كيفية كتابة تقرير إداري

التقرير الإداريّ

تُستخدم التقارير الإداريّة كطريقةٍ من طُرقِ الاتصالات التي تتميّزُ بالكفاءة في الربط بين جميع الوحدات الإداريّة، سواء أكانت هذه التقارير شفهية أو مكتوبة؛ حيث تحرص الإدارة العُليا في المؤسّسة من جهة، والمرؤوسون من جهة أخرى على استخدامها على حد سواء، بهدف توفير أداة تُساعد على متابعة أداء العمل ، ومعرفة نوعية الإنجاز وحجمه وفقاً للخُطة الاستراتيجيّة الخاصة بالشركة، وتُعرَّف التقارير الإداريّة بأنّها أدوات تُساهم في جمع كافة المعلومات الصادرة من المواقع الإداريّة المتعددة؛ بهدف الوصول إلى أحكام حول مدى فعاليّة تطبيق المسؤوليات الموكلة إلى الوحدات الإداريّة المختلفة، كما تُستخدم هذه التقارير كأُسسٍ لاتّخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح الأخطاء عند الحاجة لذلك.

كيفية كتابة تقرير إداريّ

تتمّ كتابة التقرير الإداريّ على مرحلتين، وهما إعداد التقرير وكتابة التقرير، وفيما يأتي معلومات عن هاتين المرحلتين.

إعداد التقرير الإداريّ

قبل المباشرة بكتابة التقرير الإداريّ يجب الحرص على الإعداد الجيّد له؛ حيث يُمثّل الإعداد عنصراً أساسيّاً من عناصر التقارير بشكل عام. ويمكن تلخيص مراحل إعداد التقرير الإداريّ بما يلي:

• التجهيز والإعداد: وتشمل هذه المرحلة الأجزاء الآتية:
  • أسئلة التقرير، وتشمل تحديد الهدف الخاص به، والاستخدامات المُقترحة له، وطريقة الحصول على معلوماته، ومعرفة الجهات أو الأشخاص الذين قد يفيدهم التقرير.
  • قارئ أو مُستلم التقرير، ويشمل تحديد الجهة أو الشخص الذي سيستلم التقرير، ومعرفة معلوماته السابقة حول موضوع التقرير، وطريقة كتابة التقرير التي تتناسب معه ومع هدفه من هذا التقرير.
  • المعلومات الخاصة بالتقرير، وتشمل نوعية وصدق مصادرها، وشمول هذه المعلومات، والاستراتيجيّة المستخدمة في تحليلها.
• تنظيم وتصميم هيكل التقرير: وهي مرحلة اختيار الرؤية الخاصة بالتقرير، وبناء هيكله العام.

كتابة التقرير الإداريّ

كتابة التقرير الإداريّ هي المرحلة التي تبدأ فيها كتابة التقرير، وتشمل الخطوات الآتية:

• اختيار موضوع التقرير الإداريّ: وهو تحديد الفكرة الرئيسيّة التي سيكتب عنها التقرير؛ حيث تُساهم في توضيح الغرض من كتابته.
• استخدام مراجع لمعلومات التقرير الإداريّ: وهو الاستعانة بالمصادر المناسبة للحصول على معلومات تُساهم في كتابة نص التقرير، مثل الاستعانة بالكتب، وبشبكة الإنترنت ، كما يجب قراءة جميع المعلومات التي تمّ الحصول عليها، وتدوين ملاحظات عنها، لتوثيقها عند استخدامها في كتابة التقرير الإداريّ.
• إعداد خُطة للتقرير الإداريّ: وهي خُطة تنظيميّة تُساهم في ترتيب الأفكار الخاصة بالتقرير من أجل استخدامها لاحقاً في الكتابة. وتكون عادة الخطة في شكلها الأول خريطة ذهنية (بالإنجليزية: Mind Map)، حيث يتم وضع فكرة مركزية تتفرع منها الأفكار الأخرى. ويجب الانتباه إلى أن هذه الخريطة في بدايتها قد تكون على شكل مخططات أو رسومات، يتم الاعتماد عليها لاحقاً عند وضع خطة التقرير الإداريّ.
• كتابة نص التقرير الإداريّ: وهي المباشرة في كتابة جميع فقرات وبيانات التقرير، وتشمل الآتي:
  • كتابة فقرة مقدمة التقرير الإداريّ.
  • كتابة جملة مفتاحية في بداية كل فقرة من فقرات التقرير، مع المحافظة على استخدام كلمات الوصل بين فقرة وأخرى حتى يبدو التقرير متّسقاً.
  • كتابة جميع الاستنتاجات التي تمّ الوصول إليها من خلال التقرير الإداريّ.
  • كتابة قائمة المحتويات والمراجع الخاصة بالتقرير الإداريّ.
  • تحرير التقرير الإداريّ والتأكد من محتوياته. ويقوم بذلك أشخاص آخرون غير القائمين على كتابة التقرير.

