تعريف سياسة التخطيط

سياسة التخطيط

سياسة التخطيط هي الاهتمام بإعداد الخُطط وتنفيذها من أجل اتخاذ القرارات حول منح الموافقة أو الرفض للطلبات المتعلقة بتطبيق التخطيط، ومن الممكن تعريف التخطيط بشكل عام بأنّه عبارة عن دراسة دقيقة ومتكاملة لشيء ما؛ بهدف المساهمة بتحديد أبعاده وحدوده؛ عن طريق إعداد خُطة تحتوي على توقّعات بالأهداف الممكنة؛ من أجل اختيار المناسب والأفضل منها. من التعريفات الأخرى للتخطيط هو وظيفة أساسيّة من وظائف الإدارة ؛ حيثُ تهتمّ بصياغة خطّة بهدف الوصول إلى أفضل توازن بين الحاجات والموارد المتوفرة.

خصائص التخطيط

يتميّز التخطيط بمجموعة من الخصائص، وهي:

• يُساعد التخطيط على الوصول إلى الأهداف؛ حيث لا يمكن تطبيق التخطيط دون وجود أيّ هدف، فيستخدم التخطيط مجموعة من الخطوات، والإجراءات، والأساليب التي يجب تنفيذها للمساهمة بتحقيق هذه الأهداف، وقد يُغيّر المشرف على التخطيط محتويات الخُطّة في حال عدم وصولها إلى الأهداف.
• يُعدّ التخطيط من وظائف الإدارة الأساسيّة، فهو الوظيفة الأولى التي من الواجب على الإدارة تنفيذها؛ إذ لا يستطيع المدير تنفيذ أيّ وظيفة إداريّة من دون تنفيذ التخطيط بالبداية؛ لأنّ الأهداف التي يعتمد عليها العمل والوظائف الإداريّة الأخرى تتمّ صياغتها عن طريق التخطيط.
• الانتشار، وهو ضرورة تطبيق التخطيط في كافة المستويات الإداريّة؛ أيّ أنّه لا يقتصر على المديرين في الإدارة العُليا فقط، بل يُطبّق التخطيط من خلال كافة المديرين مهما كان مستواهم الإداريّ؛ حيث يضع مديرو الإدارة العُليا الخُطط، بينما يسعى مديرو الأقسام الإداريّة إلى إعداد خُطط لإداراتهم، أمّا مديرو الإدارة الدُنيا فيحرصون على وضع خُطط تدعم النشاطات اليوميّة والأهداف العامة.
• التخطيط وظيفة مستقبليّة، وهو الاستمرار في التخطيط نحو المستقبل؛ حيث لا يمكن وضع خُطة للماضي؛ لذلك يسعى كافة المديرين إلى وضع افتراضات مستقبليّة بناءً على خبراتهم السابقة.
• يُعتبر التخطيط وظيفة مستمرة؛ أيّ أنّها عملية لا تتوقف أو تنتهي بل تستمر في متابعة التغيّرات المرتبطة بالبيئة والمناسبة للمتطلبات الخاصة بالشركات المتنوعة.
• يُساهم التخطيط في اتخاذ القرارات ؛ حيث لا يمكن تطبيق التخطيط بشكل صحيح إلّا مع وجود بدائل متنوعة، ويترتّب على الإدارة اتخاذ القرار حول البديل المناسب منها، كما يُعدّ تقييم البدائل من الوظائف الرئيسيّة للتخطيط.
• يُعدّ التخطيط من العمليات العقليّة؛ لأنه يحتاج إلى تفكير كبير، فعندما يضع المدير توقُّعات مستقبليّة يجب أن يدرس البيئة المحيطة بالعمل بشكل مناسب، ويحرص على اختيار أفضل البدائل بالاعتماد على خبرته؛ لذلك تحتاج كافة الأمور هذه إلى التميُّز بالذكاء بصفتها عمليات عقليّة.

