تعريف التخطيط

تعريف التخطيط

تتكوّن الإدراة من مجموعة من الوظائف الرئيسيّة وهي؛ التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والقيادة، والتخطيط هو أهم وظيفة لأنّه الأساس الذي تُبنى عليه الوظائف الأخرى، و التخطيط هو وضع مخطط لتحقيق هدف معين من خلال تحديد الموارد والمهام والإجراءات والجداول الضروريّة لتحقيقه ، بحيث يُعبر الهدف عن الغرض المستقبلي الذي تسعى المنظمة للوصول إليه وتحقيقه، وهذا يوضح الفرق بين الهدف والخطة؛ فالهدف يُحدد الغاية المستقبلية، بينما الخطة تُحدد الوسيلة المتبعة لتحقيقه.

يشمل مصطلح التخطيط كلا الفكرتين من حيث أنّه يحدد أهداف المنظمة المستقبليّة ويحدّد الوسائل المناسبة لتحقيق هذه الأهداف، ويكون التخطيط عادةً من قبل مدير المنظمة؛ إذ يتنبأ بالمخاطر التي يُمكن أن تحدث بالمستقبل وهذا يُساعد على متابعة العمل لفترة أطول، كما تُساعد عملية التخطيط المدير على حل المشكلات وتطوير استراتيجيات لتسهيل العمل وإعداد المسار المناسب لتحقيق الهدف في النهاية.

خصائص التخطيط

يتميز التخطيط بعدّة خصائص مهمة، وهي كما يلي:

• أهم وظيفة إداريّة: يُعد التخطيط الوظيفة الإدارية الرئيسيّة والأهم من بين الوظائف الأخرى، بحيث تُنفّذ الخطط خلال تطبيق الوظائف الأخرى لتحقيق الأهداف الموضوعة.
• يوجه نحو هدف معين: يُحدد التخطيط أهداف المنظمة، ثم يُحدد المسارات المحتملة ويُقرر المسار الأنسب لتحقيق سير العمل والوصول إلى الهدف المُراد.
• عملية واسعة الانتشار: تتطلّب جميع القطاعات والمستويات تطبيق التخطيط، وكل مستوى يختلف نطاق التخطيط فيه عن باقي المستويات.
• عملية مستمرة: تُوضع خطط تُطبّق خلال فترة محدودة لمدّة شهر أو سنة وما إلى ذلك، وبعد انتهاء المدة المحددة والمتفق عليها، تُوضع خطط جديدة لمواكبة الظروف والاحتياجات الحاليّة والمستقبليّة، لذا فالتخطيط عمليّة مستمرة تُنفّذ بمراحل متتابعة.
• عملية فكرية: فالتخطيط عملية تتطلب عصفًا ذهنيًا وتمرينًا عقليًا يشمل التفكير والتخيل والابتكار والإبداع وغير ذلك.
• عملية مستقبلية: تشمل عملية التخطيط النظر إلى المستقبل ودراسته وتحليله والتنبؤ بالمشاكل والتحديات التي من الممكن أن تحدث، والعمل على مواجهتها ووضع خطط لتجنّبها في المستقبل.
• عملية مهمة لصنع قرار: تُوضع عدّة مسارات بديلة ممكنة للعمل للوصول إلى تحقيق الهدف، ثم بعدها يتم اتخاذ قرار بشأن جميع المسارات واختيار المسار الأفضل بين الجميع من حيث عدد النتائج السلبيّة والنتائج الإيجابيّة.

أهمية التخطيط

تكمن أهمية وظيفة التخطيط بما يلي :

