أهداف التقرير الإداري
يهدف التقرير الإداري إلى العديد من الأمور، ومن أهم هذه الأهداف ما يأتي:
الحفاظ على العلاقات
تعمل التقارير الإدارية على الحفاظ على العلاقات داخل المنشأة الواحدة، كما تبقيها في حالة من الوضوح، حيث يعرف كل شخص ما له وما عليه، وأيضا فإن التقارير الإدارية تحقق الرضا لدى جميع الأطراف التي لها علاقة بمضمون التقرير سواء كانت هذه الأطراف داخلية أو خارجية.
السيطرة
تعمل التقارير الإدارية على تحقيق السيطرة للإدارة، وكذلك تجعلها تستطيع أن تعقد المقارنات بين الأهداف المحققة والأهداف المخطط لها، مما يعني أنها تبقى في المنطقة الآمنة التي تمكّنها من اتخاذ الإجراءات اللازمة حين الحاجة إليها.
التقويم
تُمكن التقارير الإدارية الإدارة من تقويم الأخطاء ونقاط الضعف الموجودة في المنشأة أو الشركة، حيث أنها تبقيها على اطلاع دائم بآخر التطورات والأحداث، وأيضا فإن التقارير الإدارية تساعد الإدارة على معرفة ما تواجهه من تحديات وعقبات وبالتالي تمنحها القدرة على التصرف حيالها بطريقة مناسبة.
التخطيط
تساعد التقارير الإدارية الإدارات المختلفة على رفع كفاءة عملية التخطيط وذلك لأن جميع المعطيات والمطاليب تكون موجودة لديها أولا بأول، وبالتالي تمكّن التقارير الإدارة من ضبط وتعديل الخطط بما يتناسب مع الأهداف المرجوّ تحقيقها.
تعريف التقرير الإداري
يُعرف التقرير الإداري على أنه وسيلة الاتصال المستخدمة بشكل أساسي لإيصال المعلومات ومشاركتها بين مختلف المستويات الإدارية، وتحديدا من المستويات العليا إلى المنخفضة، ويتكون التقرير الإداري من مجموعة من الحقائق والبيانات الهامة المعروضة بطريقة سهلة وبسيطة، وقد يكون التقرير إما مكتوبا، أو شفويا، أو مصنوعا من بعض الأدوات البصرية.
تتنوع وتتعدد أنواع التقارير الإدارية وذلك بحسب من يقوم بإعدادها وبحسب القسم الذي تذهب إليه، وأيضا بحسب الهدف المطلوب منها، ويمكن أن تتنوع التقارير بين التقارير التي تبلغ بالمهمات اليومية، وكذلك التقارير المالية، وتقارير الحسابات أو المبيعات، وعادة ما يكبر التقرير فيتحول من تقرير فرد إلى تقرير قسم ثم إلى تقرير منشأة ثم إلى ورقة واحدة تصل إلى مدير المنشأة.
خصائص التقرير الإداري
تتوافر في كل تقرير إداري جيد عدد من الخصائص التي تجعله يلبّي الأهداف المرجوّة منه، ومن هذه الخصائص ما يأتي:
- أن يكون محددا بهدف واحد فقط وأن يناقش هذا الهدف بالتفاصيل ومن كل الزوايا.
- أن يكون واضحا ومباشرا ولا يتم استخدام اللغة الأدبية والاستعارات فيه، بل أن تكون فيه الأشياء مسماة بمسمياتها الحقيقية.
- أن يكون بعيدا عن التحيز وقريبا قدر الإمكان من الموضوعية.
- أن يكون سهل القياس، بمعنى أن يحتوي على معلومات يمكن تحويلها إلى معلومات ذات قيمة بشكل سهل.
- أن يكون دقيقا ولا يحتوي على أي معلومات مشكوك في صحتها.
- أن يكون سهل الفهم، ويمكن أن يُستخدم من أجل ذلك بعض الأدوات الحديثة مثل الرسومات البيانية والجداول.
- أن يكون معتمدا على المقارنات التي يمكنها أن تخرج بفائدة فعلية للشركة أو المنشأة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
هناك عدة خطوات من أجل كتابة التقرير الإداري بلغة سهلة ومفهومة وتؤدي الغرض من التقرير، وهذه الخطوات هي كالآتي:
- تحديد هدف التقرير والغاية المرادة من إعداده وجمع المعلومات حول ذلك.
- تحديد مصادر المعلومات المراد إعداد التقرير بواسطتها.
- تجهيز فريق العمل وتوزيع المهام إذا كان التقرير جماعيًا.
- تحديد معايير التقرير والأهداف المطلوبة والخصائص المتعلقة به مثل طبيعته "مكتوبا أو مرئيا" ثم تحديد التفاصيل، فإذا كان مكتوبا يجب تحديد نوع الخط وحجمه وغير ذلك من خصائص.
- اختيار المراجع المعتمدة في إعداد التقرير.
- تحديد موعد زمني لكتابة التقرير وتسليمه، ومحاولة تسليمه قبل انتهاء المهلة الزمنية المحددة.
