إعداد وكتابة التقارير

إعداد وكتابة التقارير

تعريف التقرير

يُعتبر التقرير طريقة لنقل البيانات والمعلومات بين الجهات المختلفة إمّا شفهياً أم كتابياً، وبذلك فهو يعتبر وسيلة إدارية للتواصل؛ فالقائم على العمل مثلاً لا يمكنه مراقبة موظفيه طوال الوقت، مما يستلزم وجود وسيلة فعّالة لنقل المعلومات من المستويات الأدني للأعلى خلال العمل الإداري.

أسس كتابة التقرير الفعّال

  • يجب أن يكون هناك حاجة للتقرير.
  • يجب عرض المؤشرات والأسباب الدالّة على ضرورة إعداد التقرير.
  • يجب أن يستند التقرير إلى حقائق وليس آراء ووجهات نظر، ويجب أن تستند الآراء على الحقائق التي تصف الواقع كما هو، فالتقارير لا تعتمد على القيم المرتبطة بالآراء الشخصيّة لدى مُعِدّ التقرير.

مراحل كتابة التقرير

الإعداد والتجهيز

هي مرحلة تحديد الهدف من التقرير، ولهذا بعض الشروط اللازمة كالآتي:

  • على مُعِد التقرير أن يحدّد مسبقاً ما سيعرضه في التقرير بدقّة.
  • على مُعِد التقرير أن يفكّر بشكل عميق في كيفيّة تحديد الهدف والغرض من التقرير، فأغراض التقرير قد تكون:
    • إعطاء بيانات.
    • تفسير ظاهرة ما.
    • عرض مقترحات وآراء.
    • تحليل لمشكلة ما.
    • توثيق حدث أو موقف ما.
  • على مُعِد التقرير أن يحدد قارئي التقرير، فقد يسأل نفسه أسئلة تتعلّق بجمهور التقرير مثل:
    • من هو القارئ؟
    • ماذا يجب أن يعرف القارئ من خلال التقرير؟
    • كيف يمكن لمعلومات التقرير أن تضيف على ما يعرفه القارئ مسبقاً؟
    • أي المصطلحات يجب استخدامها في التقرير حتى لا تشكل لُبساً في فهم القارئ؟
    • ما هي السلطات المُتاحة للقارئ التي تمكنه من تنفيذ المقترحات المُرفقة في التقرير؟
  • على مُعِد التقرير أن يعرف مسبقاً مصادر المعلومات التي سيذكرها في التقرير سواء كانت مكتبية من خلال السجلات، والملفات، أو ميدانية بناءً على الملاحظة والحوار، ومن ثمّ يجمع الحقائق ويراجعها بدقّة، وكذلك يجب على المُعِدّ ألا يخلط بين الحقيقة وبين رأيه الشخصي.

الترتيب والتنسيق

هنا يجب مراعاة ما يأتي:

  • كتابة الغرض أو الهدف الأساسي من التقرير في عبارة واضحة؛ فهذا يساعد القارئ على استبعاد ما لا يتعلق بموضوع التقرير، بعد ذلك يتم اختيار عنوان مناسب للتقرير.
  • ترتيب الحقائق والمعلومات والأفكار في تتابع زمني منطقيّ، وحذف ما هو غير مهم.
  • التأكّد من أنّ الأفكار والمقترحات مستندة على الحقائق المذكورة.

كتابة التقرير

فيما يأتي أقسام التقرير:

  • صفحة العنوان: ويُذكر بها رقم التقرير، وعنوانه، وأسماء مُقدِّميه، وعدد صفحاته، والتاريخ، واسم الشخص المُوجَّه له التقرير.
  • محتويات التقرير: تقدّم الموضوعات المختلفة والرسوم البيانيّة والتوضيحيّة، وبعدها يعرض مُعِدّ التقرير مقدمة تقدّم ملخصاً لموضوع التقرير.
  • ملخص التقرير: وهو ملخص لما يحتويه التقرير من الغرض، والإجراءات، والنتائج، والمقترحات، فهو بذلك يمثل خلاصة للتقرير.
  • التقرير التفصيلي: وهو جسم التقرير، ويعرض الخطوات المؤدّية للنتائج والمقترحات.
  • النتائج: تتم مناقشة النتائج المبنيّة على الحقائق.
  • التوصيات: تدرج مع مبررات وضعها.
  • جميع الملاحق: كل ما يلزم لإتمام التقرير.

