طريقة كتابة طلب خطي

الطلب الخطي

يُمثّل الطلب الخطي نوعاً من أنواع الرسائل التي يستخدمها الشخص؛ من أجل لفت انتباه شخص آخر لطلب خاص به. ويُكتب الطلب الخطيّ للتعبير عن الآراء والأفكار باستخدام الكلمات، كما يُستخدم في العديد من المناسبات والأحداث العامة، مثل طلب ترقية في العمل ، أو الحصول على زيادة في الراتب ، أو التقدّم بطلب لجمع التبرعات، أو الحصول على رسالة توصية، ومهما كان الهدف من الطلب الخطيّ يجب الحرص على أن يُكتب بطريقة رسميّةٍ ومناسبة.

طريقة كتابة طلب خطي

يهتمّ الكثير من الأشخاص وتحديداً الموظفين في الشركات والمُؤسّسات ، وطلاب الجامعات بكتابة الطلبات الخطيّة؛ من أجل إرسال آرائهم ومقترحاتهم إلى الجهة المستلمة للطلب الخطيّ، ومن ثمّ استلام التوصيات والتعليمات التي تُمثّل الرد على الطلب، سواء من إدارة المُنشأة أو المدرّس الجامعي. ولكن قبل كتابة الطلب الخطيّ يجب أن يهتمّ كاتب الطلب بضرورة كتابته بطريقة صحيحة، ويعتمد النجاح في ذلك على إدراك خطوات الكتابة، والعناصر التي يتكوّن منها الطلب الخطيّ، وفيما يأتي معلومات عنها.

عناصر الطلب الخطي

يتكوّن الطلب الخطيّ من مجموعة عناصر أساسيّة يجب أن تُستخدم في نص الطلب؛ حتّى تُساهم في تحقيق الغرض الخاص به، وضمان وصوله إلى الجهة المستلمة له، وفيما يأتي معلومات عن أهم العناصر الخاصة بالطلب الخطيّ:

• البريد الإلكترونيّ الخاص بمُرسل الطلب الخطيّ.
• تاريخ كتابة الطلب الخطيّ.
• عنوان الشخص أو مستلم الطلب الخطيّ.
• موضوع الطلب الخطيّ.
• محتوى الطلب الخطيّ.
• إغلاق نص الطلب الخطيّ.
• توقيع كاتب الطلب الخطيّ.

خطوات كتابة طلب خطي

تعتمد كتابة طلبٍ خطيّ على تطبيق مجموعة من الخطوات الأساسيّة، وهي:

• إعداد خطة لكتابة الطلب الخطيّ: قبل المباشرة في كتابة الطلب الخطيّ يجب على كاتبه تجهيز مُخطط له، ويشمل تحديد الأفكار التي سيكتب عنها الطلب، والمحتويات التي سيضيفها له، مثل العنوان، والمصادر، والمراسلات ، والفواتير، وغيرها من المحتويات التي تتناسب مع طبيعة الطلب الخطيّ، فتُساعد هذه الخُطة على توفير الوقت والجهد أثناء كتابة الطلب.
• الصياغة الأوليّة للطلب الخطيّ: هي نسخةٌ تشبه النسخة الأصليّة للطلب الخطيّ؛ حيث تساعد كاتب الطلب على تجنّب ارتكاب الأخطاء الإملائيّة والنحويّة أثناء كتابة النسخة الأصليّة من الطلب الخطيّ، فمن الممكن إنشاء مجموعة من النسخ المتنوّعة لمسودة الطلب الخطيّ، ومن ثمّ اختيار أنسب نسخة منها حتّى تكون النسخة الأصليّة والنهائيّة.
• استخدام المباشرة أثناء كتابة الفقرات: هو الحرص على المباشرة في تقديم محتوى الطلب الخطيّ؛ أي الاهتمام بالانتقال بين فقراته بطريقة مباشرة، فالغرض الأساسيّ من كتابة الطلب الخطيّ هو تقديم فكرة أو توضيح رأي معين؛ لذلك لا توجد أي ضرورة لاستخدام أي كلمات غير مفهومة أو إضافة معلومات لا تُشكّل أي أهميّةٍ للموضوع الرئيسيّ الخاص بالطلب الخطيّ.
• سهولة الطلب الخطيّ: هي كتابة الطلب الخطيّ بطريقةٍ سهلة تُساعد على فهم المستلم له، وتُعزّز من استجابته وتفاعله مع محتوى الطلب؛ لذلك يجب الابتعاد عن استخدام نقاط غير واضحة أو معلومات لا تتناسب مع الغرض من الطلب الخطيّ، فيجب على كاتب الطلب الخطيّ توفير جميع التسهيلات التي تُساعد المستلم على التفاعل معه، مثل كتابة رقم الهاتف أو البريد الإلكترونيّ للرد على استفسارات مستلم الطلب أو توفير المرفقات المناسبة لتعزيز محتوى الطلب الخطيّ، مثل المرفقات الخاصة بالاجتماعات.
• كتابة فقرات قصيرة أو طويلة: بعد الانتهاء من الاستعداد لكتابة الطلب الخطيّ، واختيار الصيغة النهائيّة له، يكون من الضروري تحديد حجم فقراته أي الاختيار بين أن تكون قصيرة أو طويلة، وغالباً يُفضّل أن يكون نص الطلب الخطيّ بسيطاً ويحتوي على فقرة واحدة أو فقرتين، كما تُؤثّر طبيعة الطلب بعدد فقراته؛ إذ إن الطلبات التي تُستخدم لطلب تمويل أو تبرعات تحتاج إلى فقراتٍ طويلة تحتوي على مجموعة من النقاط الإيجابيّة؛ ممّا يُساعد على إقناع مستلم الطلب بالموافقة. أمّا الطلبات التي تُرسل إلى المصارف لطلب دفتر شيكات مثلاً فهي لا تحتاج إلى الكثير من الكلمات أو المعلومات لتوضيح النص.
• إضافة ترويسة الطلب الخطيّ: وتُعرف باسم رأس الطلب الخطيّ، وغالباً تكون موجودة في الطلبات الخطية الرسميّة، أمّا الطلبات الخطيّة غير الرسميّة لا توجد أي ضرورة لاستخدام الترويسة فيها إلّا إذا أراد الكاتب إضافتها للطلب.
• إغلاق رسالة ونص الطلب الخطيّ: هي الخطوة الأخيرة في كتابة الطلب الخطيّ قبل إرساله إلى مستلمه، وعادةً تُمثّل هذه المرحلة الفقرة الأخيرة بين فقرات الطلب الخطيّ، ويجب أن تنتهي بطريقةٍ مهذبةٍ، وتحتوي على عبارات الشكر، والامتنان، والتقدير للجهة المستلمة للطلب الخطيّ.

أنواع الطلبات الخطيّة

تُستخدم العديد من أنواع الطلبات الخطيّة ويُساهم كلّ نوع منها في تحقيق هدف معين، كما تعتمد هذه الأنواع على الأشخاص أو الإدارات التي سوف يرسل لها الطلب الخطيّ، وفيما يأتي معلومات عن بعض من أنواع الطلبات الخطيّة:

• طلب خطيّ للمقابلة: هو الطلب الذي يُقدّمه الشخص من أجل الاستعداد لمقابلة شخصيّة بهدف الحصول على وظيفة ، ويحتوي هذا الطلب على نوعية الوظيفة المطلوبة، ومعلومات عن الخبرات المهنيّة السابقة، وغيرها من المعلومات الأُخرى.
• طلب خطيّ للحصول على ترقية: هو الطلب الذي يُقدّمه الموظف بهدف توضيح الأسباب التي يرى أنها تُؤهله للحصول على ترقية في عمله ، ويشمل هذا النوع من الطلبات الخطيّة الإنجازات التي حقّقها الموظف خلال فترة عمله، والمساهمات التي قدّمها للمُنشأة.
• طلب خطيّ مُتخصص بالمعلومات: هو الطلب الذي يُرسله الشخص للحصول على معلومات معينة، ويجب أن يحرص على تقديم هذا الطلب بأسلوب مهذّب، كما من المهم توضيح إمكانية دفع أي قيمة ماليّة للحصول على المعلومات ، مثل تقديم طلب للحصول على تفاصيل أكثر حول نوع حديث من سيارة معينة.