تقنيات المقابلة والتفاوض

مفهوم المقابلة

المقابلة (بالإنجليزيّة: Interview) لقاء رسميّ يعتمد على التقدّم بطلب أو عرض قضيّة مُعيّنة للمسؤول عن العمل ، وتُعرَّف المُقابلة الشخصيّة بأنّها مُحادثة تشمل مجموعة من الأسئلة تُوجَّه لشخص ما من أجل التعرّف على حياته وخبرته. من التعريفات الأخرى للمُقابلة أنّها اجتماع يعتمد على وجود حوار يتمُّ من خلاله الحصول على بيانات ومعلومات.

مفهوم التفاوض

التفاوض (بالإنجليزيّة: Negotiation) هو تطبيق عمليّة المُفاوضة بين أكثر من طرف لكلٍّ منهم وجهة نظره وأهدافه وحاجاته، ويسعى التفاوض إلى الوصول لاتّفاق يُساهم في تسوية قضيّة ما ذات أهميّة مُشتركة بين الأطراف، أو للمُساهمة في حلّ نزاع مُعيّن، ويُعرَّف التفاوض بأنّه مُناقشة تُساهم في الوصول إلى اتّفاق ما. من التعريفات الأخرى للتفاوض هو مُحادثة تعتمد على تبادل مجموعة من الشّروط المُتعلّقة باتّفاق أو صفقة مُعيّنة، مثل التّفاوض الخاصّ في المعاهدات.

تقنيات المقابلة والتفاوض

إنّ تطبيق كلٍّ من المُقابلة والتّفاوض في بيئة الأعمال يُساهم في تحقيق النّجاح والوصول إلى النّتائج المطلوبة، ويعتمد استخدام المُقابلة والتّفاوض على مجموعة من التقنيات الخاصة بهما، والآتي معلومات عنها:

تقنيات المقابلة

يعتمد نجاح المقابلة في تحقيق أهدافها على مجموعة من التّقنيات، هي:

• التخطيط للمُقابلة: هو الأسلوب الذي يعتمد على مجموعة من الأمور المُهمّة، هي:
  • التوقيت: هو وجود وقت كافٍ للمُقابلات، مع توفير مدّة زمنيّة مُتساوية لكلّ المُرشَّحين للمقابلة.
  • قراءة السيرة الذاتيّة : هي الوسيلة التي تُساعد في معرفة الوصف الوظيفيّ للمُرشَّح للمُقابلة والمُواصفات الخاصة به؛ من أجل تحديد الأمور التي تحتاج إلى مزيد من التّوضيح.
  • مكان المُقابلة: هو الموقع الذي تتمّ فيه المُقابلة، ويجب أنّ يكون بمساحة مُناسبة، ويُساعد في التركيز على الفرد الذي تتمُّ مُقابلته، كما من المُهمّ أن يكون المكان مريحاً ويُوفّر مجموعة من المُميّزات، مثل التّهوية، والتّدفئة، والإضاءة، وتقليل تأثير الضوضاء.
• إعداد المرشحين للمُقابلة: من التقنيات المُهمّة التي تتضمّن توفير معلومات كافية للأفراد المُرشّحين عن طبيعة المُقابلة ومُتطلّباتها، والتّاريخ الخاصّ بها، كما من المُهمّ تقديم المُساعدة لهم من خلال الأمور الآتية:
  • تزويد المُرشَّحين في المقابلة ببطاقات تحمل أسماءهم.
  • شرح هيكليّة المُقابلة ومدّتها الزمنيّة.
  • سؤال المرشّحين في حال كان عند أحدهم أيّة استفسارات.
• هيكل المُقابلة: هو من التّقنيات الرئيسيّة التي تُساهم في تحسين نوعيّة وطبيعة المُقابلات؛ لأنّه يُؤدّي إلى تحقيق الآتي:
  • ضمان عدم تضييع أيّ شيء مُهمّ.
  • مُتابعة كيفيّة تنظيم وقت المُقابلة.
  • المُساهمة في التنسيق بين المُرشَّحين للمُقابلة.
• تقنيات الأسئلة: هي الاهتمام في أنّ يُشكّل حديث كلّ مُرشِّح ما يُعادل 70% - 80% من إجماليّ وقت المُقابلة، ويُساهم في تحقيق الهدف الرئيسيّ منها؛ وهو الحصول على معلومات عن المُرشّح، والآتي بعض من الأسئلة المُستخدَمة في هذه التّقنية:
  • الأسئلة المفتوحة: هي الأسئلة التي تُساعد المُرشّحين في إضافة المعلومات، والتّعبير عن آرائهم حول شيء ما، كما تُساهم في تشجيعهم للبدء في الحديث، وغالباً يبدأ هذا النوع من الأسئلة بكلمات مُعيّنة، مثل ماذا، وكيف، ولماذا.
  • الأسئلة المُغلقة: هي الأسئلة التي تَعتمد على وجود إجابات مُحتَملة، وغالباً تتمُّ الإجابة عنها باستخدام نعم أو لا، ويُعَدُّ هذا النوع من الأسئلة مُفيداً للتأكّد من الحقائق، أو فهم طبيعة الإجابات الخاصّة بالمُرَشَّحين، أو من أجل التّمهيد للانتهاء من المُقابلة.
• تقنيات الاستماع: هي اهتمام المُشرفين على المُقابلة في الاستماع للمُرشَّح الذي سوف يتحدث بالكثير من المعلومات؛ لذلك من المُهمّ تذكُّرها واستخدامها من أجل ربطها مع المَهارات الرئيسيّة.

