أهداف السكرتارية وأهميتها

أهداف السكرتارية

نظراً لأنّ السكرتير يهتم بالأمور الخاصّة بالمكتب طوال اليوم، لذا يمكن أن تتعدد الأهداف التي يعمل من أجلها يوماً تلو يوم أثناء وظيفته، ومن أبرز هذه الأهداف:

الحفاظ على الروتين اليومي

يعتبر وجود روتين معيّن لدى السكرتير أمراً هاماً، إذ إنه الشخص الأول الذي يتعامل مع العميل بمجرّد دخوله للمكتب، لذا لا بد من اتباعه لروتين معيّن والحفاظ عليه عبر عدد من المهارات المتضمّنة:

الرد على الهاتف والتحدّث مع العملاء.
التعامل مع البريد الإلكتروني أو الورقي الوارد.
نسخ المعلومات، وحفظها أو طباعتها.

تفعيل دور التكنولوجيا

مع وجودنا اليوم في القرن الواحد والعشرين، لا بد من تفعيل دور التكنولوجيا وتعزيزها بشكل أكبر من خلال كتابة المراسلات، وضع ومعالجة البيانات وجداولها عبر استخدام التطبيقات والبرامج الموجودة على شبكة الإنترنت.

إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت

يعتبر هذا أهم أهداف السكرتارية عبر تنظيم أمور المدراء، إضافةً لتنفيذ المهام بحرفية، مع مراعاة الانتباه الكامل للعميل، وتزويده بأية معلومات أو مستندات يطلبها، إضافةً للقيام بتقديم التقارير، والبحوث، والشكاوي والاقتراحات للمدراء والمساعدة في مراجعتها.

أهميّة السكرتارية

تتمثّل أهميّة السكرتارية في ما يلي:

الحفاظ على أسرار العمل والعاملين، نظراً لأنّ السكرتير عادةً ما يكون مطّلعاً على أخطر المهام وأدقها.
الاطلاع على موضوعات الاجتماعات والنقاشات، إضافةً إلى الأمور المتعلّقة بالتسويق، التخزين و أية مشاكل ماليّة تتعلّق بالشركة.
الإشراف على الخدمات الإداريّة.
المسؤوليّة المباشرة عن إدارة جداول العمل وتنظيمها.
التنسيق بين عمل مختلف الإدارات في الشركة أو المؤسسة.
حفظ وأرشفة البيانات، مما يسهّل عمليّة استرجاعها عند الحاجة إليها.

مهارات السكرتارية

لا بد من امتلاك من يشغل وظيفة السكرتارية لعدّة مهارات هي:

التنظيم: لا بد من امتلاك السكرتير لمهارات تنظيميّة عالية تخوّله من الحفاظ على كافة البيانات والمعلومات بشكل منظّم بدقّة.
مهارات شخصيّة: نظراً لأنّ أغلب عمل السكرتير يتعلّق بالتفاعل مع أشخاص آخرين سواء عملاء أو موظّفين.
تعدد المهام: يحتاج أحياناً للقيام بعدة مهام في آنٍ واحد.
الدقة والاهتمام بالتفاصيل: خاصّة أثناء التعامل مع تقييم المستندات.
العمل تحت الضغط: إنّ السكرتير معرّض دوماً للإجهاد، لذا لا بد من قدرته على العمل تحت الضغوطات لإنجاز العمل.

2023-12-1318منوع

مزيد من المشاركات

معنى اسم أميمة

معنى اسم أميمة أُمَيْمة اسم علم مؤنث عربي ليس له مذكر، وهو تصغير أمّ، أي الأم الصغيرة، وقيل أنه جرى تصغير الأم على أميمة بناءً على لفظها، كما يقول البعض أن معنى أميمة الحجارة التي تُشدخ بها الرؤوس. شخصيات مشهورة تحمل اسم أميمة حملت شخصيات عديدة في العالم العربي اسم أميمة، وفيما يأتي بعض تلك الشخصيات الشهيرة: أميمة الطاهر ممثلة سورية شاركت في العديد من الأعمال في التلفزيون والإذاعة والمسرح والسينما ، قدَّمت أكثر من 40 مسرحية منها: الملك هو الملك، والزوبعة، وفي بداية الثمانينيات بدأت بعالم

شعر إيليا أبو ماضي عن الحياة

قصيدة: فلسفة الحياة قال إيليا أبو ماضي : أَيُّهَا ذا الشاكي وَما بِكَ داءٌ :::كَيفَ تَغدو إِذا غَدَوتَ عَليلا إِنَّ شَرَّ الجُناةِ في الأَرضِ نَفسٌ :::تَتَوَقّى قَبلَ الرَحيلِ الرَحيلا وَتَرى الشَوكَ في الوُرودِ وَتَعمى :::أَن تَرى فَوقَها النَدى إِكليلا هُوَ عِبءٌ عَلى الحَياةِ ثَقيلٌ :::مَن يَظُنُّ الحَياةَ عِبءً ثَقيلا وَالَّذي نَفسُهُ بِغَيرِ جَمالٍ لا يَرى في الوُجودِ شَيئًا جَميلا لَيسَ أَشقى مِمَّن يَرى العَيشَ مُرّاً :::وَيَظُنُّ اللَذاتِ فيهِ فُضولا أَحكَمُ الناسِ في الحَياةِ أُناسٌ