المراجعة

في هذه المرحلة يراجع المُعِدّ تقريره بعدما يتركه جانباً لفترة من الزمن، ثم يعود ليقرأه بشكل موضوعي وانتقادي ويعدل عليه ما يجب تعديله لغوياً أو شكلياً.

أسس إعداد التقرير الجيد

  • وضوح العناوين.
  • أن ترتبط فقرات التقرير ببعضها بشكل منطقي لا يترك فجوات مُبهمة لدى القارئ.
  • الإيجاز.
  • سهولة الفهم للقارئ.
مزيد من المشاركات
قوانين الجري السريع

قوانين الجري السريع

ما هو سباق الجري السريع؟ هو عبارة عن سباق مسافات قصيرة يحاول الرياضيون الجري بأقصى سرعتهم طوال فترة جريهم بجزء من مضمار السباق، وهو يسمى بسباق المضمار والميدان، وكل ميدان مقسم إلى ثمانية ممرات، وعرض كل ممر عبارة عن 120 سنتيميتر، ويمر الفائزون بثماني مراحل حتى يتم تحديد الفائز النهائي، وتتراوح مسافات السباق من 50-400 م، والسباقات التي تشترك بشكل رسمي في الألعاب الأولمبية هي 100 م و200 م و400 م، حيث يكون سباق 400 م عبارة عن سباق تتابع بالتمرير من بين أربعة لاعبين. ما هي قواعد الجري السريع؟
حلوى العوامة

حلوى العوامة

العوامة مدّة تجهيز المكونات 100 دقيقة مدّة الطهي 20 دقيقة تكفي لِ 7 أشخاص المكونات نصف كوب من الماء الدافئ. القليل من زيت الذرة -للتقديم-. ملعقة واحدة صغيرة من السكر. القليل من الشيرة أو القطر -للتقديم-. رشّة من الفستق الحلبي الناعم -للتزيين-. ملعقة واحدة صغيرة من الخميرة الفورية الناعمة. ثلاثة أرباع الكوب من الدقيق. ملعقة واحدة صغيرة من الزيت. ربع ملعقة صغيرة من البيكنج باودر. ربع ملعقة صغيرة من الملح. ملعقتان كبيرتان من النشا. ملعقة واحدة صغيرة من ماء الورد. طريقة التحضير وضع الماء، السكر ،
أبو هريرة

أبو هريرة

التعريف بأبي هريرة أبو هريرة -رضي الله عنه- صحابيٌّ كريمٌ اشتهر بملازمته للنبي -صلى الله عليه وسلم- ورواية الكثير من الأحاديث النبوية عنه، ونذكر نبذةً تعريفيَّةً عنه فيما يأتي: اسمه وكنيته هو أبو هريرة الدوسي اليماني، وقد تعدّدت آراء أهل العلم في اسمه، وأرجح الأقوال أنّ اسمه عبد الرحمن، وقيل اسمه عبد الله، وقيل سعيد، وقيل سكين، ومنهم من قال إن اسمه برير، وقيل عامر، وقيل عمرو، وعمير، وقيل غير ذلك. وقد كان اسمه في الجاهلية عبد شمس، وكنيته أبو الأسود، فسمّاه رسول الله -صلى الله عليه وسلم- عبد
تعلم صيد السمك

