كيفية عمل ندوة

الندوة

تُعرف الندوة على أنّها نشاطٌ جماعيٌ هادفٌ، يقوم خلالها مجموعةٌ من الخبراء، الذين يتراوح عددهم ما بين ثلاثة إلى خمسة، بتوضيح جوانب وحيثيات موضوعٍ أو ظاهرةٍ مُعينة، أمام مجموعةٍ من الأفراد، الذين يتصلون بموضوع الندوة، ويجري بين الجانبين النقاش والحوارات البناءة، وتحتاج الندوة ككل الأنشطة إلى التخطيط والترتيب المُسبق، وفي هذا المقال سنذكر خطوات كيفية عمل ندوة.

كيفية عمل ندوة

تنقسم مراحل الإعداد لأي ندوة إلى ثلاث مراحل، هي:

مرحلة ما قبل الندوة

• تحديد موضوع الندوة وأهدافها.
• تحديد طبيعة المُتحدثين والاتصال بهم، والتنسيق معهم، مع ضرورة تذكيرهم قبل الندوة بأيام.
• تحديد موعد الندوة.
• تحديد مكان الندوة، وترتيبه.
• تحديد طبيعة الجمهور الذي سيتلقى الدعوة إلى الندوة.
• إعلام الجمهور بوقت الندوة وموعدها بشكلٍ واضح.
• تدوين بعض التوقعات، أو المخرجات المتوقع الوصول إليها خلال الندوة؛ كتفاعل الجمهور، وموائمة الموضوع مع حاجاتهم، بالإضافة إلى محاولة وضع حلول.
• تقسيم المدة الزمنية للندوة، ففي الفترة الأولى مثلاً يتمّ الحديث عن المُعطيات العامة للمشكلة، وفي الساعة الثانية يتدرج الحديث نحو الأسباب، ثمّ الحلول، وهكذا مع مراعاة تفعيل مشاركة الجمهور بين الحين والآخر.
• اعتماد الأسلوب الذي ستتمّ من خلاله الندوة؛ كأن تكون مُعتمدةً على التفاعل المباشر والقوي، كالذي نراه في محاضرات التنمية البشرية أو التوجيه الإبداعي، أو على الشروحات والخرائط، كالندوات العلمية.
• توفير المعدات والمُستلزمات جميعها، كالمقاعد، وتجهيز منصة المتحدثين، والتأكد من الإجراءات الفنية، كمكبرات الصوت، وأدوات العرض، والشاشات الذكية، وتوفر الإنترنت.
• إعداد قائمةٍ بأسماء المتحدثين، ومُسمياتهم المرتبطة بموضوع الندوة، ونبذةٍ عن موضوع الندوة وأهدافها، لتوزيعها على الجمهور عند بدء توافده إلى القاعات.

مرحلة أثناء الندوة

• بدء الندوة في الموعد المُحدد، حتى لو كان عدد الحضور قليلاً، أو تغيّب أحد المُتحدثين.
• الترحيب بالجمهور بواسطة عريف الندوة أو المنسق، والتعريف بموضوعها، وتقديم المتحدثين بما فيهم الغائبين أو المتأخرين.
• الحرص على الاتصال بالمتحدثين قبل بدء الندوة بساعتين، لضمان حضورهم في الموعد المُحدد، وفي حال تأخر أحدهم يتمّ الاعتذار للجمهور.
• بدء الندوة حسب التقسيم المُسبق.
• الحرص على سير الحوار حسب المدة الزمنية المُحددة لكلِّ قسمٍ من الندوة.
• توزيع النقاش بين الجميع، وأن لا ينحصر في فئةٍ دون أُخرى.
• تدخل مُنسق الندوة في حال احتدام النقاش، أو ظهور مشكلةٍ ما، ويجب أن يتمتع حينها بمرونةٍ عالية، تمكنه من ضبط مُجريات الندوة منذ زمن البدء، وحتى الدقيقة الأخيرة فيها.

ما بعد الندوة

• مقارنة التوقعات مع المجريات الفعلية في الندوة.
• مراجعة قائمة الأهداف فيما تمّ تحقيقها أم لا.
• تدوين كلّ مجريات الندوة، إمّا صوتياً، أو بالكاميرا، إلى جانب الاحتفاظ بنسخٍ عن الأوراق التي تمّ تقديمها في الندوة.
• توزيع الاستبيانات على الجمهور، لمعرفة انطباعاتهم العامة.
• الاستفادة من الأخطاء، لعدم تكرارها في الندوات اللاحقة.