تعريف الوثيقة الإدارية وانواعها ووظائفها

مفهوم الوثيقة الإدارية

تعرف الوثيقة الإدارية كما يأتي:

الوثيقة الإدارية هي عبارة عن العديد من الوثائق التي تقوم بتحريرها الإدارة من خلال موظفيها وتقوم باستعمالها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وذلك حتى تقوم بالعمليات الإدارية المتنوعة بهدف الوصول إلى المبتغى المراد لها.
هي وثيقة رسمية تم تحريرها باسم الموقع إذا كانت شخصًا أو باسم المرفق العام إذا كانت إدارية.
هي عدة أوراق أو سجلات نظامية ورسمية تصدرها جهات إدارية تم تخويلها قانونيًا أو تنظيميًا لهذه الغاية.
هي سجلات أو مجموعة من الأوراق تم إصدارها بطريقة قانونية ونظامية، وتحتوي على معطيات ومعلومات محددة، كما أن هذه الوثيقة نتجت عن جهات إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو مرفق عام، وتعتبر أداة للتعبير عن مواقف الإدارة أو حتى تقوم بتأكيد حدث ما.
هي الوثائق التي تحتوي على مهمات وأعمال المؤسسات والوزارات والدوائر الحكومية.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب شكلها

من أنواع الوثائق الإدارية حسب شكلها:

المخطوطات

تم اشتقاقها من الفعل خط، وتعني كتب أو صور ويعني كتاب يخط حتى تميزه عن الخطاب أو أي وثيقة أخرى أو اللفظ بحروف هجائية أخرى كتبت بخط اليد وبالأخص الكتب التي كتبت قبل عصور الطباعة.

الأرشيف الورقي

يحتوي على جميع النصوص والموضوعات التي تم نقشها وكتابتها، وتم تدوينها حتى تحقق أهدافًا مختلفة، ولا يكون تدوينها بهدف نشرها. كما تحتوي على الوثائق المطبوعة بمختلف أنواعها الرسمية مثل المعاهدات والقوانين، والمراسيم والأمانات وغير ذلك، ولا تقل الوثائق الخاصة في أهميتها عن الوثائق الرسمية.

الأرشيف الإلكتروني

هو عبارة عن مجموعة من الرموز التي تم تسجيلها على مواقع أو تطبيقات إلكترونية، وهو الركيزة الأساسية للمعلومات الإلكترونية مما يستوجب اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منه. والوثائق الإلكترونية تختلف عن الوثائق الورقية التي تضم معلومات تقبل الاستغلال بشكل فوري ودون تجهيز خاص به.

من مميزات هذا النوع من الوثائق؛ السرعة والعملية في الاستغلال، وقابلية النسخ والتعديل والتبادل كما تقوم بالقضاء على الاستيعاب المكاني وذلك بسبب طاقة الاستيعاب الكبيرة لها، ومن عيوب هذه الوثائق صعوبتها فتفتقر أصالتها الأولى كما لا تتميز بعضها بالسرعة في ظل عدم وجود نظام حازم حتى يقوموا بالاطلاع عليها.

من أنواع الوثائق الإلكترونية: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، ملفات معالجة النصوص وهي وثائق تتضمن معلومات عن نشاط أو تفكير معين.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات

من أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات:

الوثائق السياسة

هي السجلات التي ترتبط بالمؤسسات مثل الخطط أو الأساليب أو الأنظمة التي تم اعتمادها من قبل المؤسسة لتطبيق مسؤولياتها ووظائفها. وتحتوي هذه ثلاث فئات أساسية:

الوثائق التنظيمية: وهي الميزانيات وكشوفات الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
الوثائق الحاكمة: وتشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن مستويات السلطة العليا، وملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات أو الإصدارات المنتظمة التي تقوم على تحديد مسارات العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المرتبطة بطرق أعباء العمل والأداء.
وثائق الإبلاغ: وتشمل التقارير السنوية، والتقدم الدوري أو التقارير المختصرة، والتقارير الخاصة أو الإنجازات، وكتب جلسات الاستماع، وكتب الاجتماعات والمؤتمرات، وتاريخ الوكالة.

الوثائق التشغيلية

وهي السجلات الواجبة لتطبيق الأنظمة والإجراءات والعمليات الإدارية ، والقيمة التشغيلية تعني فائدة السجل في إدارة الأعمال المنظمة. وتشمل الأمثلة عليها؛ التفويضات أو السجلات الإجرائية أو السجلات التي تعطي التوجيه.

