تعريف نظم المعلومات المحاسبية

المحاسبة

تُعدّ المحاسبة (بالإنجليزيّة: Accounting) من المُكوّنات الرئيسيّة في أيّ منشأة من المُنشآت المتنوعة؛ لأنّها تُشكّل وَسيلةً وعاملاً أساسيّاً للوصولِ إلى الاستقرار الماليّ، كما يُساهم عمل المحاسبين في الشركات بتحديد وقياس ثَروتها الماليّة التي تتضمّن مُعدّلي السيولة والربح، ومن غير المحاسبة لن تَستطيعَ الشركات اتّخاذ القرارات المتنوّعة سواءً اليوميّة (قصيرة الأجل) أو طويلة الأجل. من المُمكن تعريف المحاسبة بأنّها علم يَعتمد على استِخدام المعلومات الماليّة؛ بهدف جمع ومُعالجة وتصنيف بيانات الأموال الخاصّة بالأفراد والمنشآت.

نظم المعلومات المحاسبية

نُظم المعلومات المُحاسبيّة (بالإنجليزيّة: Accounting Information Systems)، وتُعرف اختصاراً بالحروف (AIS)، وهي نُظم تتحمّل مسؤوليّة توفير تقارير إحصائيّة وماليّة تساعد في عمليّة اتخاذ القرارات ذات الطبيعة الإداريّة، سواءً داخل المنشأة أو مع المكوّنات الخارجيّة التي تتعامل معها، مثل المُستثمرين والدائنين، وتُعرَّف نُظم المعلومات المحاسبيّة بأنّها أنظمة مسؤولة عن التقارير الماليّة الخاصة بأطراف العمل سواءً الخارجيّة أو الداخليّة. من التعريفات الأخرى لنُظم المعلومات المُحاسبيّة هي نُظم تعالج البيانات الخاصة بالمُعاملات الماليّة؛ بهدف توفير المعلومات إلى الأقسام المعنيّة بها، وتَختلف أنواع هذه النُظم نتيجةً للعديد من العوامل، مثل حجم الأعمال، وطبيعة النشاط التجاريّ، وكمية البيانات، وغيرها من العوامل الأُخرى.

خصائص نظم المعلومات المحاسبية

تتميّز نُظم المعلومات المُحاسبيّة بمجموعةٍ من الخصائص، وهي:

• الاهتمام بتحقيق السرعة والدقّة العالية جداً أثناء تنفيذ المعالجة الخاصة بالبيانات الماليّة.
• تزويد الإدارة بالمعلومات الضروريّة في الوقت المناسب؛ من أجل اتخاذ القرارات المتعلقة بالاختيار بين مجموعة من البدائل المتوفرة.
• توفير المعلومات المناسبة للإدارة ؛ من أجل تنفيذ الرقابة والتقييم على كافة النشاطات الاقتصاديّة الخاصة بالمنشأة.
• تقديم المساعدة للإدارة أثناء تنفيذها وظيفة تخطيط الأعمال المستقبليّة للمنشأة، سواءً أكانت طويلة، أم مُتوسّطة، أم قصيرة الأجل.
• التميّز بالحركة المستمرة؛ بهدف إنجاز المهام وتحقيق الأهداف.
• توفير درجة كافية من المرونة في هذه النظم؛ ممّا يُساهم بتطويرها والتعديل عليها لتُواكب الحاجات والتغيّرات المتتالية.
• يعتمد تصميم هذه النظم على تقديم خَدمات للحاجات والمهام الإداريّة المُتنوّعة، وتظهر أهمية هذا الشيء في الوظائف الإداريّة، مثل: اتّخاذ القرارات، والرقابة، والتخطيط، والتنسيق بين الأقسام التنظيميّة؛ بهدف الوصول إلى أكبر كميّةٍ من النفع.

أقسام نظم المعلومات المحاسبية

تتكوّن نُظم المعلومات المُحاسبيّة من مجموعة أقسام لا يمكن أن تُحقق هذه النُظم هدفها من دونها، وفيما يأتي معلومات عن هذه الأقسام:

