مهارات إدارة الوقت

تعريف إدارة الوقت

تُعرّف إدارة الوقت بأنها طريقة التخطيط للقيام بمهام محددة وفقًا للوقت المتاح وتقسيم الوقت على تلك المهام للقيام بها بكفاءة عالية، ويمكن تعريفها بأنها عبارة عن مجموعة من الممارسات والمهارات والأنظمة التي تساهم في استخدام الوقت بجودة وكفاءة عالية وتحقيق الأهداف والمهام المطلوبة، وتختلف إدارة الوقت من شخص لآخر إذ تكون عملية سهلة لبعض الأشخاص في حين تكون أصعب لآخرين، ولكنها تمتاز بأنها مهارات يمكن تطويرها وتحسينها بالممارسة.

مهارات إدارة الوقت

ومن مهارات إدارة الوقت ما يلي: 

• التنظيم : تكمن أهمية التنظيم بأنه يبين المهام اللازم إتمامها وتوقيتها، ويُكوّن التنظيم ضغطًا صحيًا يهدف إلى إتمام المهام بالوقت المحدد، والتنظيم يعني وجود مفكرة مقسمة إلى موضوعات أو تقويمًا به المواعيد أو ترتيب المهام بحيث يسهل الوصول إليها، إذ إنّ القيام بمهمة واحدة والتركيز عليها في فترة محددة تساعد في تنفيذ المهمة المطلوبة، وزيادة الإنتاجية.
• تحديد الأولوية: يجب ترتيب المسؤوليات والمهام ضمن أولويات وتقسيمها حسب أهميتها، بحيث تكون الأولوية للأعمال الأكثر أهمية، والتي تعود بالفائدة على الفرد وعمله وفريقه بشكل أكبر من المهام الأخرى التي تُعد ذات أهميّة أقل.
• تحديد الهدف: أولى خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، كما أن تحديد الهدف من سمات أنجح مديري الوقت إذ يضعون أهدافًا ذكية وهذا بالتالي يساعدهم باستغلال الوقت لتنفيذها بشكل فعّال.
• التخطيط : التخطيط ركن أساسي من مهارات إدارة الوقت، إذا أنه من الضروري وضع خطة لتحديد مسار اليوم، وتحديد مواعيد المهام اليومية، والاجتماعات وغير ذلك من المهام ويجب أن يكون التخطيط عادة يومية في نهاية كل يوم.

فوائد إدارة الوقت

تُساعد إدارة الوقت في تحقيق الاستغلال الأمثل للوقت المُتاح، كما أنّ لها دورُاً مُهمّاً في حياة الفرد المهنيّة، والشخصيّة، ومن هذه الفوائد ما يأتي:

• الدقة والانضباط: يساعد تخصيص جدول زمني دقيق للمهام اليومية وترتيبها وفقًا للأهمية على إكمالها في الوقت المحدد كما أنه يساعد على إدارة عبء العمل بأكثر الطرق فعالية؛ فعند وجود خطة عمل يومية يعمل ذلك على إنجاز تلك الأنشطة في الإطار الزمني المطلوب وهذا بالتالي يساهم في زيادة إنتاجية الفرد في مكان العمل.
• تخفيف التوتر: حسن إدارة الوقت تساعد في إنجاز المَهمّات في الوقت المقرر وبالتالي التقليل من تعرُّض الفرد للتوتُّر، والقلق، ممّا يُؤدّي إلى حفظ الوقت، وعدم ضياعه، وبالتالي توفير مُتَّسع من الوقت لدى الفرد؛ لأداء الأنشطة الأخرى، ووفقًا للأبحاث فإنّ الأفراد الذين ينجزون المهام في الوقت المحدد هم أقل عرضة للتوتر، والقلق.
• تعزيز الثقة بالنفس ورفع المعنويات: تساعد الإدارة الفعّالة والناجحة للوقت على رفع معنويّات الفرد، وتزيد ثقته بنفسه حيث يعد إنجاز الفرد للمَهام المطلوبة منه ضمن الفترة الزمنيّة المُحدَّدة من أسباب جعله مُتميِّزاً بين زملائه، وفي مكان عمله، وهذا بالتالي يؤدي إلى تعزيز ثقته بنفسه.
• تحقيق الأهداف: تساعد إدارة الوقت الفرد على الالتزام بخُطّة زمنيّة، وهذا بالتالي يساعده على تنظيم وقته، بحيث يُحقِّق الأهداف التي تمّ تحديدها مسبقًا في أقصر فترة زمنيّة ممكنة، بحيث يكون تحقيق هذه الأهداف قَبل الموعد النهائي.
• زيادة الإنتاجية: تُساهم إدارة الوقت في تحقيق النجاح للفرد، والاستمرار فيه، كما أنّ لإدارة الوقت الناجحة دوراً مهمّاً في زيادة إنتاجيّة للفرد؛ إذ إنّه كلّما تمكَّن الفرد من إدارة وقته بفاعليّة، زاد إنتاجه.