كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل
من المفترض أن يكون مكان العمل يتصف ببيئة محترمة وتعاونية حتى يتسنّى للموظفين العمل بكفاءة لضمان جودة الإنتاجية، إلا أنه بالتأكيد تحدث مشاكل مثل الصراعات أو التنمر أو مشاكل في أوقات العمل، أو مشاكل في الإنتاجية، ويحتاج الموظف لأن يكتب تقريرًا يشرح فيها مشكلته، لذا فإن خطوات كتابة التقرير عن مشكلة في العمل كالآتي:
تحديد المرسل إليه
في البداية وقبل البدء بكتابة التقرير يجب تحديد من الشخص الذي سيقرأ هذا التقرير هل هو مدير الفرع أم المدير العام أم المسؤول، فإذا كانت المشكلة تواجه الفريق يمكن أن يوجّه التقرير لمدير الفريق أما إذا كانت المشكلة مع مدير الفريق نفسه من الممكن أن يتم كتابة التقرير لمدير الفرع وهكذا.
شرح المشكلة
يجب توضيح أسباب كتابة التقرير، ويجب ذكر الحقائق وبالوقت والتاريخ والمكان، فيكون قارئ الرسالة قادرًا على فهم التقرير ومغزاه، لذا يجب أن يكون هذا الجزء من التقرير مفصلًا، ولكن يجب الحرص على الابتعاد عن اللوم أو الغضب أو التهكم لأنه على الأغلب فإن الشخص الذي يقرأ تقرير المشكلة في العمل هو المسؤول عنها وهو المسؤول عن حلّها.
ويمكن إضافة المزيد من التفاصيل مثل أن يظهر الموظف أنه على دراية في حقوقه في العمل وإقناع الشركة أنها قد خالفت القوانين في نقطة ما، أو إظهار ما تم الإتفاق عليه سابقًا وأنهم لم يلتزموا به.
ولأن هذا الجزء هو الأهم من التقرير يجب مراعاة أن تكون اللغة بسيطة ومباشرة، فإنّ الكلمات الإبداعية والكبيرة لا تزيد من قوة التقرير، فإن في التقارير الرسميّة يجب الابعتاد عن التشبيه و الاستعارة وهذه الأمور التي تطيل التقرير بدون فائدة حقيقية.
تقديم حل للمشكلة
يمكن بعد شرح المشكلة شرحًا مفصلًا تقديم بعض الحلول التي من شأنها أن تساعد جميع الأطراف، ولابد من التأكد من إضافة الأسباب التي تجعل هذا الحل هو الحل المثالي، ويجب أن تكون هذه الحلول معقولة يسهل تنفيذها، بالإضافة إلى شرح أن الحل مفيد للشركة بشكل خاص مثل أنه سيزيد الإنتاجية، أو أنه سيحسن البئية العامة في العمل .
التلخيص والخاتمة
في هذه المرحلة يتم تقديم ملخص كامل للمشكلة والحقائق المتعلقة بها والحلول المقترحة، مع التركيز على الحاجة إلى حل المشكلة، بالإضافة إلى تقوية التقرير بإضافة المصادر التي تم أخذ المعلومات والبيانات منها، وفي الخاتمة يضاف اسم المرسل وتوقيعه.
المراجعة النهائية
بعد كتابة التقرير يتم التأكد من أن اللغة المستخدمة سليمة وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية ، بالإضافة للتأكد من أن التقرير مفهوم ويسهل قراءته، والتأكد من شمولية التقرير جميع النقاط التي يجب ذكرها، وإذا كان هناك بعض الوقت يمكن الطلب من شخص آخر ذو خبرة قراءة التقرير وإعطاء تغذية راجعة حوله، وبذلك يكون التقرير جاهزًا.