• قسم جمع البيانات: هو الجزء الذي يَحرص على جمع البيانات من مُحيط الشركة، فتُشكّل هذه البيانات كافّة الأحداث المهمّة والمفيدة لقسم المحاسبة؛ لذلك من الواجب الحصول عليها، كما تُؤثّر طبيعة عمل المنشأة والمخرجات الخاصة بها على نوعيّة هذه البيانات.
• قسم مُعالجة البيانات: هو تنفيذ قسم المُحاسبة لعمليات التسجيل، والترصيد، والتحليل، والتوصيل؛ من خلال اعتماد المحاسب الماليّ على استخدام النظام المحاسبيّ التقليديّ مثل اليوميّة العامة، أو النظام المُحاسبيّ المركزيّ، أو أيّ نظام محاسبة آخر، أمّا مُحاسب التكاليف يَعتمد على استِخدام طريقة من طُرق محاسبة التكاليف ؛ من أجل تحليل التكاليف وسعر التكلفة، وتعتمد مُعالجة البيانات على تطبيق العديد من الطُرق، وهي:
  • المُعالجة الجُزئيّة: هي وُجود برنامج خاص بكلّ جُزءٍ من أجزاء نُظم المعلومات المُحاسبيّة، مثل برنامج مُحاسبة المواد.
  • المُعالجة المُتكاملة: هي عمليّة تهتمّ بالعلاقات بين أجزاء نُظم المعلومات الإداريّة ، ونظم المُعلومات المُحاسبيّة، وتُقسم إلى ثلاثة مستويات من التكامل هي:
    • تكامل البيانات: هو إنتاج كلّ برنامج للمَعلومات المطلوبة منه، مع الحرص على توفير ملفّات أُخرى تُعدّ مدخلاتٍ للبرامج المُتبقية.
    • تكامل الإجراءات: هو أيّ أحداث مهمة يتمّ تسجيلها في كافّة الملفّات المتأثّرة بها.
    • تكامل قاعدة المُعطيات: هو تكامل يظهر نتيجةً لنظام إدارة قاعدة المُعطيات؛ حيث يُساهم بهيكلة هذه المُعطيات بأكثر الطُرق المُناسبة مع البرنامج التطبيقيّ، ويَسمح لأكثر من برنامج باستخدام قاعدة مُعطيات واحدة في وقتٍ واحد، ويُوفّر الحِماية للقاعدة من مُحاولات الدّخول غير القانونيّة، كما يُقدّم العَديد من الوظائف الأُخرى.
• قسم حفظ المعلومات أو البيانات: هو الجزء الذي يَهتمّ بتَخزين المَعلومات أو البيانات الخاصّة بالمُحاسبة على شكل ملفاتٍ يدويّة أو آليّة؛ بهدف استخدام قسم المحاسبة لها عند ظهور حالة مُراجعة أو مُقارنة بين مجموعةٍ من النتائج.
• قسم توزيع ونشر المعلومات: هو القِسم الذي يُساهم بتوفير مَعلوماتٍ عن كافّة مُخرجات نُظم المعلومات المُحاسبيّة، مثل تقارير التكاليف، والقوائم الماليّة ، والجداول؛ من أجل استِخدامها من خلالِ الأطرافِ الخارجيّة والداخليّة.
• قسم التغذية الراجعة : هو القسم الذي يُعيد جُزءاً من مُخرجات النّظم إلى المُدخلات؛ من أجل تقديم مساعدة للمُدخلات أو الاعتراض عليها.

أهداف نظم المعلومات المحاسبية

تسعى نظم المعلومات المحاسبيّة إلى تنفيذ مجموعةٍ من الأهدافِ العامّة، وهي:

• تشغيل البيانات: هي المُساهمة في تسجيل العمليّات المُطابقة للمستندات، والمُعتمدة على أفراد متخصّصين؛ من خلال رَبطها مع أوقاتٍ مُحدّدة بشكلٍ دوريّ، والحرصُ على تَوفير المُستندات المُناسبة للمُساعدة في نجاحِ عمليّة المُراجعة.
• توصيل المعلومات: هي إرسالُ المعلومات للأطراف والأقسام الخاصّة بها في الوقت المناسب.
• توفير الثقة بالبيانات: هي التأكُّد من تَسجيل كافّة العمليّات خلال فترات دوريّة وترحيلها، ومن ثمّ التحقّق من أنّ الأرصِدة صَحيحة.
• حماية الأصول: هي تَوفير الحِماية لكافة الأصول عند حيازتها أو انتقالها، والحرص على الفصل بين وظيفتي حيازة الأصول ومسك الدفاتر المحاسبيّة.

عوامل تؤثر على نظم المعلومات المحاسبية

توجد عَوامل مؤثّرة على فاعليّة وكفاءة نُظم المعلومات المُحاسبيّة، وتُصنّف إلى نَوعين هما:

• العوامل الداخليّة: هي كافّة الموارد البشريّة ، والماديّة، والبرمجيّة التي تتوفر في نُظم المعلومات المحاسبيّة، بمشاركة البيانات المُتاحة والنّشاطات المُستخدمة في تشغيل هذه النُظم.
• العوامل الخارجيّة: هي كافّة الأمور المَوجودة خارج نطاق المنشأة، وتتمثّل بحاجات النّشاطات التشغيليّة من المَعلومات الخاصّة بالتطوّرات التكنولوجيّة، والسوق ، والمنافسة، مع دور نُظم المعلومات المحاسبيّة بتوفير المَعلومات للمستثمرين، والمؤسّسات الحكوميّة عند حاجتهم لها.