كيفية كتابة طلب إداري

كيفية كتابة طلب إداري

المراسلات الإدارية

تعدّ كتابة الخطابات الرسمية، والمراسلات والتقارير الإداريّة إحدى المهارات التي يتوجب أن يتقنها الموظفون في المؤسّسات الحكوميّة العامة، والعاملون كذلك في القطاع الخاص، وذلك لما يتطلبه العمل الإدرايّ من تنظيمٍ وتنسيقٍ دائمٍ في المهام التي تُسند إليه، ولمواكبة التطورات الكبيرة التي يشهدها قطاع الإدارة في عصرنا الحالي. ولقد أصبح إتقان كتابة الكتب الرسمية، والإدارية معياراً هاماً للحكم على مدى كفاءة العاملين في القطاعات الوظيفية المختلفة، وحتى الباحثين عن العمل؛ لأنّها تحدّد مدى تشبعهم المهنيّ لوظيفةالإداري، وتحدّد إدراكهم التام لأهمية هذه المخاطبات في تسيير أمور العمل، ونجاحه.

تقسم المراسلات الإدارية إلى عدّة أنواعٍ تبعاً لموضوعها، والغاية منها، والجهة الرسمية، أو الإدراية المرسلة إليها، وهي تحتاج لضوابط وقواعد عامة يتوجب على الإدراي التقيد بها، واتباعها ليقدم طلباً إدارياً حسب الأصول، والقواعد. ويكون التراسل الإداري بين المؤسّسات والموظفين العاملين فيها، وبين الموظفين والإدارات، أو المؤسّسات التي يتمّ التعامل معها، وفي هذا المقال سنذكر كيفية عمل صيغة طلب إداري.

القواعد العامّة لكتابة طلب إداري

  • أن نراعي السلم أو التسلسل الإداريّ: أي أن نبدأ بتوجيه الخطاب أولاً للسلطة الأولى إدارياً في المؤسّسة، مع اشتراط مرورها عبر الإدارات والمؤسّسات الوسيطة معها، ثمّ نراسل القسم، أو الجهة المعنية بالخطاب، كأن نذكر لقب السيد الوزير أو الإدارات الوسيطة تنازلياً، بينما نكتب الجهات التي ستمر عليها الرسالة، أو الأقسام الفرعية تصاعدياً.
  • أن نكتب الاسم المعنوي: أي أن نوجه الطلب الإداريّ إلى المسؤول المعنيّ بصفته الإدارية، والرسمية، دون الحاجة إلى كتابة اسمه الشخصيّ، كأن نقول: السيد مدير شؤون الموظفين مثلاً، دون ذكر أسمه، أو لقبه؛ لأنّ ذلك ينزع الصفة الرسمية في هذه المخاطبات.
  • أن نفتتح الخطاب بالحمد، والبسملة: وذلك انسجاماً مع المبادئ الإسلاميّة في المعاملات بشكلٍ عام، مع مراعاة كتابتها في أعلى وسط الصفحة
  • أن يكون الخط واضحاً، ومفهوماً، وصحيحاً من ناحية الصياغة، والإملاء، وبناء الجمل.
  • كتابة الرأس (الترويسة): أن نكتب رأس الطلب الرسميّ في أعلى الصفحة من جهة اليمين سواءً كانت الجهة المرسل إليها، إداريةً، أو شخصيةً، فإن كانت الجهة المرسلة إدارية، فإننا نكتب الرأس على النحو الآتي:
المملكة العربيّة السعوديّة: ................
وزارة التربية والتعليم: ................
قسم شؤون العاملين: ................
لجهة: ................
إدارة: ................
مدرسة: ................
  • أما إن كانت الجهة المرسلة موظفاً، أو عاملاً في جهةٍ عامةٍ فأنّنا نكتب في الرأس: الاسم الأول، والأخير، ورقم التسلسل الوظيفيّ، والدرجة، والتخصّص، والمديريّة التي يتبع إليها، والبلدة.
  • أن نكتب التاريخ بصيغتيه الهجريّ، والميلاديّ.
  • أن نحدّد مكان، وتاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الرئيسيّة من جهة اليسار.
  • أن نحدّد المرسل إليه مع ذكر جميع الإدارات أو الأقسام التي ستمرّ عليها الرسالة، ومثال ذلك:
السيد وزير التربية والتعليم: ................
مديرية: ................
قسم: ................
عمان/ الأردن.
على يد السيد المدير: ................
تحت إشراف السيد النائب الإقليميّ لوزارة التربية والتعليم: ................
  • أن نكتب الموضوع المتعلق بطلب الإدارات بدقة، ونراعي فيه التركيز، والوضوح، بحيث نوصل الفكرة العامة من الطلب بصياغةٍ متقنةٍ، وعباراتٍ مختصرةٍ، وهذا يؤكد أن لا يشتمل الطلب الإدرايّ على أكثر من طلبٍ واحدٍ فقط في كلّ مرّةٍ.
  • أن نقيّد كافة المراجع، والمستندات، والوثائق التي نستند إليها عند تقديم الطلب، وتدوينها تحت بند (مراجع الموضوع) في أسفل الصفحة مباشرةً.
  • أن نقدّم تحيةً بأسلوبٍ مهذبٍ، ورسميّ بعد الانتهاء من كتابة الرأس، والموضوع.
  • أن نبين شخصية الرسالة إن كانت ذات طابع شخصيّ فرديّ، فلا يجوز كتابة طلب إداري بصفةٍ جماعيةٍ.
  • أن نلتزم بحجم الأوراق المقدمة في المعاملات الرسمية والمحدّدة باللون الأبيض بحجم (21×27 سم) أو (21×29,7سم).
  • أن نراعي قواعد الصياغة السليمة من حيث:
    • الوضوح، والبساطة.
    • الشفافية في الطرح.
    • مراعاة الأسلوب الإداريّ.
    • أن ننسخ من الطلب الإداري ثلاث نسخٍ نوزعها كالآتي:
      • نسخة تبقى بحوزتنا تحمل رقم الإرسال وتاريخه.
      • نسخة يحتفظ بها الرئيس المباشر.
      • نرسل الأصل مع نسخةٍ إلى الجهة المعنية.
  • نختتم الرسالة بكلمة (والسلام) دون اللجوء لكتابة عبارات الشكر، أو المجاملات العادية.
  • أن نحرص على توقيع جميع النسخ من قبلنا نحن مقدمي الطلب بكتابة الاسم، والكنية، ومن قبل الجهة التي سنرفع من خلالها الطلب للجهات الإدارية الأخرى.
  • إرفاق كافة الوثائق، أو المستندات التي يمكن أن تخدم قبول الطلب الإداري، ووضعها في خانة مرفقات في أسفل الصفحة.
مزيد من المشاركات
فوائد زغاليل الحمام