تعلم صيد السمك

السّمك عرف الإنسان منذ وجوده على الأرض القيمة الغذائيّة للأسماك، وتعلّم كيفيّة صيدها وحفظها بعدّة طرق كالتّدخين والتّجفيف. وتعتبر الأسماك من الوجبات الصّحيّة والشّهيّة والمهمة لما تحتوي من عناصر غذائيّة كالمعادن، والأحماض الدهنيّة والفيتامينات، والبروتينات. وتوجد الأسماك في البحار، والمحيطات ، والأنهار ، والبحيرات. وهناك أنواعٌ كثيرة من الأسماك، منها أسماكٌ غريبةٌ في شكلها كأسماك كيليفيش، التي تُعتبَر من الأسماك الأكثر غرابةً في العالم، وفي هذا المقال سوف نتحدّث عن تعلّم صيد الأسماك. تعلّم صيد
علاج خراج الأسنان بالبيت

علاج خراج الأسنان بالبيت

خراج الأسنان تعتبر مشاكل الفم والأسنان من المشاكل الصحيّة التي تصيب نسبة كبيرة من الناس، وإحدى هذه المشاكل هي خراج الأسنان والذي يصيب المناطق الموجودة تحديداً بين اللثة والأسنان، أو يكون داخل جذور الأسنان نفسها وتنتج هذه المشكلة عن أسباب مختلفة من أبرزها تسوس الأسنان إضافةً إلى العديد من المشاكل التي تصيب الأسنان كالكسور والتهابات اللثة، والصدمات المختلفة التي تتعرض لها الأسنان، . علاج خراج الأسنان بالبيت يصاحب هذه المشكلة أعراض مختلفة من أبرزها ظهور رائحة مزعجة للفم وارتفاع في درجة حرارة
طريقة سلطة الملفوف الأحمر

طريقة سلطة الملفوف الأحمر

السلطات تعتبرُ السلطات من أهمّ الأطباق الجانبيّة التي تتواجدُ على مائدة الطعام، والتي تختلف باختلافِ المكوّنات التي تدخل في تحضيرها، حيث تعتبر سلطة الملفوف الأحمر من أشهر السلطات الغربيّة، والتي يكثر صنعها في ألمانيا، والسويد، وبولندا، كما يعتبر المايونيز المكوّنَ الأساسيّ في هذه السلطة، والذي يضفي عليها مذاقاً لذيذاً، وسنقدّم لكم في هذا المقال طريقة سلطة الملفوف الأحمر. سلطة الملفوف الأحمر لايت المكونات نصف حبّة من الملفوف الأبيض، المقطّع إلى شرائح صغيرة. نصف حبّة من الملفوف الأحمر، المقطّع
فوائد ماء زمزم للحامل

فوائد ماء زمزم للحامل

ماء زمزم يعتبر ماء زمزم ذات أهمية خاصةً لدى المُسلمين، فقد قال الرسول محمد -صلى الله عليه وسلم- أن ماء زمزم هو أفضل أنواع الماء على سطح الأرض، وهو يتواجد في بئر في المسجد الحرام في مكة المكرمة-السعودية، ويتميز ماء الزمزم بمحتواه الغني بالمعادن المختلفة، بما في ذلك الكالسيوم ، والمغنيسيوم، والكروميوم، والمنغنيز وغيرها، مما قد يعود بالفوائد على جسم الإنسان. فوائد ماء زمزم للحامل لا يوجد أدلة علمية ودراسات كافية بحثت في فوائد استخدام ماء زمزم للحامل، لكن من المعلوم احتواء ماء زمزم على كمية جيدة
كيفية الحفاظ على المحميات الطبيعية

كيفية الحفاظ على المحميات الطبيعية

كيفية الحفاظ على المحميات الطبيعية يجب على الجميع البدء بالمساهمة الفاعلة في المحافظة على المحميات الطبيعية من خلال دعمها بشكل مستمر أو على الأقل عند زيارتها، ومن أهمّ الأمور التي يجب مراعاتها للحفاظ على المحميات الطبيعية ما يأتي: المساعدة في الحفاظ على بيئة المحمية نظيفة يجب الحرص على عدم إلقاء النفايات على الأرض، حتى وإن كانت أراضٍ خالية من النباتات والحيوانات داخل المحمية؛ لأنّ هذا التصرف يؤثّر على جمالية المحميات وكذلك من الممكن أن يسبب أضرارًا غير متوقعة للكائنات الموجودة في المحمية.