافة إلى تدوين أسماء المتغيّبين عن الاجتماع.
  • اقرأ أجندة الاجتماع على الحضور أي المواضيع التي سيتم مناقشتها وطرحها بالاجتماع من أجل فتح المجال لتعديلها أو الإضافة إليها أو غير ذلك، ثم أعد ترتيبها بشكل جيّد.
  • أحضر محضر الاجتماع السابق فقد يُطلب منك قراءته على الحضور للوقوف على آخر المستجدّات ومتابعة ما تم مناقشته والاتفاق عليه بالاجتماع السابق، ويفضل توزيعه على الحضور قبل انعقاد الاجتماع.
  • كُن موجزاً في تدوين الملاحظات فالتفاصيل غير المهمة لا تكتبها، بل اكتب الأمور والنقاط الرئيسيّة فقط؛ لتخفيف العبء والمجهود عليك.
  • أرفق جميع التقارير أو المذكرات التي تم تقديمها بالاجتماع لمحضر الاجتماع.
  • دوّن وبشكل دقيق المهام التي تم التكليف بها والأشخاص المكلّفين بكل مهمة ومتابعة التزامهم بها.
  • اكتب الآليّة التي بواسطتها تم اتخاذ القرارات ، فقد يكون هناك تصويت من الحضور على نقطة تم الخلاف عليها، فعليك تدوين الآلية وعدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة كلاً على حدة، بالإضافة إلى تدوين القرار النهائي.
  • اكتب موعد انتهاء الاجتماع واستكمل جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وتأكد من حصولك على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.
مزيد من المشاركات
أين توجد مدينة بومباي

أين توجد مدينة بومباي

موقع مدينة بومباي تعرف هذه المدينة باسم مومباي، واسمها بومباي باللغة السنسكريتيّة، وتعدّ مومباي عاصمةً لولاية ماهاراشترا الهنديّة، وهي المدينة الأكثر اكتظاظاً بالسكان في الهند، وتاسع أكبر تكتّل من حيث عدد السكان في العالم، وتقع هذه المدينة على الساحل الغربي للهند، وتصل مساحتها الإجماليّة إلى 603.4 كيلو متر مربع، وتقع أيضاً عند مصب نهر Ulhas الموجود في منطقة الساحل الغربي للهند المعروفة باسم كونكان، ضمن جزيرة Sashti جزيرة ماهاراشترا، وتحتوي على ست بحيرات كبرى مزوّدةً بالمياه المعدنيّة وهي:
أنواع الترويح الرياضي

أنواع الترويح الرياضي

الترويح الرياضي هي عبارة عن أنشطة هدفها الأساسي هو المشاركة الاجتماعية وتحسين اللياقة البدنية وتسلية، يعد هذا النوع من الرياضات على أنها ترفيهية لأنها تتطلب جهد بدني وعقلي أقل من رياضات الأخرى، وممكن ممارسة الرياضات التنافسية المشهورة على أنها ترويح رياضي لكن من المتوقع أن الأداء والالتزام بالرياضة من ناحية المجال الترفيهي وتسلية، حيث هناك فاصل واضح بين الأنشطة الترفيهية أو اللعب بطريقية ترفيهية تهدف إلى التسلية وتحسين اللياقة البدنية والرياضات التنافسية. أنواع الترويح الرياضي في التالي سنعرض
أعشاب لتبييض البشرة والجسم

أعشاب لتبييض البشرة والجسم

الألوفيرا يحتوي صبار الألوفيرا على مركب الألوسين (بالإنجليزية: Aloesin) الذي يُنظم إنتاج الميلانين على البشرة، فيمنحها النضارة، والمرونة، وتدخل الألوفيرا في كثير من المستحضرات التجميلية، وكريمات العناية بالبشرة، ويُمكن استخدامها في العديد من الوصفات الطبيعية، وإضافة مكونات أخرى إليها تعزز من مفعولها، وفيما يأتي وصفة طبيعية لتبييض البشرة عن طريق استخدام الألوفيرا: المكونات: قطعة من صبار الألوفيرا. كمية كافية من ماء الورد. طريقة التحضير والاستخدام: يُستخرَج الهلام من نبات الألوفيرا، ويُخلَط مع
تعريف اسم المفعول