فوائد زغاليل الحمام

ما المقصود بزغاليل الحمام؟ هي طيور الحمام الصغيرة الّتي يكون سنّها يقارب 4 أسابيع، وتمتاز بنكهتها اللّذيذة والشهيّة، وقيمتها الغذائية العالية؛ حيث يحتوي لحمها على عددٍ من الفيتامينات، والأملاح المعدنيّة، والبروتينات، والأحماض الأمينية كالأوميغا 3، والأوميغا 6. وتختلف زغاليل الحمام عن الحمام العادي من حيث نوعية اللحم، حيث يكون لحم زغاليل الحمام أكثر ليونةً من لحم الحمام، وذلك لأنّه صغير ولم يتعلّم الطيران بعد، حيث إنّ الطيران قد يزيد من قساوة اللحم. فوائد زغاليل الحمام تكمن فوائد زغاليل الحمام
تعبير عن عيد المعلم

تعبير عن عيد المعلم

من علّمني حرفاً كنت له عبداً، بهذه الكلمات نصف الشموع التي تحترق كل يوم لكي تُنير لنا دروبنا بالعلم والمعرفة، لمن هم أهلل للحكمة، بكم نبدأ كل أيامنا، وقليل عليكم أن نصنع لكم بقلوبنا كل يوم عيد. في يومكم الخاص هذا، نقتبس من الحروف التي علمتونا إيّاها أجمل الكلمات التي ستحاول أن تعطيكم جزءاً بسيطاً من فضلكم علينا، فالحمد لله الذي علّمنا بالقلم ما لم نعلم، وجعل منكم خير وسيلة لنقل هذا العلم، فدعوني باسم جميع أبنائكم أن أسطّر أسمى معاني الشكر والامتنان والعرفان والتقدير لكلّ منكم فرداً فرداً، يا
عبارات عن الهم والحزن

عبارات عن الهم والحزن

الهم هو من الأمور الصعبة على قلوبنا وتسبب الحزن المتعب، وهنا جمعتُ لكم عبارات عن الهم والحزن. عبارات عن الهم والحزن الأخطاء مصدر لسعادة مؤقتة وحزن دائم. إنك لا تستطيع أن تمنع طيور الحزن من أن تحلق فوق رأسك، ولكنك تستطيع أن تمنعها من أن تعشش في شعرك. نظر زين العابدين رحمه الله إلى سائل يبكي فقال: لو أن الدنيا كانت في يد هذا ثم سقطت منه ما كان ينبغي أن يبكي عليها. ربّ كئيب ليس تندى جفونه وربّ كثير الدمع غير كئيب. أشد الأحزان هو أن تذكر أيام السرور والهناء عندما تكون في أشد حالات التعاسة والشقاء.
البواسير والحمل

