مهارات الكتابة الإدارية
هناك العديد من المهارات التي يجب أن تتوافر في كتابة الأعمال؛ وذلك لتحسين أي نوع من الاتصالات الكتابية، أو المستندات داخل الوظائف المختلفة في عالم الأعمال، وهنا نذكر بعض هذه المهارات:
تحديد الهدف من الكتابة
بدايةً وقبل الشروع في عملية الكتابة، يجب التفكير في موضوع الكتابة والسبب وراءه، وما هو الهدف من كتابة هذا المستند، أو الوثيقة ، أو الرسالة، ومن خلال تحديد الهدف سيكون هناك فهم أفضل لما تكتبه، وكيفية الكتابة الصحيحة لهذا العمل.
الإيجاز
وتعني هذه المهارة أن يجيد الكاتب الإداري مهارة إيصال الفكرة بأقل عدد كلمات ممكنة، وبوضوح تام، وبالتالي عليه إنجاز هذه المهمة الكتابية؛ للتسهيل على الطرف الثاني العثور على المعلومات، التي يحتاجها منها بسرعة ووقت قصير .
دراسة الفئة المستهدفة
تعتبر دراسة الفئة المستهدفة من الرسالة الإدارية أو الكتاب الإداري، الذي سيقوم الكاتب الإداري بكتابتهِ أكثر فعالية وكفاءة؛ إذا قام الكاتب على فهم الفئة المستهدفة من الكتابة، وفهم اهتماماتهم والتواصل معهم.
كما يجب ان يتمتع الكاتب الإداري بالقدرة على اختيار المفردات المناسبة، ونبرة الصوت في الكلمات بناءً على الفئة المستهدفة من التواصل، فعلى سبيل المثال: نستخدم صياغة ودية وبسيطة في البيانات الصحفية، أو الرسائل الإخبارية.
تنظيم الأفكار
تعتمد هذه المهارة على كتابة كل جزء من كتابة الأعمال بأهم المعلومات، ثم القيام بشرح أسباب الكتابة، ثم ذكر الرسالة بوضوح وبشكل مباشر؛ وسيساعد هذا في ضمان أن يفهم كل من يقرأ الرسالة الغرض منها على الفور.
استخدام الجمل والأفعال المناسبة
وتنطلق هذه المهارة من استخدام الجُمل التي يؤدي فيها الفاعل الفعل؛ وذلك لأن هذه الجمل أقوى وأكثر إيجازًا، وأسهل في الفهم من الصوت المبني للمجهول، فعلى سبيل المثال: بدلاً من قول: "سَيُرَاجَعْ اقتراحك"، نستطيع القول: "سيعمل فريقنا على مراجعة اقتراحك".
ذكر الحقائق بدلا من ذكر الآراء
الكاتب الإداري الذكي يمتلك مهارة اتباع الحقائق بدلاً من اتباع الآراء الشخصية، فبدلاً من دعم الكتابات بالآراء الشخصية ووجهات النظر، يدعم الكاتب كتاباتهُ بالبيانات والإحصاءات؛ وذلك يعمل بشكل جيد في بناء الثقة والمصداقية عند قارئ الرسالة.
كتابة خالية من الأخطاء
من أهم المهارات الكتابية هي القدرة على بناء النص؛ بشكل خالٍ من الأخطاء النحوية والإملائية ، وبشكل محترف وموثوق، ولذلك يعمل الكاتب الإداري الماهر على تجنب هذه الأخطاء أولاً، ثم قراءة الرسالة قبل إراسالها، ومحاولة تدقيقها للعثور على أي أخطاء نحوية وإملائية، والتحقق من علامات الترقيم وتصحيحها.
أظهار الثقة
النبرة الواثقة في الرسائل الإدارية مهارة مهمة جداً؛ لإظهار المعرفة والمصداقية، حيث يمكن للثقة أيضاً أن تجعل القارئ أكثر استعداداً للاستجابة بالطريقة التي يُريدها كاتب الرسالة، من شراء المنتج او خدمات مثلاً، إلى قبول قرار معين.
التنسيق
مهارة التنسيق تدل على احترافية كاتبها، حيث تدل بساطة التنسيق ووضحوها على مهارة كاتبها؛ مثل استخدام العناوين الفرعية، والمسافة البيضاء والنقاط، واستبدال الأجزاء الكبيرة من النصّ بمخططات أوبعض الرسمومات.
القدرة على التكيّف مع أنواع الكتابة المختلفة
تشمل الاتصالات التجارية الكثير من الأنواع والأشكال، منها ما يكون على شكل تقارير مكتوبة، أو رسائل مباشرة، أو منشورات وسائل التواصل الإجتماعي ؛ ولذلك فإن مهارة التعامل مع جميع هذه الأنواع المختلفة مطلوبة، وبشكل كبير في مهارات الكتابة الإدارية.