أجزاء التقرير الإداريّ

يحتوي التقرير الإداريّ على مجموعة من الأجزاء الأساسيّة، ويجب أن يحرص الشخص المسؤول عن إعداد التقرير على توفير جميع هذه الأجزاء، وكتابتها بطريقة صحيحة ودقيقة؛ حتّى تُساهم في توضيح محتوى وهدف التقرير الإداريّ. وفيما يأتي معلومات عن هذه الأجزاء:

• العنوان: وهي الصفحة الرئيسيّة للتقرير الإداريّ، وتحتوي على معلومات عن اسم الجهة والإدارة اللتين صدر عنهما التقرير، والعنوان الرئيسيّ له، واسم الشخص الذي كتبه، وتاريخ كتابته.
• مقدمة التقرير الإداريّ: هي الصفحة التي تحتوي على جميع الأفكار العامة عن التقرير. وتشمل المقدمة غالباً الموضوع الرئيسيّ، وتوضح أهمية التقرير، وتعرض هدفه الأساسيّ، وتُكتب مقدمة التقريرغالباً بعد إعداد جميع صفحات التقرير الأُخرى؛ لأنّها تحتوي على مجموعة من الأفكار الواردة في كلّ صفحاته.
• محتوى التقرير الإداريّ: هي الصفحة (أو الصفحات) الأساسيّة في التقرير، والتي تحتوي على أكبر كميّة من معلوماته، ويجب أن توزع على شكل فقرات تعتمد على تنظيم مُحدّد.
• خاتمة التقرير الإداريّ: هي صفحة مهمة في التقرير الإداريّ، وتحتوي على مجموعة من المعلومات الأساسيّة، مثل خلاصة التقرير، والنتائج التي تمّ الوصول لها، بالإضافة إلى مجموعة من المقترحات.

فوائد التقرير الإداريّ

يُعدّ التقرير الإداريّ من الوسائل المهمة والفعّالة في عمل الإدارة ؛ بسبب دوره في نقل المعلومات بين كافة المستويات المهنيّة والفنيّة والإداريّة؛ لذلك يُقدّم التقرير الإداريّ فوائدَ للعمليات الإداريّة ، وتُلخص هذه الفوائد وفقاً للنقاط الآتية:

• دعم التخطيط: هو دور التقرير الإداريّ في تقديم معلومات تساهم في عملية التخطيط ، حيث تعتمد الإدارة على المعلومات الواردة لها في التقارير الإدارية؛ كتوصيات المشرفين على المهام المتنوّعة، والآراء ووجهات النظر، والقدرات المتاحة، والنتائج السابقة، من أجل إعداد الخُطط الخاصة بالعمل التي تتميّزُ بالموضوعيّة، وإمكانية التنفيذ، وامتلاك مقومات الوصول إلى النجاح .
• تعزيز ومساندة الرقابة: هو اعتماد عملية الرقابة على التقرير الإداريّ؛ حيث تسعى الرقابة إلى بناء مقارنة بين النتائج الفعليّة والمهام الخاصة بالخُطة المُصممة في مرحلة التخطيط ، بناءً على معايير وأُسس الأداء المُحدّدة وفقاً لاتفاق مسبق. ويعتمد نجاح المقارنة على حصول الإدارة على المعلومات اللازمة؛ من خلال التقارير الإداريّة الواردة لها حول الإنجازات المُنفّذة فعلياً.
• تفعيل دور الإشراف: هو دور التوجيه داخل المؤسسة في تقييم جميع النشاطات، ومتابعة الأداء الخاص بالموظفين، فيُساهم التقرير الإداريّ في عرض معلومات عن كافة الإنجازات، ويُساعد على تقديم وصف حول طبيعة الأهداف المحققة، ويُحدّد الأخطاء التي حصلت، كما يُقدّم تحليلاً دقيقاً لأسبابها وطريقة حدوثها؛ من أجل تجنّبها في المستقبل.