البواسير والحمل

البواسير تعتبر البواسير (بالإنجليزية: Hemorrhoids) أوردة منتفخة تظهر في فتحة الشرج والجزء السفليّ من المستقيم، على غرار الدوالي. وتُقسم إلى قسمين؛ البواسير الداخلية التي توجد داخل المستقيم، ولا يمكن رؤيتها أو الشعور بها ونادراً ما تتسبّب بانزعاج المصاب، ولكن قد يؤدي الشدّ عند تمرير البراز إلى تلف سطح الباسور مُسبّباً نزف الدم، وقد يُسبّب الشد أثناء تمرير البراز بروز الباسور الداخلي من خلال فتحة الشرج أيضاً. أمّا النوع الثاني فهو البواسير الخارجية التي تتطور تحت الجلد حول فتحة الشرج، وفي حال
أسباب تغير لون ماء الرديتر

أسباب تغير لون ماء الرديتر

أسباب تغير لون ماء الرديتر يُعد الرديتر من أجزاء السيارة المهمة ويجب المحافظة عليه والاهتمام به وتفقده باستمرار، ويعتبر في حالة ممتازة إذا كان الماء لونه شفاف وصافي لا يوجد به شوائب، ولكن إذا تم ملاحظة تغيير على لون الماء أو وجود آثار زيت مع الماء هذا يعني وجود تسرب زيت المحرك إلى نظام سائل التبريد مما يُسبب ضرر لمحرك السيارة وتكلفة صيانة عالية. تعود أسباب تغير لون ماء الرديتر واختلاط الزيت مع الماء إلى عدة أسباب أهما ما يأتي: كسر في حشية الرأس حشية الرأس هي عبارة عن سدادة مطاطية أو معدنية تقع
متى يجوز تقديم الصلاة

متى يجوز تقديم الصلاة

متى يجوز تقديم الصلاة أفتى علماء الأمة الإسلامية بعدم جواز أن يقدم المسلم الصلاة عن وقتها، كما لا يجوز له أن يصليها بعد فوات وقتها لقوله تعالى: (إِنَّ الصَّلاَةَ كَانَتْ عَلَى الْمُؤْمِنِينَ كِتَابًا مَّوْقُوتًا).وإنما يكون تقديم الصلاة عن وقتها في أحوال معينة، وأوقات معينة، وهذه الأحوال التي يجوز فيها تقديم الصلاة تكون عند الجمع بين الصلوات، والصلوات التي يجوز الجمع بينها هي صلاة المغرب مع العشاء، وصلاة الظهر مع العصر، ويكون الجمع في وقت أحد تلك الصلوات تقديماً أو تأخيراً. الحالات التي يجوز
أهمية علم الأحياء الدقيقة

أهمية علم الأحياء الدقيقة

أهمية علم الأحياء الدقيقة يعتبر علم الأحياء الدقيقة أحد أهم التخصصات في علم الأحياء لما له أهمية كبيرة في العديد من المجالات كالآتي: يساعد العلماء الوراثيون في فهم ودراسة الأحماض النووية DNA و RNA . يساهم في مكافحة الأمراض من خلال معرفة مُسبب المرض، وصنع اللقاحات اللازمة، بالإضافة إلى إنتاج المضادات الحيوية. يعمل علماء الأحياء الدقيقة على إنتاج المنتجات الكيميائية الضرورية للزراعة، وإجراء الفحوصات الطبية للماء والغذاء للتأكد من خلوهما من الجراثيم. يساعد على التميز بين أنواع الفطريات الضارة مثل
عبارات عن يوم العلم

عبارات عن يوم العلم

العلم العلم كالنور الذي نرى من خلاله الطريق المظلم، فالعلم في وقتنا هذا سلاح لتحقيق النجاح والطموح، وهو أساس الحياة فمن دونه لا يمكن أن نجتاز عقباتها؛ ولهذا جعل الله تعالى للعلماء مكانة خاصة، وفي هذا المقال سنقدم لكم عبارات جميلة عن العلم. عبارات عن العلم لا يمكن للمرء أن يحصل على المعرفة إلا بعد أن يتعلم كيف يفكر. لا حسب كالتواضع، و لا شرف كالعلم. اذا مُنع العلم عن العامة فلا خير فيه للخاصة. رأسمالك علمك ، و عدوك جهلك. ثلاثة أمور تزيد المرأة إجلالاً : الأدب ، والعلم ، والخلق الحسن. لا يزال