• تحديد أهداف المنظمة وتوضيحها، ويعمل أيضًا كمرجع لاتّخاذ الإجراء المناسب في الظروف المستقبليّة أو الحاليّة.
• يوّجه التخطيط المدير إلى المسار الأفضل لاتخاذ القرار المناسب لكيفيّة أو متى يجب أداء أمر ما.
• يُساعد التخطيط على التقليل من حدوث المخاطر من خلال التنبؤ بالأحداث والتحديات المستقبلية والاستعداد لمواجهتها بالإجراءات اللازمة، مما يُمكّن المدير من التأثير عليها بدلًا من قبولها.
• يعمل التخطيط كمقياس أو معيار يُقاس من خلاله الأداء الفعلي للمنظمة ويُقيّم مسار عملها، إذ لا يُمكن التحكّم بأي شيء دون تخطيط وتحكم مناسب.
• يُستخدم التخطيط كمعيار لاختيار البدائل المناسب واتخاذ القرارات الصحيحة، بحيث يُتجنّب القرارات العشوائيّة أو المُتسرّعة.
• يُحسّن التخطيط من القوة التنافسية للمنظمة، لأنّ العمل المخطط له مسبقًا يُعطي نتائج أفضل بكثير من العمل غير المخطط له، كما أنّ النهج العقلاني ينتج عنه منتجات ذات جودة عاليّة وتكلفة منخفضة، كما يجعل التخطيط مهمة الإدارة تُدار بكفاءة وفعالية عالية جدًا.
• يُحسّن التخطيط من إنتاجية الموظف، فعندما تُحدد الأهداف لكل موظف بشكل واضح يُعزز هذا من روحه المعنويّة ويضع كل إمكانياته في سبيل تحقيق أهدافه، كما يُخفف التخطيط التعامل والاحتكاك الفوضوي بين الأقسام مّما يُحسّن من الجو السلوكي داخل المنظمة.
• يُعد التخطيط عملية منسقة بفعالية كبيرة بناءً على رغبات الإدارة لتنظيم عمل الموظفين، فهذا التنسيق والتنظيم الفعال يدمج بين الموارد الماديّة والبشريّة للإدارة.
• يُحفز التخطيط القدرة على الابتكار والإبداع باستمرار، فالمدراء في المؤسسات مجبورون على اكتشاف طرق وأفكار جديدة لمواجهة أي تحديات أو تهديدات وللحفاظ على قدراتهم التنافسية.

أنواع التخطيط

يشمل التخطيط 4 أنواع، وهي كما يلي:

• التخطيط الاستراتيجي: هو مصطلح مرادف لمصطلح الإدارة الاستراتيجيّة، و التخطيط الاستراتيجي هو علم وفن يهتم بتشكيل استراتيجيات لتحقيق هدف محدد ، ثم تنفيذها وتقييم النتائج المبنية عليها ومقارنتها مع أهداف واحتياجات المؤسسة على المدى الطويل، كما يدمج جميع قطاعات أقسام المنظمة من محاسبة وتمويل وتسويق وموارد بشريّة بهدف تحقيق أهداف المنظمة الاستراتيجيّة.
• الخطط التكتيكية: تُفصّل الخطط التكتيكية الخطط الاستراتيجيّة وتحوّلها إلى خطط محددة وتربطها مع عمليات معينة من المنظمة، وتُعنى الخطط التكتيكيّة بالاهتمام بمسؤوليّة ووظائف الإدارة المختصة بالمستويات الأدنى لإنجاز أجزاء من الخطة الاستراتيجية.
• الخطط التشغيلية: هي الخطط التي تُوضع من قبل مدراء أدنى المستويات داخل المنظمة، بحيث تهتم هذه الخطط التشغيليّة بجميع العمليات والإجراءات التي تحدث داخل أدنى مستويات المنظمة، ويُخطط المدراء لتفاصيل المهام اليوميّة بكفاءة، وإمّا أن تكون تلك الخطط خططًا مستمرة أو خططًا شخصيّة على مستوى فردي تُستخدم لمرة واحدة، أي أنّها لن تُستخدم مرّة أخرى وستنتهي صلاحيتها، وكمثال على الاستخدام الفردي للخطط تُحدد ميزانيّة شهريّة من أجل تطوير إعلان للترويج لمنتج معين وزيادة مبيعاته.
• خطط الطوارئ: يشمل التخطيط للطوارئ الكوراث الطبيعيّة والأزمات الكبيرة، كما يشمل المشاكل الشائعة مثل؛ فقدان البيانات أو الموظفين أو العملاء أو علاقات العمل، لذا يُخطط لها يوميًّا كجزء لا يتجزأ من العمل الروتيني، ويُخطط للطوارئ من خلال الاستجابة للمخاطر التي تحدث، لكن من الأكثر أمانًا وأكثر كفاءة معالجتها بدلًا من الاستجابة لها وحسب، وذلك من خلال تجنّب حدوثها، ويكون ذلك بالاستثمار للحصول على معدات جديدة، أو تقاسم المخاطر من خلال شراء بوليصة من شركة التأمين الخاصة بإدارة المخاطر، أو عدم التخطيط نهائيًّا للمخاطر ذات الأولويّة الأقل وإدراتها في حال حدوثها فقط.