خطوات عملية التخطيط

يعتمد تنفيذ عملية التخطيط في المنشآت وبيئات العمل المتنوعة على تطبيق العديد من الخطوات، وهي:

• وضع وإعداد الأهداف: هي الخطوة الأولى لعملية التخطيط فيجب على المدير وضع الأهداف؛ من خلال استخدام كافة الأساليب والسياسات لتحقيقها، كما يترتب على المديرين إعداد هذه الأهداف مع مراعاة طبيعة ونوعية الموارد الماليّة الخاصة بالمنشأة.
• تطوير نمط وضع الفرضيات: هو تطوير النمط الخاص بالفرضيات المستقبليّة التي تُعدّ أساس وضع الخُطط، كما تُشكّل نوعاً من التوقعات الخاصة بالخُطط الحاليّة والسابقة، ويجب أن يظهر اتّفاق تام بين المديرين على هذه الفرضيات.
• وضع البدائل المتنوعة لتحقيق الأهداف: هي كافة الخيرات التي من الممكن أن تُساهم بتحقيق الأهداف؛ حيث توجد العديد من الوسائل لتحقيق هدف ما، ويترتّب على المديرين معرفتها جميعاً.
• تقييم ودراسة البدائل: هي الخطوة التي يعمل فيها المدير على تقييم البدائل المتنوعة مع الفرضيات الخاصة بكلّ منها، ومن ثمّ يكتب ملاحظات حول هذه البدائل تشمل جوانبها السلبيّة والإيجابيّة، بعد ذلك يحذف المدير كلّ بديل يحتوي على سلبيات كثيرة، ومن ثمّ تظلّ البدائل الأكثر إيجابيّة لاختيار المناسب منها.
• اختيار البديل المناسب: هو اختيار البديل الصحيح الذي يُعدّ الأكثر جدوى ومثاليّة؛ من أجل إضافته إلى الخُطة الرئيسيّة التي يجب أن تشترك معها مجموعة من الخُطط الأخرى الداعمة لها، والمرتبطة مع الأداء الروتينيّ لوظائف المنشأة.
• تنفيذ وتوصيل الخُطط: هي المرحلة التي تعتمد على تنفيذ الخُطط الأساسيّة والإضافيّة، ويعتمد نجاح هذا التنفيذ على قدرة المدير على توصيل أفكار هذه الخُطط إلى الموظفين بشكل مفهوم وواضح؛ حتى يتمكنوا من تنفيذ المهام والنشاطات الخاصة بهم وفقاً للمواصفات والتعليمات ضمن هذه الخُطط.
• متابعة الخطة: هي الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط، وتُعدّ أسلوباً مستمراً يعتمد على دور المدير بتطبيق الرقابة على تنفيذ الخُطة؛ لأنّ ذلك يُساعد على التأكد من مدى صحة الفرضيات والإجراءات الخاصة بالخطة في المرحلة الحالية، وفي حال لم تكن صحيحة من الضروري تنفيذ تغييرات سريعة على الخُطة المطبقة.

أهمية التخطيط

يُعدّ التخطيط وظيفةً مُهمّةً جداً لأيّ نوع من أنواع المنشآت مهما كانت طبيعة عملها، وتُلخّص أهميّة التخطيط وفقاً للنقاط الآتية:

• استخدام الموارد بفاعلية: هي مساهمة التخطيط بتوفير حاجات الإدارة للمعلومات المناسبة لاتخاذ القرارات بكفاءة، والمرتبطة بالتعامل مع محدوديّة الموارد؛ بهدف تخصيصها بطريقة تساعد المنشأة على تحقيق أهدافها.
• المساهمة بتحديد الأهداف: هي دور التخطيط في تحقيق الأهداف الواقعيّة؛ من خلال وضع مقارنة بين النتائج المتوقعة والنتائج الظاهرة فعلياً؛ بهدف استخدام المنشآت لوسائل علاجيّة للخُطة المطبقة؛ وخصوصاً عندما تكون النفقات مرتفعة والإيرادات أقلّ من المتوقع مسبقاً.
• المشاركة بإدارة المخاطر: هي اهتمام التخطيط بوضع استراتيجيّات تساعد المديرين على توقع العوامل المحتملة للمخاطر؛ من أجل وضع خُطط طوارئ تساعدهم على التعامل معها؛ حيث إنّ وجود إدارة مخاطر في بيئة عمل المنشأة يُعدّ من الأشياء الضروريّة لنجاحها؛ لأنّ المنشآت لا تمتلك السيطرة على البيئة المحيطة بها؛ وخصوصاً عند ظهور أحداث لم تكن ضمن التوقعات وتحتاج إلى علاج سريع، قبل أن تؤدي إلى ظهور نتائج سلبيّة.