تعريف الوثيقة الإدارية وانواعها ووظائفها

مفهوم الوثيقة الإدارية

تعرف الوثيقة الإدارية كما يأتي:

الوثيقة الإدارية هي عبارة عن العديد من الوثائق التي تقوم بتحريرها الإدارة من خلال موظفيها وتقوم باستعمالها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وذلك حتى تقوم بالعمليات الإدارية المتنوعة بهدف الوصول إلى المبتغى المراد لها.
هي وثيقة رسمية تم تحريرها باسم الموقع إذا كانت شخصًا أو باسم المرفق العام إذا كانت إدارية.
هي عدة أوراق أو سجلات نظامية ورسمية تصدرها جهات إدارية تم تخويلها قانونيًا أو تنظيميًا لهذه الغاية.
هي سجلات أو مجموعة من الأوراق تم إصدارها بطريقة قانونية ونظامية، وتحتوي على معطيات ومعلومات محددة، كما أن هذه الوثيقة نتجت عن جهات إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو مرفق عام، وتعتبر أداة للتعبير عن مواقف الإدارة أو حتى تقوم بتأكيد حدث ما.
هي الوثائق التي تحتوي على مهمات وأعمال المؤسسات والوزارات والدوائر الحكومية.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب شكلها

من أنواع الوثائق الإدارية حسب شكلها:

المخطوطات

تم اشتقاقها من الفعل خط، وتعني كتب أو صور ويعني كتاب يخط حتى تميزه عن الخطاب أو أي وثيقة أخرى أو اللفظ بحروف هجائية أخرى كتبت بخط اليد وبالأخص الكتب التي كتبت قبل عصور الطباعة.

الأرشيف الورقي

يحتوي على جميع النصوص والموضوعات التي تم نقشها وكتابتها، وتم تدوينها حتى تحقق أهدافًا مختلفة، ولا يكون تدوينها بهدف نشرها. كما تحتوي على الوثائق المطبوعة بمختلف أنواعها الرسمية مثل المعاهدات والقوانين، والمراسيم والأمانات وغير ذلك، ولا تقل الوثائق الخاصة في أهميتها عن الوثائق الرسمية.

الأرشيف الإلكتروني

هو عبارة عن مجموعة من الرموز التي تم تسجيلها على مواقع أو تطبيقات إلكترونية، وهو الركيزة الأساسية للمعلومات الإلكترونية مما يستوجب اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منه. والوثائق الإلكترونية تختلف عن الوثائق الورقية التي تضم معلومات تقبل الاستغلال بشكل فوري ودون تجهيز خاص به.

من مميزات هذا النوع من الوثائق؛ السرعة والعملية في الاستغلال، وقابلية النسخ والتعديل والتبادل كما تقوم بالقضاء على الاستيعاب المكاني وذلك بسبب طاقة الاستيعاب الكبيرة لها، ومن عيوب هذه الوثائق صعوبتها فتفتقر أصالتها الأولى كما لا تتميز بعضها بالسرعة في ظل عدم وجود نظام حازم حتى يقوموا بالاطلاع عليها.

من أنواع الوثائق الإلكترونية: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، ملفات معالجة النصوص وهي وثائق تتضمن معلومات عن نشاط أو تفكير معين.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات

من أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات:

الوثائق السياسة

هي السجلات التي ترتبط بالمؤسسات مثل الخطط أو الأساليب أو الأنظمة التي تم اعتمادها من قبل المؤسسة لتطبيق مسؤولياتها ووظائفها. وتحتوي هذه ثلاث فئات أساسية:

الوثائق التنظيمية: وهي الميزانيات وكشوفات الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
الوثائق الحاكمة: وتشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن مستويات السلطة العليا، وملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات أو الإصدارات المنتظمة التي تقوم على تحديد مسارات العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المرتبطة بطرق أعباء العمل والأداء.
وثائق الإبلاغ: وتشمل التقارير السنوية، والتقدم الدوري أو التقارير المختصرة، والتقارير الخاصة أو الإنجازات، وكتب جلسات الاستماع، وكتب الاجتماعات والمؤتمرات، وتاريخ الوكالة.

الوثائق التشغيلية

وهي السجلات الواجبة لتطبيق الأنظمة والإجراءات والعمليات الإدارية ، والقيمة التشغيلية تعني فائدة السجل في إدارة الأعمال المنظمة. وتشمل الأمثلة عليها؛ التفويضات أو السجلات الإجرائية أو السجلات التي تعطي التوجيه.

