مهارات تنظيم وإدارة الوقت

إدارة الوقت

تحتاج إدارة الوقت إلى مهارات تساعد في استخدام الوقت بشكل منتج وفعّال، من خلال تنظيم الأعمال اليومية وإنجازها بأحسن صورة وبأقل وقت، ومن الجيد أنه يمكن اكتساب هذه المهارات من خلال الخبرة أو التدريب، كما تختلف هذه المهارات من شخص لآخر، فالجميع يملكون القدر نفسه من الوقت، ولكن يختلفون في كيفية استغلاله، وفي هذا المقال سنعرض بعض المهارات التي تساعد في تنظيم وإدارة الوقت.

التخطيط

وتتمثل مهارة التخطيط بجدولة الأعمال التي تريد القيام بها، من خلال كتابتها وتحديد المدة اللازمة لأدائها وموعد انتهائها، وتساعدك هذه العملية بأداء كل مهمة على حِدة ثم الانتقال إلى الأخرى دون التفكير في المهام جميعها في آن واحد ممّا يجنبك التوتر، كما يمكن أن تكسبك المزيد من وقت الفراغ، للقيام بأنشطتك التي تحبها، بالإضافة إلى أنها طريقة جيدة لتذكر المهام التي قمت بها، ومعرفة نسبة إنجازك اليومية وتطورها.

التنظيم

يوفر التنظيم الكثير من الوقت، فمن المنطق أنّ الفوضى في مكتبك أو منزلك ستجعلك تستغرق الكثير من الوقت لإيجاد أشيائك مثلًا، أمَا إذا كانت منظمة في أماكنها فستجد كل ما تريد بسرعة، كما أنّ مهارة تنظيم المهام بتصنيفها وتقسيمها سيسهل عليك أداؤها، وبالتالي ستوفر لك الوقت الكثير.

تحديد الأولويات

تختلف مهام العمل من حيث أهميتها وضرر تأخيرها، وتتمثل مهارة تحديد الأولويات بتقييم المهام ثم ترتيبها من الأهم إلى الأقل أهمية، كما يمكنك ترتيبها في قائمة مكتوبة، بحيث تبدأ بكتابة المهام التي يؤدي تأجيلها إلى ضرر كبير لتؤديها أولًا.

تحديد الأهداف

تساعدك مهارة تحديد الأهداف على توجيه مهامك وأدائها بأسرع وقت، فثق بدايةً بقدراتك على تحقيق أهدافك، ثم حددها بشكل واضح، ثم قيّمها بحكمة للتأكد من واقعيتها وتوافر الإمكانيات اللازمة لتحقيقها في الوقت الحالي، كتوفر المال اللازم أو الخبرة، ثم قم بإنشاء جدول زمني يتضمن زمن تحقيقها.

التواصل

يساعدك التواصل الصحي و الحوار الفعّال مع الآخرين في توفير الوقت بشكل كبير، خاصةً في أداء المهام التي تتطلب جهدًا جماعيًا؛ فالتأكد من فهم الجميع للتعليمات والأهداف سيُجنبهم سوء الفهم، والذي من الممكن أن يؤدي إلى وجود أخطاء في أداء المهام وبالتالي إعادتها، وهذا بالتأكيد سيؤدي إلى ضياع الوقت.

تفويض المهام

إذا كنت في مكان يسمح لك بتوزيع المهام، ستوفر هذه المهارة الكثير من الوقت، فمن الصعب جدًا أن تقوم بكل المهام من إشراف وتنفيذ وغيرها في آن واحد، لذا قم بتعيين مهمة محددة لكل شخص، ثم وضح لهم استراتيجية تنفيذها والنتيجة المتوقعة إذا تطلب ذلك، وهذا بالتالي سيمنحك إنجازًا أكثر في وقت أقصر.

إدارة الجهد

إن التعامل مع التوتر بإدارة وحكمة سيساعدك في الحفاظ على حماسك في أداء المهام، وبالتالي التزامك في جدولك الزمني، ويمكن ذلك بأخذ فترات راحة صغيرة على مدار اليوم أو مكافأة نفسك بشيء تحبه بعد إنجاز بعض المهام.