أهداف السكرتارية وأهميتها

أهداف السكرتارية

نظراً لأنّ السكرتير يهتم بالأمور الخاصّة بالمكتب طوال اليوم، لذا يمكن أن تتعدد الأهداف التي يعمل من أجلها يوماً تلو يوم أثناء وظيفته، ومن أبرز هذه الأهداف:

الحفاظ على الروتين اليومي

يعتبر وجود روتين معيّن لدى السكرتير أمراً هاماً، إذ إنه الشخص الأول الذي يتعامل مع العميل بمجرّد دخوله للمكتب، لذا لا بد من اتباعه لروتين معيّن والحفاظ عليه عبر عدد من المهارات المتضمّنة:

الرد على الهاتف والتحدّث مع العملاء.
التعامل مع البريد الإلكتروني أو الورقي الوارد.
نسخ المعلومات، وحفظها أو طباعتها.

تفعيل دور التكنولوجيا

مع وجودنا اليوم في القرن الواحد والعشرين، لا بد من تفعيل دور التكنولوجيا وتعزيزها بشكل أكبر من خلال كتابة المراسلات، وضع ومعالجة البيانات وجداولها عبر استخدام التطبيقات والبرامج الموجودة على شبكة الإنترنت.

إنجاز عدد من المهام في نفس الوقت

يعتبر هذا أهم أهداف السكرتارية عبر تنظيم أمور المدراء، إضافةً لتنفيذ المهام بحرفية، مع مراعاة الانتباه الكامل للعميل، وتزويده بأية معلومات أو مستندات يطلبها، إضافةً للقيام بتقديم التقارير، والبحوث، والشكاوي والاقتراحات للمدراء والمساعدة في مراجعتها.

أهميّة السكرتارية

تتمثّل أهميّة السكرتارية في ما يلي:

الحفاظ على أسرار العمل والعاملين، نظراً لأنّ السكرتير عادةً ما يكون مطّلعاً على أخطر المهام وأدقها.
الاطلاع على موضوعات الاجتماعات والنقاشات، إضافةً إلى الأمور المتعلّقة بالتسويق، التخزين و أية مشاكل ماليّة تتعلّق بالشركة.
الإشراف على الخدمات الإداريّة.
المسؤوليّة المباشرة عن إدارة جداول العمل وتنظيمها.
التنسيق بين عمل مختلف الإدارات في الشركة أو المؤسسة.
حفظ وأرشفة البيانات، مما يسهّل عمليّة استرجاعها عند الحاجة إليها.

مهارات السكرتارية

لا بد من امتلاك من يشغل وظيفة السكرتارية لعدّة مهارات هي:

التنظيم: لا بد من امتلاك السكرتير لمهارات تنظيميّة عالية تخوّله من الحفاظ على كافة البيانات والمعلومات بشكل منظّم بدقّة.
مهارات شخصيّة: نظراً لأنّ أغلب عمل السكرتير يتعلّق بالتفاعل مع أشخاص آخرين سواء عملاء أو موظّفين.
تعدد المهام: يحتاج أحياناً للقيام بعدة مهام في آنٍ واحد.
الدقة والاهتمام بالتفاصيل: خاصّة أثناء التعامل مع تقييم المستندات.
العمل تحت الضغط: إنّ السكرتير معرّض دوماً للإجهاد، لذا لا بد من قدرته على العمل تحت الضغوطات لإنجاز العمل.

2023-12-136منوع

مزيد من المشاركات

مفاهيم علمية لرياض الأطفال

رياض الأطفال تعرف رياض الأطفال على أنّها المؤسّسة التعليميّة، والتربويّة، والاجتماعيّة الأولى في حياة الطفل بعد الأسرة، حيث تبدأ مسيرة الطفل فيها عند سن الأربعة أعوام، وهي مكان يقصده الطفل لتعلم الأساسيات الرياضيات، كالأعداد، والحروف، والألوان، ويمكن تعليم الأطفال فيها غالبا عن طريق اللعب، أو بتبنّي فلسفات تعليميّة مختلفة، كما يتعلم الأطفال فيها بعض المفاهيم كالطويل، والقصير، واليمين، والشمال، فوق وتحت، والداخل والخارج، أما الدور الآخر لرياض الأطفال فيتمثل في دورها التربويّ والاجتماعيّ، حيث

مدينة الطائف

مدينة الطائف مدينة الطائف من المدن التابعة للمملكة العربية السعودية، وهي واقعة في الجهة الغربية للمملكة وبالتحديد في مكة المكرمة، على المنحدرات الشرقية لجبال السروات، حيث يبلغ ارتفاعها لحوالي 1700 متر فوق سطح البحر، وكلما اتجهنا باتجاه الغرب والجنوب يزداد هذا الارتفاع ليصل إلى حوالي 2500 متر. مميزات الطائف تتميز مدينة الطائف عن غيرها من المدن بالعديد من المميزات التي يمكن إيجازها فيما يلي: تتميز هذه المدينة بموقعها الاستراتيجي المهم فيما يتعلق بالجوانب العسكرية والإدارية، فهي بمثابة حلقة وصل