تقنيات التّفاوض

يعتمد تطبيق التّفاوض الناجح على استخدام المُفاوِضين لمجموعة من التّقنيات، هي:

• تنفيذ المفاوض لواجباته: من أهم التّقنيات الخاصّة في التفاوض؛ إذ يجب أنّ يأتي المُفاوِض إلى طاولة المُفاوضات وهو مُستعدّ للمُشاركة في التفاوض، ومن المُهمّ الحصول على بيانات حول النّظراء؛ أي الأطراف المُشاركين في المُفاوضات، ممّا يُساهم في البدء بعمليّة التفاوض.
• تطبيق مقياس العدد: هو أسلوب يستخدمه المفاوض من أجل قياس مدى القوّة بينه وبين نظيره المُشارك في التّفاوض، ومن الأمثلة على استخدام هذا التّرقيم وضع مجموعة من الأرقام من 1 - 10 وإضافة تعبير أو تفسير لكلّ رقم، وتُساعد هذه التّقنية في التّعامل بطريقة مُباشرة مع النّظير في التفاوض.
• عدم التركيز فقط على الفوز: هي التّقنية التي تُشير إلى أنّ التفاوض ليس نوعاً من أنواع المُنافسات؛ لأنّ المفاوض الناجح يجب ألّا يُفكّر في هزيمة النّظراء، بل من المُهمّ تحديد الأهداف، وتطبيق الإجراءات المُناسبة، والأفعال المطلوبة للوصول إليها.
• الاستعداد لتقديم شيء ما: هو الاعتماد على تفعيل المرونة في التّفاوض؛ إذ يجب إدراك أنّ المُفاوضين لن يحصلوا على كلّ شيء أثناء المُفاوَضة؛ لذلك من المُهمّ الحرص على التّعامل المرن، مثال، عند التفاوض مع تاجر لشراء مُنتج مُعيّن يجب أنّ يكون المُفاوض على استعداد لتقديم سعر أعلى للمُنتَج.
• الحصول على استراحة: هي من تقنيات التّفاوض التي لا تعني مُغادرة قاعة الاجتماع، بلّ من المُهمّ في مُعظم الأحيان الحصول على استراحة أثناء التّفاوض خصوصاً عند الوصول إلى طريق مسدود في المُفاوضات.
• توضيح المفاهيم الخاطئة: هي التّقنية التي تُساهم في توضيح أيّة مفاهيم خاطئة؛ إذ من الشّائع أثناء المُفاوضات عدم فهم شيء ما؛ لأنّ كلّ أطراف المُفاوضة يفترضون ما يقولونه لبعضهم، ممّا قد يُؤدّي إلى حدوث خلافات بينهم؛ لذلك من المُهمّ الحرص على معرفة النّظرة الخاصّة في كلّ طرف حول المُفاوضة، وهكذا يستطيع المُفاوض فهم سبب عدم تحقيقه للأشياء التي يريدها من وجهة نظره.
• استخدام الذكاء العاطفيّ : هو تقنية تسمح للمُفاوض بإدارة عواطفه، كما إنّها تُساعد على حلّ المُشكلات.