وظائف الوثيقة الإدارية

للوثيقة الإدارية أهمية ووظائف عدة، ومنها ما يلي:

تحديد المركز القانوني لشخص في إدارة ما: قرار التعيين أو التثبيت أو الإحالات على الاستيداع أو قرار قبول الاستقالة ، تعتبر قرارات إدارية تحدد المركز القانوني للفرد كونه عيّن في درجة من درجات التسلسلات الإدارية أو ثبّتَ في درجة معينة أو انتدبَ للعمل في إدارة أخرى أو أنه قطع العلاقات بالإدارة بشكل نهائي أو حصل جمود بعلاقات العمل لمدة معينة.
أداة قانونية حتى تقوم بمخاطبة الغير: المقصود بالغير هو الفرد سواء من الإدارة أو خارج الإدارة ومن الأمثلة عليه الاستدعاء والذي يسمح للإدارة باستدعاء فرد خارجي عن لتنفيذ مصالحها وإفادتها بوثيقة ما لاستكمال ملفات معينة
وسيلة لتحويل أو إحالة الوثائق والمستندات: هو وثيقة إدارية تسمح باعتراف جهة إدارية داخلية أو خارجية حتى تقوم باستلام ملفات أو وثائق من جهة معينة، بحيث ترد في هذه الوثيقة ذكر الجهة المسلمة للوثائق وأنواع هذه الوثائق والهدف منها والجهة المستلمة لها.
الإعلام: مثل إصدار الإدارة للعاملين لديها وثيقة إعلامية حتى تقوم بإعلامهم بقرار معين أو أن يرفع الموظف تقريرًا لمديره يخبره من خلاله بحدوث أمر ما، أو عندما توجه الإدارة مراسلة لفرد ما تعلمه بموضوع محدد.
التوجيه: مثل إصدار الإدارة مذكرة صلح تقوم عن طريقها بتوجيه العمال، وتقوم على ضبط سلوكياتهم، مثل إصدار الإدارة وثيقة أو كتاب تقوم من خلاله بضبط مواعيد الدخول والخروج من العمل، أو ضبط حركة انتقال العمال من مكان إلى آخر.

2023-12-1445مال وأعمال

مزيد من المشاركات

صفات حاملة اسم نائلة

تحليل الشخصية لحاملة اسم نائلة بعد إجراء عدد من الأبحاث والدراسات التي قام بها أخصائيو علم النفس ومحللو الشخصية، فقد ذهبوا إلى طريقة تحليل الشخصية من خلال الاسم الذي يحمله صاحبها، وفيما يأتي أبرز الصفات الشخصية التي تتمتع بها من تحمل اسم نائلة من الناحية الإيجابية والسلبية على حد سواء والتي تساعد في تحليل شخصيتها. الصفات الإيجابية لحاملة اسم نائلة هناك عدد من الصفات الإيجابية التي قد تظهر واضحةً ومشتركةً بين من يحملن اسم نائلة من الإناث، وفيما يأتي نذكر بعضاً من هذه الصفات: هادئة غالباً ما

فوائد الفصفص الأسود

الفصفص الأسود الفصفص الأسود اسمٌ يطلق على بزر دوّار الشمس، ويُسمى أيضاً بزر عبّادِ الشمس، وبزر عينِ الشمس، واللّب، وهو من أشهر أنواع المُكسرات التي يتناولها النّاس بكثرة، ويعتبر الفصفص الأسود من أهم أنواعِ البذور، نظراً لفوائده الكثيرة، ويتم الحصول عليه من زهرةِ دوّار الشمس ، وهي من النباتاتِ المعروفة مُنذ أكثرِ من خمسةِ آلاف عام، وتنتمي إلى عائلة النباتات المُركبة، وتَتَميّز بزهورها الشعاعية الجميلة، التي تتجه دائماً نحو الشمس. الجدير ذكره أنّ نبات دوّار الشمس ظلّ لفترةٍ طويلةٍ يُزرعُ لأغراض

كيفية زراعة النجيل

النجيل النجيل هو نوع من أنواع الأعشاب المعروفة الدائمة الخضرة والتي يزرعها غالبية الناس في حدائقهم، أو يفرشونها في أفنية المنازل، وهو عشب قابل للتكيُّف في الظروف المناخية المختلفة كالصحاري وغيرها؛ حيثُ يبقى في المناطق الحارة أخضر طوال العام، أما في المناطق التي تنخفض فيها درجات الحرارة إلى أقل من 15.5 درجة مئويّة، فإنّ النجيل يقضي فترة من العام في حالة سكون حيويّ (سبات)، وهو من العائلة النجيلية من النبات (بالإنجليزية: Poaceae). أمّا عن تسميته فله أسماء مختلفة شاع منها عشب البيرمودا