مدينة التل

مدينة التل تعتبر مدينة التل من مدن الجمهورية العربية السورية، وتقع في محافظة ريف دمشق بالجهة الشمالية من العاصمة السورية دمشقن حيث تبعد عنها بحوالي (14) كيلومتراً، حيث تقع ضمن جبال القلمون التي تمتد من جنوب دمشق إلى حمص، وتتربع فوق هذه الجبال، ويبلغ عدد سكانها قرابة (85.933) نسمة حسب تقديرات عام (2004م)، سميت مدينة التل بهذا الاسم نسبة إلى موقعها الموجود على تل مرتفع بأعلى الجبل. يعمل أغلب سكان المدينة بمجال الزراعة، حيث تنتشر فيها البساتين على ضفتي الوادي الذي يتمتع بتربة خصبة ومياه عذبة،

كيفية الربح من الفيس بوك

كيفية الربح من الفيس بوك يعد الربح من الفيس بوك من أكثر الطرق شيوعًا للربح عبر الإنترنت ، إذ يستطيع الشخص الذي يملك حساباً في الفيس بوك القيام باستخدام موقع التواصل الاجتماعي هذا لغايات أخرى غير نشر الصور والتواصل مع الآخرين، حيث يمكن أن يُشكل الفيس بوك طريقة جيدة لكسب الأموال، وسنتعرف فيما يلي على بعض الطرق للقيام بهذا الأمر: التسويق عبر الفيس بوك حيث يمكن أن يقوم مستخدم الفيس بوك بالتسويق لبعض المنتجات على الفيس بوك، وذلك من خلال تخصيص حساب مختلف عن الحساب الشخص الخاص بالمستخدم، ولا بد أن

خصائص المقامة

المقامة هي فنٌ من الفنون اللغويّة في الأدب العربيّ، والتي تهتم بنقل قصةٍ عن شيءٍ ما، وتعرف أيضاً بأنها نصٌ نثري يجمع بين فن الكتابة والشعر، وتشبه القصة القصيرة في أسلوب صياغتِها، ولكنها تختلف عنها بأنها تتميز ببلاغةٍ لغويةٍ في المفردات، والجُمل المستخدمة فيها، وغالباً ما ترتبط المقامات بقصصٍ خياليةٍ من نسجِ كاتبها. يُعتَبر فنّ المقامة من الفنون العربية القديمة، والذي استخدم في المجالس الأدبية، والتي تهتم برواية النوادر، والقصص الفكاهيّة، وأيضاً احتوى نصها على العديد من الفوائد اللغوية،

طريقة تحضير الهريسة الحلوة

الهريسة الحلوة تختلف الهريسة الحلوة عن الهريسة العادية، التي تعني الشطة الحارة في بلدان المغرب العربيّ، وتعتبر الهريسة الحلوة من أكثر أنواع الحلويات العربية التقليدية المنتشرة بشكل واسع، ويفضلها الكبار والصغار على حد سواء، وتعتبر أيضاً من أنسب الحلويات التي يمكن أن تقدّم في شهر رمضان، أو في فصل الشتاء لاحتوائها على كمية عالية من السعرات الحرارية التي تمدّ الجسم بالطاقة، ويمكن إعداد الهريسة بعدّة طرق وموّنات مختلفة، وفي هذا المقال سنذكر وصفتين لعمل الهريسة الحلوة. الهريسة الحلوة بالمكسرات

مدينة البتراء

مدينة البتراء تعد مدينة البتراء (بالإنجليزية: Petra) مدينة قديمة تعود إلى العصر الهلنستي والروماني، وتقع في جنوب غرب الأردن، وقد تم بناؤها على شرفة يحتلها وادي موسى من الشرق إلى الغرب، وقد تم تسميتها بالمدينة الوردية في القرن التاسع عشر الميلادي من قِبل الباحث التوراتي جون ويليام برغن، وذلك بسبب لون الحجارة التي بنيت منها ولأن الوادي محاط بمنحدرات من الحجر الرملي، والذي يحاط بظلال من اللونين الأحمر والأرجواني، بالإضافة إلى اللون الأصفر الباهت، حيث تخدم مدينة وادي موسى الحديثة الزيارات المستمرة

القطن الكاميروني (نادي كرة قدم كاميروني)

نبذة عامة عن نادي القطن الكاميروني يعد نادي القطن الرياضي (بالفرنسيّة: Coton Sport de Garoa)‏ أحد أندية كرة القدم في دولة الكاميرون، ويقع مقره في شارع ماثي في مدينة غاروا (Garoua). وهو ناد رياضي ظهر مؤخراً حيث يعود تاريخ تأسيسه إلى نهاية شهر تشرين الثاني من عام 1985م، وعادةً ما تكون تشكيلة لاعبيه معظمها من اللاعبين المحليين الكاميرونيين؛ ففي الوقت الحالي لا تتجاوز نسبة اللاعبين المحترفين الأجانب ما نسبته 19% من مجموع لاعبي النادي؛ بواقع 10 لاعبين فقط. أبرز إنجازات نادي القطن الكاميروني تمكّن