تنظيم الوقت وأهميته

تنظيم الوقت

يُشير مصطلح تنظيم الوقت أو وإدارته (بالإنجليزية: Time Management) إلى عملية التخطيط والتحكّم في مقدار الوقت التي يتمّ تمضيته في القيام بالأنشطة المختلفة، ولكي تتمّ إدارة الوقت بفعالية يلزم تحديد المدة الزمنية المناسبة لكلّ عمل على حدة، ثمّ ترتيب هذه الفترات الزمنية للأعمال على حسب أهمية كلّ عمل وأولويته، ويُشار إلى أنّ تنظيم الوقت وإدراته بشكل فعَال يُمكّن الفرد من إكمال العديد من المهام في فترات زمنية أقصر، ويُقلل من توتره، ويُساعده على النجاح الوظيفي .

طرق تنظيم الوقت

يُعبّر تنظيم الوقت عن مدى تنظيم الإنسان لحياته، وتختلف الطرق التي يتمّ فيها التنظيم للوقت ومن أبرزها ما يأتي:

• كتابة قائمة المهام: قد تبدو كتابة المهام واحدة من أكثر الطرق بساطة واعتيادية ولكنها في الحقيقة من أقوى الطرق التي من شأنها تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية، ويجب أن تتضمّن قائمة المهام الفعالة جميع المهام المختلفة بدءاً من المهام البسيطة والمستعجلة التي تستلزم 10دقائق لإتمامها إلى تلك المهام التي تحتاج إلى وقت طويل.
• ترتيب الأولويات: بعد كتابة المهام يحين وقت التنفيذ، وليتمكّن الفرد من التفيذ بشكل صحيح دون أيّ تشتيت أو ضياع للوقت، لا بدّ له من ترتيب هذه المهام حسب أولويتها، ثمّ البدء بالمهام المستعجلة وذات الأهمية قبل غيرها.
• المحافظة على التنظيم والبعد عن المشتات:حيث يجب التخلّص من أيّ مشتّات من شأنها أن تخلق فوضى، وترتيب كلّ ما يحتاجه الفرد لتحقيق مهامه بالقرب منه وإبعاد ما يُقلّل من تركيزه وإنتاجيته للقيام بالمهام المختلفة ، فقد تبيّن أنّ الإنسان يستغرق ما يُقارب 23 دقيقة لمعاودة التركيز في أمر ما بعد تعرّضه لأيّ مشتّت وانقطاع تركيزه.
• اتباع قاعدة 80/20: كما تسمّى أيضاً مبدأ باريتو؛ والتي تنصّ على أنّ 80% من النتائج تأتي من 20% من الأفعال، فما هي إلّا طريقة لاستخدام الوقت، فعلى الفرد التركيز على المهمات الضرورية ذات النسبة التي قد تبدو قليلة أمام باقي المهمات ولكنّها في المقابل وراء النتائج التي لها التأثير الأكبر في حياته.
• التخلص من التسويف: يٌمكن التخلّص من التسويف من خلال عدّة أمور أهمّها ما يأتي:
  • التفويض: التأكّد ما إذا كانت المهمة ضمن مسؤوليات الفرد أم هل من الممكن تفويض شخص ما ليقوم بها عوضاً عنه.
  • القيام بالمهمة في الحال: حيث إنّ تأخير القيام بالمهمات وتسويفها يؤدي إلى الشعور بالمزيد من التوتر والقلق، ولتنّجب ذلك يجب القيام بالمهمة في أقرب وقت قدر الإمكان.
  • التأجيل: إذا كانت المهمة ليست ضرورية يُمكن في هذه الحالة تأجيلها ببساطة والقيام بغيرها من المهمّات الأكثر أهمية.
  • عدم القيام بالمهمة على الإطلاق: وذلك بعد معرفة العواقب المرتّبة على عدم القيام بها، ربما لم تكن من المهمات الضرورية منذ البداية.
• العناية بالصحة: إذ إنّ النوم المنتظم، والتغذية الصحية، والتمارين الرياضية لهم دور كبير في زيادة الطاقة والتركيز المطلوبين للقيام بالمهمات بكفاءة وإنتاجية.

أهمية تنظيم الوقت

فيما يأتي بعض الأسباب التي تجعل من تنظيم الوقت أمراً مهمّاً وضروريّاً:

• تحسين الأداء:عند تقسيم ساعات اليوم على المهام الضرورية يُصبح لدى الفرد تصوّراً واضحاً عن الأمور التي يتوجّب القيام بها وكم تستغرق من الوقت، وعندما تكون هذه المهام مجدولةً ضمن أوقات محدّدة يُقلل ذلك من الحيرة الناتجة من عدم معرفة ما يلزم القيام به ويُقلّل من التسويف والوقت المستهلك على المشتّتات، ممّا يزيد التركيز على القيام بالمهمّات الأساسية والضرورية.
• إتقان المهام المطلوبة:عندما يكون الوقت منظمّاً يتوقّف الفرد عن العمل تحت تأثير الضغط فقط لإنهاء المهام المطلوبة منه بالوقت المحدد، وإنّما يضع الجهد الأكبر في كيفية القيام بالعمل، حيث إنّ تنظيم الوقت يُساعد على تحديد الأولويات بشكل يضمن إعطاء الوقت الكافي لكلّ مشروع ومهمة.
• إنجاز المهام في الوقت المحدد: يستخدم العديد من الأشخاص تنظيم الوقت للسماح لأنفسهم بعدّة أيام لإكمال المهمة المطلوبة منهم أو إنهائها قبل الموعد المحدد تحسّباً لأيّ ظروف قد تنشأ وتؤخّر تسليم العمل؛ لذا فإنّ جدولة الوقت اللازم لإكمال المهمّات بشكل صحيح تُساعد على إنجاز المهمّات المطلوبة في موعدها المحدّد في كلّ مرّة.
• التقليل من التوتر: يشعر الشخص بالقلق والتوتر عندما يكون هناك العديد من المهام التي يتوجّب القيام بها على الصعيدين الشخصي والمهني، ولكن تنظيم الوقت الفعّال يُساعد على ترتيب الأولويات وتوفير الوقت الكافي لإنجاز كلّ مهمّة على حدة، وهذا من شأنه تقليل مستويات التوتر والقلق بشكل ملحوظ.
• زيادة الفرص الوظيفية: يكون الموظّف الذي يُنظّم وقته باستمرار أكثر موثوقيةً في مكان عمله، حيث إنّه يُسلّم المشاريع الموكلة إليه بكفاءة عالية وفي الوقت المحدد، وهذا بدوره يجعله أكثر قيمةً ويُحسّن من سمعته المهنية، ممّا يؤدّي إلى حصوله على فرص وظيفية أفضل وتحسين حياته المهنية.
• تعزيز الثقة بالنفس:عندما يتمّ تنظيم الوقت بشكل صحيح وإتمام المهمّات في وقتها المحدد بنجاح، سيُساعد ذلك على الشعور بالإنجاز والثقة في النفس وفي القدرات، كما يُعدّ إنهاء قائمة المهام اليومية باستمرار حافزاً كبيراً يُمكن أن يدفع الأشخاص إلى تحسين مهاراتهم في تنظيم أوقاتهم واغتنام فرص عمل جديدة.