كيف أكتب خطاباً رسمياً للجامعة؟
فيما يأتي توضيح لخطوات القيام بذلك:
- بداية الخطاب الرسمي بالبسملة.
- كتابة التاريخ على يمين الصفحة شاملاً اليوم والشهر والسنة.
- تحديد الجهة المستقبِلة للرسالة، مع كتابة منصبه الوظيفي ودرجته العلمية، مثلاً الدكتور سعيد محمد عميد كلية الهندسة.
- كتابة موضوع الرسالة أو الخطاب بشكل عام.
- كتابة التحية برسمية واختصار للمرسل إليه على يمين الصفحة، مثل: تحية طيبة وبعد.
- كتابة نص الموضوع المنوي عرضه أو طلبه، وذلك بكتابة فقرتين أو ثلاث؛ حيث يُنصح بالبدء بتعريف الشخص بنفسه وذكر الغرض من الرسالة في الفقرة الأولى بطريقة مباشرة، ثم استخدام الفقرة الثانية لتأكيد الموضوع، وبعدها يُنصح بتلخيص الغرض من الرسالة في الفقرة الثالثة وتضمين عبارات مثل: الرجاء الرد بأقرب فرصة ممكنة.
- ختم الرسالة بكتابة عبارات مثل: مع أطيب التحيات، أو تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
- كتابة اسم المرسل، مع ذكر التخصّص الجامعي، والرقم الجامعي الخاص بالطالب.
- إضافة التوقيع الخاص بالمرسِل في نهاية الرسالة.
الخطاب الرسمي
يعد الخطاب الرسمي أو الرسائل الرسمية رسائل مكتوبة بتنسيق جاد ومحدد، وتتصف بأنّ طريقة الكتابة فيها رسمية مقارنةً بالرسائل العادية، إذ يجب أن تتوافر كافة العناصر الشكلية والموضوعية لقبول الخطاب شكلاً أولاً ومن ثم موضوعاً.
نصائح يجب الانتباه لها عند كتابة خطاب رسمي للجامعة
فيما يأتي ذكر لذلك:
يجب أن تكون الرسالة خاليةً من الأخطاء النحوية خاصةً إذا كان الخطاب الرسمي بهدف الانتقال للجامعة أو الدراسة فيها، حيث يجب أن تعكس الكتابة مستوى الطالب وقدراته النحوية والإملائية، ويُمكن الاستعانة بأحد الأصدقاء لتدقيق الرسالة قبل إرسالها.
لأنّ ذلك يلعب دورًا مهمًا في أن يكون الانطباع الأولي جيداً، كما أنّ تنسيق الخطاب الرسمي الجيد يُبرز السمات الرئيسية للرسالة، ويساعد على إيصال الفكرة بسرعة ووضوح.
- تجنّب الإطالة وذكر العبارات غير الضرورية
يجب الانتباه ل كتابة الخطاب الرسمي بلغة واضحة ومختصرة، دون الإطالة ودون استخدام عبارات غير مناسبة مثل أسلوب المخاطب.
مثال على خطاب رسمي للجامعة
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 30.11.2022
السيد أ.عميد كلية الحقوق في جامعة القدس المحترم.
تحية طيبة وبعد،
الموضوع: مشروع التخرج.
أود الإشارة إلى أنني بحاجة لتمديد الوقت المخصص لتسليم مشروع التخرج الخاص بي بعنوان: "اللاجئون في القانون الدولي"؛ وذلك لحاجتي لإسناده بالمزيد من المراجع التي تخدم نصوص الموضوع، وعليه أرجو الموافقة على منحي فترة أسبوعين إضافيّين.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
الطالب: محمد رضوان
الرقم الجامعي: 1232456
الكلية: الحقوق
ملاحظة: هذه الصيغة لا تعدّ نمطاً ثابتاً يجب اتباعه دائماً أثناء توجيه خطاب رسمي للجامعة، ومن ناحية أخرى، فإنّه يُنصح بإرفاق بيانات أخرى مثل تقرير طبي أو إثبات حالة سفر أو أي أدلة أخرى تدعم الهدف من الرسالة، أو في حال كان الخطاب موجهاً لغاية الاعتذار والتبرير عن التغيب عن تقديم أحد الامتحانات ضمن الدراسة الأكاديمية.