وظائف الوثيقة الإدارية

للوثيقة الإدارية أهمية ووظائف عدة، ومنها ما يلي:

تحديد المركز القانوني لشخص في إدارة ما: قرار التعيين أو التثبيت أو الإحالات على الاستيداع أو قرار قبول الاستقالة ، تعتبر قرارات إدارية تحدد المركز القانوني للفرد كونه عيّن في درجة من درجات التسلسلات الإدارية أو ثبّتَ في درجة معينة أو انتدبَ للعمل في إدارة أخرى أو أنه قطع العلاقات بالإدارة بشكل نهائي أو حصل جمود بعلاقات العمل لمدة معينة.
أداة قانونية حتى تقوم بمخاطبة الغير: المقصود بالغير هو الفرد سواء من الإدارة أو خارج الإدارة ومن الأمثلة عليه الاستدعاء والذي يسمح للإدارة باستدعاء فرد خارجي عن لتنفيذ مصالحها وإفادتها بوثيقة ما لاستكمال ملفات معينة
وسيلة لتحويل أو إحالة الوثائق والمستندات: هو وثيقة إدارية تسمح باعتراف جهة إدارية داخلية أو خارجية حتى تقوم باستلام ملفات أو وثائق من جهة معينة، بحيث ترد في هذه الوثيقة ذكر الجهة المسلمة للوثائق وأنواع هذه الوثائق والهدف منها والجهة المستلمة لها.
الإعلام: مثل إصدار الإدارة للعاملين لديها وثيقة إعلامية حتى تقوم بإعلامهم بقرار معين أو أن يرفع الموظف تقريرًا لمديره يخبره من خلاله بحدوث أمر ما، أو عندما توجه الإدارة مراسلة لفرد ما تعلمه بموضوع محدد.
التوجيه: مثل إصدار الإدارة مذكرة صلح تقوم عن طريقها بتوجيه العمال، وتقوم على ضبط سلوكياتهم، مثل إصدار الإدارة وثيقة أو كتاب تقوم من خلاله بضبط مواعيد الدخول والخروج من العمل، أو ضبط حركة انتقال العمال من مكان إلى آخر.

2023-12-1427مال وأعمال

مزيد من المشاركات

وسائل التربية الصحية

وسائل التربية الصحية يُقصد بالتربية الصحية تعديل سلوك الأفراد واتجاهاتهم وعاداتهم فيما يخص الجانب الصحي من حياتهم، وذلك من خلال تزويدهم بالمعلومات اللازمةلاتباع الأساليب الصحية الحديثة، وتثقيفهم بالعادات والسلوكيات الخاطئة والتي تؤثّر سلباً على الصحّة العامّة، وسنعرّفكم في هذا المقال على وسائل التربية الصحية المتعددة. أهداف التربية الصحية إدراك كل فرد مسؤوليته الكاملة نحو صحته الجسديّة وكذلك النفسيّة، ومعرفته بأنّ الأمراض التي يواجهها تحدث نتجيةً لبعض الممارسات الخاطئة التي يقوم بها. تعديل

دعاء الأرق

أدعية مأثورة لدفع الأرق والكرب قد يُصاب الإنسان بالأرق بسبب التعب وكثرة التفكير، ويُستحبّ حينها اللجوء إلى الله -تعالى- بالدعاء والذكر، فهو القائل -سبحانه-: (أَلَا بِذِكْرِ اللَّهِ تَطْمَئِنُّ الْقُلُوبُ)، وفيما يأتي ذكر العديد من الأدعية المأثورة عن النبي -صلى الله عليه وسلم- لدفع الأرق قبل النوم، ولإزالة الكرب والضيق الذي يشعر به المسلم. أدعية لدفع الأرق جاء في السنّة أن خالد -رضي الله عنه- شكا للنبيّ عدم قدرته على النوم بسبب الأرق، فعلّمه النبيّ أدعية عند النوم ، وبعض هذه الأحاديث إسنادها

نبذة عن كتاب من الذي حرك قطعة الجبن الخاصة بي؟

نبذة عن كتاب من الذي حرك قطعة الجبن الخاصة بي؟ كتاب من الذي حرك قطعة الجبن الخاصة بي؟؛ هو كتاب من تأليف سبنسر جونسون صدر الكتاب باللغة الإنجليزية، وتُرجم إلى اللغة العربية بواسطة مكتبة جرير، يقع الكتاب بواقع عدد صفحات (96) صفحة، وقد نال الكتاب شهرة واسعة حتى أصبح واحداً من أكثر الكتب مبيعاً في العالم. موضوعات كتاب من الذي حرك قطعة الجبن الخاصة بي؟ اشتمل الكتاب على عدة موضوعات حاولت معالجة الأحداث الطارئة التي تحدث في حياة الإنسان؛ وذلك من خلال سرد القصص والمقارنة بين أنماط الشخصيات، وفيما يأتي

