تحديد الميزانية
يجب تحديد الميزانية المخصصة لإنفاقها على حفلة عيد الميلاد بجميع تفاصيلها، من أبسط التجهيزات لأهمها، ويجب الحرص على عدم المبالغة في ميزانية الحفلة، كما يجب أن تكون واقعية وملائمة للحفلة، وتكمن أهمية تحديد الميزانية لأنّها ستؤثر على كل تفاصيل الحفلة من نوع الأكل المقدم، إلى زينة الحفلة.
تحديد قائمة الضيوف
يُعد تحديد قائمة الضيوف أمر مهم عند عمل الميزانية الخاصة بالحفلة، لمعرفة كمية الطعام اللازمة، وعدد بطاقات الدعوة التي تحتاج طباعتها، لذا يجب كتابة قائمة الضيوف بدقة.
تحديد قائمة الطعام
من الجوانب المهمة التي تبعث البهجة في قلوب الضيوف، وتمكّنهم من المشاركة، والمرح في حفلة عيد الميلاد، هو تجهيز أنواع مناسبة وكافية من الطعام والشراب، ويُفضّل استخدام فكرة البوفيه المفتوح ، لكي يقوم الضيوف بتناول ما يشاؤون وقتما أحبوا ذلك، ولكي لا ينشغل صاحب الحفلة بتقديم الطعام والشراب في الحفلة.
تحديد مكان الحفلة
تحديد مكان الحفلة سواء أكان في المنزل، أو في فندق، أو في مطعم، ويعتمد ذلك على ميزانية الشخص التي قام بتحديدها مسبقاً لحفلة عيد الميلاد، ومن أفضل أماكن اقامة الحفلات هو حديقة المنزل، خاصة إذا كانت حفلة عيد الميلاد لأطفال، وذلك لحصول الأطفال على أكبر متعة ممكنة، ولتجنب توسيخ المنزل من أحذية الأطفال، أو أثناء تناولهم الطعام، وشربهم الشراب.
اختيار موعد الحفلة
اختيار موعد حفلة عيد الميلاد أمر مهم، ويُفضل اختياره في أيام العطل نهاية الإسبوع، حيث يكون جميع المدعوون متفرّغين، وغير مرتبطين بأعمال مهمة، ويجب إبلاغهم بموعد الحفلة قبل فترة مناسبة، ليتمكنوا من ترتيب أمورهم للحضور إلى الحفلة، وإذا كانت حفلة عيد الميلاد خاصة بالأطفال يُراعى أن يكون الوقت خارج أوقات القيلولة الخاصة بالأطفال، والتي تكون غالباً ما بين الواحدة إلى الثالثة ظهراً، لذا يُفضل عمل الحفلة إمّا في الصباح، أو ما بعد الظهر.
بطاقات الدعوة
يتم اختيار السِمة المحببة للشخص صاحب حفلة عيد الميلاد، وحسب تفاصيل التزيين التي سوف يعتمدها في حفلته، ويُراعى ذكر كافة التفاصيل المهمة في بطاقة الدعوة، وكما يجب إرسالها قبل فترة مناسبة، شهر مثلاً، من أجل أن يتسنّى للضيوف ترتيب مواعيدهم وفقاً لذلك، ومن التفاصيل الواجب ذكرها في بطاقة الدعوة: وقت بداية الحفلة ونهايتها، ورقم الهاتف، وعنوان المكان المراد إقامة الحفلة فيه.
هدايا تذكارية
من الجميل تقديم هدايا رمزية للضيوف لتكون تذكار لهم، ومن الممكن وضعها في سلة إلى جانب الباب لكي يأخذوها وهم يغادرون، أو أن يقوم الشخص نفسه بتوزيعها عليهم، ومن أمثلة الهدايا: الحلوى، والمجوهرات، وألعاب الأطفال، وإطار الصور، وصناديق جميلة لتخزين الحُلي.