ما علاج ارتفاع إنزيمات الكبد

علاج ارتفاع إنزيمات الكبد حقيقةً يعتمد علاج ارتفاع إنزيمات الكبد على علاج السبب الكامن وراء حدوث هذا الارتفاع، بالإضافة إلى اعتماد العلاج على شدة الحالة، ويمكن اتخاذ بعض الإجراءات التدبيرية -إلى جانب علاجات المُسبب- في حال كان ارتفاع إنزيمات الكبد مصحوبًا بظهور أعراض وعلامات معينة، وفيما يأتي بيان علاج أكثر مُسببات ارتفاع إنزيمات الكبد شيوعًا. علاج التهاب الكبد الفيروسيّ يتمثل التهاب الكبد بحدوث التهاب في خلاياه وتلف واضح فيها، وتوجد عدة أنواع لالتهاب الكبد ، منها التهاب الكبد الفيروسي أ،

زوجات سيدنا إبراهيم

زوجات سيّدنا إبراهيم عليه السّلام تعدّ السيدة هاجر والسيدة سارة من زوجات النبيّ إبراهيم المشهور معرفتهم عند المسلمين، وقد ذُكِر في مرويات أهل الكتاب بالإضافة إلى ذلك السيّدتان قنطورا وحجون، وسيتمّ فيما يأتي ذكر نبذةٍ عن كل زوجةٍ من زوجات النبيّ إبراهيم -عليه السلام-: السيّدة سارة السيدة سارة هي أمّ إسحاق -عليه السّلام-، وزوجة نبيّ الله إبراهيم -عليه الصّلاة والسّلام-، وابنة عمّه، وقد خرجت مع زوجها إبراهيم -عليه السّلام- وابن أخيه لوط -عليه السلام- إلى بيت المقدس، وأقاموا في قريةٍ صغيرة تُدعى

فوائد وأضرار رجيم التمر واللبن

التمر و اللبن يُعدُّ اللبن من الأطعمة المفيدة للانسان لاحتوائه على الكثير من المواد الغذائية المفيدة، مثل: البروتين، والكالسيوم، وفيتامين ب2، وفيتامين ب12، والبوتاسيوم، والمغنيسيوم، بالاضافة إلى البروبيوتيك (بالانجليزية: Probiotics)؛ وهي عبارة عن نوعٍ من أنواع البكتيريا النافعة التي توجد بشكلٍ طبيعيّ في الجهاز الهضمي ، وهناك بعض الأدلة التي تبيّن أنّ بعض السلالات من هذه البكتيريا قد تساعد على دعم صحة الجهاز المناعيّ والجهاز الهضميّ، أمّا بالنسبة للتمر فهو ثمرة شجرة النخيل التي تزرع في العديد

فقدان البصر

فقدان البصر يُعد فقدان البصر إحدى المشاكل الشائعة نسبيًّا، ويُمكن أن يحدث بشكلٍ كامل أو جزئي وقد يؤثر على إحدى العينين أو كلتيهما، ومن الجدير بالذكر بأنّ هذه المشكلة قد تكون في بعض الأحيان مؤقتة أي قابلة للعلاج، أو يُمكن أن تكون مشكلة دائمة ولا يُمكن علاجها. ما هي أنواع فقدان البصر؟ في الواقع يوجد 3 أنواع رئيسية من فقدان البصر: عمى الألوان: يستطيع الأشخاص المُصابون بعمى الألوان الرؤية بشكلٍ طبيعي والقيام بالأنشطة اليومية دون أيّة مشاكل، ولكن قد يواجهون صعوبة في تمييز الاختلافات في ظلال الألوان

فوائد الشجر

الأشجار تعتبر الأشجار من مظاهر الحياة والطبيعة على هذه الأرض، وهي أحد أشكال الغطاء النباتي الذي يُغطي سطح الأرض، والتي تنمو ليصل طولها إلى عدة أمتار أو أكثر. توجد الأشجار على عدة أصناف وأشكال وكل صنف يختلف عن الآخر في الخصائص والسمات، فهناك ما يعتمد على كمية كبيرة من الماء، والآخر على كميّة قليلة من أشعة الشمس، وهكذا. وكما نعلم فإنّ للأشجار فوائد ووظائف كبيرة في الطبيعة سنتطرّق للحديث عنها في هذا المقال وبالتفصيل. فوائد الشجر للأشجار بعض الفوائد المختلفة، وفيما يأتي أبرزها: الفوائد الطبيعية