طريقة عمل أكلات كورية سهلة

المطبخ الكوري هو أحد المطابخ العالمية العريقة والقديمة، ويعتمد على العديد من المواد، مثل: اللحوم، والأرز المطبوخ، والخضار، وزيت السمسم، وأهمّ ما يُميزه هو أطباقه الصحيةّ والخفيفة على المعدة، حيث تُطهى على البخار، ويوجد العديد من االاطباق الكورية التي لاقت رواجاً واسعاً في مختلف المطاعم العالمية، مثل: النودلز، والرامان، والدجاج المقلي، وفي هذا المقال سنذكر كيفية تحضير أربع أنواع من الاطباق الكورية، والتي يمكن تحضيرها في البيت، دون الحاجة إلى تناولها في المطاعم المختلفة. المعكرونة الكورية

فوائد شرب الكمون

فوائد الكمون محتواه من العناصر الغذائية يحتوي الكمون على العديد من العناصر الغذائية لمفيدة لصحة الجسم، ونذكر من أهمّ هذه العناصر ما يأتي: الحديد: يُعدُّ الكمون من المصادر الطبيعيّة المهمّة الغنيّة بالحديد، حتى عند استهلاكه بكميّاتٍ صغيرة، إذ تحتوي ملعقةٌ صغيرةٌ منه على 1.4 مليغرام من الحديد، أي ما يُعادل 17.5% من الكمية اليومية المرجعية، ويُعدُّ الحديد ضرورياً للأطفال لتعزيز النمو، كما أنَّه ضروريٌ للنساء في عمر الشباب لتعويض الحديد المفقود أثناء فترة الحيض، ومن الجدير بالذكر أنَّ نقص الحديد

مدة صلاحية البيض المسلوق

مدة صلاحية البيض المسلوق خارج الثلاجة ترتفع احتماليّة فساد البيض المسلوق بسرعة وسهولة أكبر بالمُقارنة مع البيض النيء قبل الطهي؛ وقد يعود ذلك إلى تلف الطبقة المُغلّفة لقشرة البيض أثناء سلقه، إذ أنّ ذلك يجعل القشور مكشوفة ومعرَّضة لمُختلف العوامل البيئية المُحيطة؛ ومن بينها البكتيريا، وبالتالي فساد البيض نتيجة تلوّثه بها. لأجل ذلك، فإنّ مدّة صلاحية البيض المسلوق لا تتجاوز الساعتين كحدٍّ أقصى في حالة عدم الرغبة في حفظه داخل الثلاجة، سواءً كان البيض منزوع القشرة أم لا، وقد لا تتجاوز فترة صلاحيته

كتب عن الإدمان السلوكي

كتب عن الإدمان السلوكي يتم تعريف الإدمان السلوكي على أنه الرغبة الملحة في القيام بسلوك ما كالإدمان على تناول الطعام بشكل مستمر، دون قدرة الشخص على التوقف أو السيطرة على تصرفاته، على الرغم من العواقب الجسدية والاجتماعية السلبية الناتجة عن القيام بهذه السلوكيات، وقد أُلفت عدة كتب عن الموضوع، يذكر منها: مقدمة في الإدمان السلوكي كتاب مقدمة في الإدمان السلوكي (بالإنجليزية: Introduction to Addictive Behaviors) من تأليف دينيس إل ثومبس (Dennis L. Thombs)، وسينثيا ج.أوسبورن (بالإنجليزية: ‏Cynthia J.

حكم عن الحياة

حكم عن الحياة إليكم مجموعة من أجمل الحكم عن الحياة فيما يأتي: من يغرق يتعلق بعود قش. الحصاة من الجبل. الصباح رباح. العمر واحد والرب واحد. المأمول خير من المأكول. أول الشجرة بذرة. قيل ﻷفلاطون : "ما الشيء الذي لا يحسن أن يقال وإن كان صحيح؟"، قال: "مدح الإنسان نفسه". إنما المستقبل لأولئك الذين يؤمنون بجمال أحلامهم. احذر من كان العسل على شفتيه والحقد في قلبه. رب بعيد أنفع من قريب. حكم ومواعظ متنوعة عن الحياة إليكم مجموعة من الحكم والمواعظ عن الحياة فيما يأتي: من الأحلام تنبثق الأشياء الثمينة