تعريف اسم المفعول

تعريف اسم المفعول يُعرَّف اسم المفعول بأنّه الاسم الذي يدلّ على من وقع عليه الفِعل، كما عرّفه ابن هشام في كتابه "شذور الذّهب" بأنّه: "ما اشُتقّ من فعل لمن وقع عليه"، كذلك عرّفه عبّاس حسن في كتابه "النّحو الوافي"، فقد ذَكَر بأنّ اسم المفعول هو اسم مُشتقّ يُوضِّح معنى معيّن ثابت ودائم لا يتغير، ويدلّ على من وقع عليه هذا المعنى، ويجب الإشارة إلى أنّه ذُكِر في هذا الكتاب أنّ اسم المفعول يملك دلالتين هما: (دلالة المعنى الثّابت غير المُتغيّر، ودلالة الذّات التي يقع عليها هذا الثُّبوت). من الجدير
أضرار الدورة الشهرية

أضرار الدورة الشهرية

إن انتظام الدورة الشهرية من العلامات التي تدل على أن الجسم يعمل بشكل طبيعي، حيث إنه عادة لا تتضمن الدورة الشهرية حدوث أي أضرار للجسم، خاصة في حال كان النزيف طبيعي، ولا يُصاحب حدوث الدورة أي أعراض شديدة تستدعي مُراجعة الطبيب. أضرار الدورة الشهرية لكل امرأة دورة شهرية طبيعية، كون أن كُل جسم مُختلف، لذلك ما قد يكون مُنتظم بالنسبة لامرأة قد يكون غير مُنتظم بالنسبة لامرأة أخرى، ولكن في حال حدوث أي تغيُّرات في الدورة الشهرية أو ظهور أعراض جديدة، فيجب مُراجعة الطبيب بأسرع وقت لإجراء الفحوصات اللازمة
كيفية حساب طاقة الفوتون

كيفية حساب طاقة الفوتون

كيفية حساب طاقة الفوتون يُمكن حساب طاقة الفوتون من خلال معادلة بلانك الآتية : طاقة الفوتون= ثابت بلانك × تردد الفوتون وبالرموز؛ ط الفوتون= ث × ت؛ حيث أن: ط: طاقة الفوتون، بوحدة الجول. ث: ثابت بلانك، وتبلغ قيمته 6.626 × 10 جول في الثانية. ت: تردد الفوتون، بوحدة الهيرتز. وبالرموز الإنجليزية؛ E = hν، حيث أن: E: إجمالي طاقة فوتون واحد. h: ثابت بلانك ν: تردد الفوتون. ومن هذه العلاقة يتضح أنّ تردد الفوتون يتناسب طردياً مع طاقته، أيّ أنّه كلّما تضاعف التردد تضاعفت طاقة الفوتون. ويجدر بالذكر أنّ جميع
كيف أجعل شعري طويلاً في أسبوع

كيف أجعل شعري طويلاً في أسبوع

تطويل الشعر في أسبوع يُمكن تطويل الشعر خلال أسبوع، رغم أنّ معدّل نموّه في هذه المدّة يكون بسيطاً، إلّا أنّه يُمكن تطويله في سبعة أيام، إذ ينمو بمقدار 0.35 ملليمتر يوميّاً، مما يعني نموّه 2.45 ملليمتر أسبوعيّاً، وذلك باتباع الإرشادات الآتيّة: قصّ الشعر بانتظام لجعله صحيّاً ولمنع تكسّره. تدليك فروة الرأس بانتظام؛ لتحفيز نمو بصيلات الشعر. استعمال البلسم على الشعر، لمنحه الصحّة اللازمة أثناء طوْر النمو، ولجعله لامعاً. تناول الأغذية الصحيّة الغنيّة، بـ: الزنك، والبيوتين، والحديد، الموجودة في كلٍ
هل التدخين يضعف الجسم

هل التدخين يضعف الجسم

تأثير التدخين على الجسم يتكون الدخان من مادة التبغ التي تُعتبر مادةً خطيرةً على الرئتين والجسم بأكمله، حيث يُسبب التدخين حدوث مضاعفات عديدة للجسم، فضلًا عن إضعاف أنظمة الجسم على المدى الطويل، كما يمتلك التدخين العديد من التأثيرات الجسدية الفورية، وحتّى التأثيرات الجسدية طويلة الأمد، ومن أشهر هذه التأثيرات السلبية ما يأتي: التأثير على الجهاز العصبي المركزي يحتوي التبغ على مادة النيكوتين التي تصل للدماغ وتُسبّب الشعور بالنشاط لفترة، ومع تلاشي هذا التأثير يزيد شعور المدخن بالتعب والتوق الشديد