ماذا يتضمن التخطيط؟

يتضمن التخطيط الناجح العديد من الخطوات ، وهي كما يلي:

• تحديد الأهداف لفترة معينة من الزمن.
• صياغة أفكار لتحديد مسار عمل يُمكنه تحقيق أهداف المنظمة المحددة مسبقًا.
• إغلاق الفجوة بين أين تقف المنظمة الآن وإلى أين تريد أن تذهب.
• تقييم جميع المسارات البديلة التي وضعت واختيار الأفضل من بينها لتحقيق الأهداف المحددة.
• توفير قراءة عقلانية للمستقبل لتحقيق أهداف المنظمة المحددة مسبقًا.

تصنيفات الخطط

تُصنّف الخطط وفقًا لعدّة معايير، وهي كما يلي:

• الأهميّة: تصنّف الخطط وفقًا للأهمية إلى خطط استراتيجيّة وتكتيكيّة وتشغيليّة، بحيث تهتم الخطط الاستراتيجيّة بالمنظمة بأكملها وتشكل رؤية مستقبلية لتحقيق الهدف، لذا هي خطط مهمة جدًا للمنظمة، أمّا الخطط التكتيكية تُنفذ للوصول إلى الخطط الاستراتيجية مثل إعادة تصميم مخطط أرضية المحل، أو إغلاق المنافذ التي لا تساهم في عملية بيع التجزئة، بينما تختص الخطط التشغيلية بالعمليات اليوميّة مثل عمليات الشراء والإنتاج والتسليم كما ذكرنا سابقًا.
• الوقت: بحيث تُصنّف الخطط وفقًا لمدّتها الزمنيّة إلى؛ خطط قصيرة أو خطط متوسطة أو خطط طويلة المدى، وتُوضع الخطط قصيرة المدى لفترة زمنيّة تقدر بسنة واحدة أو أقل، بينما توضع الخطط متوسطة المدى لمدّة من 2-5 سنوات، أمّا الخطط طويلة المدى فتُوضع لمدة من 5-10 سنوات ويُمكن أن تصل إلى 20 سنة أيضًا، ويعتمد ذلك كله على طبيعة عمل المشروع.
• المستوى: تُصنّف الخطط وفقًا للمستوى إلى خطط بمستوى الشركة، وخطط بمستوى العمل، وخطط بالمستوى الوظيفي، فعلى سبيل المثال تُعد شركة (Tatas) المختصة بأعمال الخطوط الجويّة بأنها تُطبق خططًا على مستوى الشركة، بينما تُعد شركة (Precision Connectors) المختصة بصناعة المعدات الأصلية بأنّها تُطبق خطة بمستوى العمل، بينما تُطبق الخطة بالمستوى الوظيفي من قبل الإدارة في المنظمات؛ كوضع خطة لتحقيق أهداف قسم التسويق.
• المستوى الشكلي: تُصنّف الخطط وفقًا للمستوى الشكلي إلى خطط رسميّة وخطط غير رسميّة، بحيث تُشير الخطط الرسميّة إلى الخطط التي تُنفذ وفقًا لخطوات موثقة ومحددة بكفاءة، بينما تُشير الخطط غير الرسميّة إلى الخطط التي تنفذ من غير توثيق أو وجود خطوات صارمة.
• النهج: تُصنّف الخطط وفقًا للنهج إلى خطط استباقيّة وخطط فجائيّة كرد فعل، وتُمثل الخطط الاستباقيّة مثلًا الخطط التي تُوضع للتفاوض حول الراتب والتعويض عنه لمدة 3 سنوات لضمان الإنتاج الصناعي، بينما إذا وضعت هذه المفاوضات نتيجة إضراب الموظفين مثلًا ستكون خطط رد فعل، وتُساعد الخطط الاستباقية على تطور المنظمة، بينما تُساعد خطط رد الفعل على استعادة توازن المنظمة وضمان بقاء عملها.

الخلاصة

يعد التخطيط إحدى وظائف الإدارة الرئيسيّة وأهمها، بحيث تُنفّذ الوظائف الأخرى على أساس وظيفة التخطيط، وتُحدد هذه الوظيفة أهداف المنظمة المستقبليّة وتُحدد الوسائل الضرورية لتحقيقها وتضع عدّة بدائل لاختيار المسار الأفضل لتحقيق هذه الأهداف، كما تتنبأ بالتحديات والأخطار المستقبليّة وتضع الإجراءات المناسبة للتعامل معها، وتتكوّن من عدّة أنواع، ومنها: التخطيط الاستراتيجي، والخطط التشغيليّة والتكتيكيّة، إضافةً لخطط الطوارئ.