أهمية إدارة المشتريات

نبذة عن إدارة المُشتريات

هي أحد أنظمة الأعمال التي تُمكِّن الشركات من إدارة عمليات وعلاقات الشراء اليومية والأسبوعية والشهرية، جوهر إدارة المشتريات هو توفير المال وزيادة الأرباح، ومن المُهم في أي منظمة أن تسعى إدارة المشتريات إلى تقليل التكلفة من خلال بناء استراتيجيات شراء واضحة ومفهمومة وذات جدوى.

لأن إدارة المشتريات الفعّالة تجعل أي منظمة تُحقق أرباح أكثر، بالإضافة إلى أن إدارة المشتريات الفعّالة تحقق لك أفضل سعر للمنتجات والخدمات وأيضا أفضل جودة.

أهمية إدارة المُشتريات

تُعد إدارة المشتريات عملية مهمة جداً، وذلك لأن الحصول على السِلعة المناسبة في الوقت المناسب وبالسعرالأفضل يوفِّر على المُنظمة الكثير، إذا لم يقم بذلك في صاحب المنظمة فان أرباحه ستنخفِض بشكل كبير وملحوظ.

حيث إن جزء كبير من إدارة المشتريات يعتمد على إدارة المخزون حيث إنه قد يشتري سلعة معينة بسعر ممتاز ومواصفات جيدة لكنه لا يكون بالفعل بحاجة إليها في الوقت الحالي بهذه الكميات التي حصل عليها.

وبالتالي قد يُكلِّفه تخزينها أموالا كثيرة للمحافظة عليها، كما أن هناك سلع لها مُدد انتهاء محددة فإذا لم تكن لديه إدارة مشتريات جيدة في المنظمة لإدارة مخزونه وربحه وكل ما يتعلق بهذا الأمر فإنه قد تُكلِّف شركته الكثير بل من الممكن إذا لم يتدارك الأمر، فإنه سيستعد حتماً لإغلاقها، أما عن أهمية إدارة المشتريات فهي ما يأتي:

تَخفيض التكاليف

وهذا الهدف الأسمى لإدارة المشتريات، حين يهدف قسم المشتريات لتوفير أكثر من مورِّد وأكثر من عَرض لأي سلعة تريدها الشركة فإن ذلك يُمكِّن الشركة من الحصول على أفضل سعر وأفضل جودة.

كما أن على قسم المشتريات أن يستثني الموردين الذين لا يستطيعون تأمين ذلك الأمر للشركة، كما يجب على قسم المشتريات الاستفادة من الخصومات والعروض، لجعل عملية الشراء فعالة وذات جدوى.

تَقليل المخاطر وتأمين التوريد

من المهم جداً لقسم المشتريات الحصول على أسعار جيدة للسلعة لكن يجب الانتباه لأمر مهم وهو تقليل المخاطر حيث إنك أحيانا قد تحصل على سعر جيد لشراء سلعة معينة لكن قد ينطوي ذلك على الكثير من المخاطرة وعدم التزام بالتوريد أحيانا.

لذلك على قسم المشتريات أن يُحدد السلع الأكثر أهمية للشركة ويحدد طريقة تأمينها بشكل دائم، وأن يقوم باختيار الموردين الذين يمكنهم إدارة المخاطر لكن بعيداً عن الشركة وقسم المشتريات.

إدارة العلاقات

لا يتوقَّف عمل إدارة المشتريات على الحصول على السلع المناسبة بالأسعار المناسبة، بل أيضا يجب إقامة علاقات جيدة مع الموردين وأصحاب السلع لأنهم يميلون إلى العلاقات الطويلة الأمد، فكما أنه يجب أن يتم تقاسم المخاطر معهم فلا بد أيضا من تقاسم الفوائد معهم كما يجب بناء علاقات آمنة بين الطرفين.

تَحسين الجودة

يجب أن تهتم إدارة المشتريات بتحسين الجودة كما تهتم بالحصول على السعر المناسب والمُنخفض.

الاستفادة من التكنولوجيا

وذلك من خلال تسخير التكنولوجيا لتسهيل عمليات التوريد وعمليات الطلب والشراء وعروض الأسعار.

علاقة قسم المشتريات بالقسم المالي

من المهم جداً ان يكون قسم المشتريات على دراية بالوضع المالي للشركة من خلال القسم المالي ، حتى يضع استراتيجية الشراء الخاصة به ويتأكد فيما يخص عمليات الشراء التي سيقوم بها ، فهناك قيود مالية احياناً قد لا يكون قسم المشتريات على دراية بها فيتخذ قرارات شرائية قد تضر بالشركة.