عمل إيدامات جديدة

الإيدام يعتبر الإيدام أحد المأكولات الهندية المشهورة في العديد من الدول، وهو يتميز بتعدد مكوّناته، وبنكته الحارة، ويمكن تحضيره بالعديد من الطرق حسب الوصفة، وعادة ما يقدم مع الخبز أو الأرز، وهو سريع التحضير ولا يحتاج إلى الكثير من الخطوات، ومن أشهر الإيدامات: إيدام اللحم، وإيدام الدجاج، وفي هذا المقال سنذكر بهض الوصفات الجديدة لتحضير هذا الطبق. طريقة عمل إيدامات جديدة إيدام الدجاج والبازيلاء المكوّنات: ثلاث قطع من صدور الدجاج المطبوخة والمفتتة. حبة من البطاطس مقطعة إلى شرائح. حبة من الفليفلة

بماذا يتميز القصص القرآني

مُميّزات القَصص القرآنيّ المُميّزات الدينيّة للقَصص القرآنيّ تتعدّد المُميّزات الدينيّة للقَصَص القرآنيّ، وبيانها فيما يأتي: تعميق العقيدة في النُّفوس المُؤمنة؛ لتكون العقول على بصيرةٍ؛ إذ إنّ القرآن اتَّبع في ذلك أقوى الأساليب إقناعاً؛ فالعقيدة هي الفقه الأكبر الذي دَلّ على ركائز الشريعة الثابتة، كتوحيد الأُلوهيّة، والإيمان باليوم الآخر ، والرسالة السماويّة الخالدة، فقد حملت كُلّ تلك الركائز في طيّاتها قضايا مُهمّةً جاءت على هيئة القَصص التي ركّزت في المَقام الأوّل على الإيمان بالله وتوحيده،

السياحة الخارجية

السياحة الخارجية عرّفت منظمة السياحة العالمية WTO مُصطلح السياحة الخارجيّة على أنّه تجوال الفرد، وسفره إلى مناطق خارج نطاق حدود دولته، مع قضاء فترة زمنيّة فيه لمدّة زمنيّة لا تزيد عن عام، وذلك بهدف الترفيه، أو إنجازالأعمال، وغير ذلك، وساهم ارتفاع الدخل والنهوض الاقتصادي للدول في تنشيط السياحة الخارجيّة، وكذلك ظاهرة العولمة، وتُعتبر الدول النامية أكثر الدول تأثّراً بالسياحة الخارجيّة، وتُعد السياحة من أبرز وأكبر المجالات ذات التفرّعات المهنيّة في العالم حيث تشغل الوظائف السياحيّة واحدةً من بين

أفضل الفيتامينات للجسم

الفيتامينات تعتبر الفيتامينات مركبات عضوية يتم الحصول عليها عن طريق تناول بعض أنواع الأطعمة، أو من خلال تناول المكملات الغذائية، حيث يحتاجها الجسم من أجل تنظيم الكثير من العمليات الحيوية كعملية التمثيل الغذائي، والحفاظ على مستوى السكر في الدم، وحماية القلب وباقي أعضاء الجسم، بالإضافة إلى الوقاية من الإصابة بالعديد من الأمراض، ومن أجل الحصول على الكمية الكافية للجسم من الفيتامنيات يجب اتباع نظام غذائي صحي ومتوازن. أفضل الفيتامينات للجسم فيتامين B12 يساهم هذا الفيتامين بتحويل الكربوهيدرات إلى

الدكتورة بروين حبيب (شاعرة وإعلامية بحرينية)

تعريف حول بروين حبيب بروين حبيب إعلامية وشاعرة بحرينية، وفيما يأتي سيتم إدراج أبرز المعلومات حولها: اسم الشهرة بروين حبيب الاسم الحقيقي كاملًا برفين حبيب بلد الأصل البحرين تاريخ الميلاد 19/ 10/ 1969م مكان الميلاد البحرين، المنامة مجال الشهرة الإعلام والشعر نشأة بروين حبيب وأسرتها ولدت الشاعرة والإعلامية البحرينية بروين حبيب في العاصمة البحرينية المنامة في 19 من شهر أكتوبر عام 1969م، درست في مدارس المدينة، وتخرجت من كلية الأدب العربي، حيثُ حصلت على درجة البكالوريوس في الأدب العربي ، وتابعت

ما هو الميزوثيرابي للشعر

الميزوثيرابي للشعر تُعرّف تقنيّة الميزوثيرابي (بالإنجليزية: Mesotherapy) على أنّها حَقن الأدوية بشكلٍ مُباشر في الجلد، وقد استُخدِمت لأول مرة لعلاج مريض مُصاب بالربو، من خلال حقن وريده بالبروكائين (بالإنجليزية: procaine)، وظهرت حينئذ أعراض التحسّن على المريض،، وتُستخدَم تقنيّة الميزوثيرابيّ بالوقت الحاضر في علاج تساقط الشعر ، من خلال حقن فروة الرأس بالمُستخلصات النباتية، والفيتامينات المتنوعة، أو حقنها باستعمال أدوية مختلفة، مثل: المينوكسيديل (بالإنجليزية: Minoxidil)، و فيناسترايد