إدارة الأعمال المكتبية المعاصرة
يُشير مصطلح إدارة المكاتب المعاصر إلى تلك الوظائف الضرورية للحفاظ على عمل المكتب بسلاسة والعمل على تقديم المُنتجات أو الخدمات في الوقت المُناسب، كما يعمل الموظف المُختص وهو مدير المكتب في وظيفة إدارية تتميّز بالصعوبة وتعدُّد المهام.
أهم مسؤوليات إدارة الأعمال المكتبية المعاصرة
تتوزّع مسؤوليات إدارة الأعمال المكتبية المُعاصرة على عدة أمور منها ما يأتي:
- يتولّى في العادة شخص واحد المهام المُختلفة لإدارة الأعمال المكتبية في الشركات الصغيرة.
- يتولّى مهمّة إدارة الأعمال المكتبية أكثر من شخص في الشركات مُتعددة الجنسيات والشركات الأكبر حجمًا.
- يقوم مُدير المكتب المعاصر من التأكد من العمل بشكل سلسل وسهل.
- يتولى مُدير المكتب في العادة الإدارة العامة اليومية والعناية بمبنى المكاتب نفسه.
- يُحافظ مُدير المكتب على العلاقة بين البائعين الخارجيين وبين الشركة.
- يُعتبر المكتب الأمامي للشركة حلقة الوصل الأهم بين الشركة وعملائها.
أهم أنشطة إدارة الأعمال المكتبية المعُاصرة
تختلف الأنشطة التي تقوم بها الأعمال المكتبية المُعاصرة تِبعًا للشركة التي يتبع لها هذا المكتب، فمكتب التصنيع له ملف تعريف يختلف تماماً عن مكتب المُحاسبة، كما يختلف مكتب المُحاسبة تمامًا عن مكتب البحث والتطوير، وبالتالي يجب على مُدير المكتب أولًا تحديد السبب الرئيسي لوجود وتأسيس هذا المكتب إضافةً إلى تحديد المُكوّنات الضرورية لإنشاء مكتب يعمل على تشغيل سلِس وفعّال لتحقيق نتائج مُرضية.
بشكل عام، وعلى الرغم من الاختلاف الموجود بين جميع مكاتب إدارة الأعمال، فإنَّ هناك بعض الأنشطة التي تتشابه فيما بينها وعلى سبيل المثال لا الحصر ما يأتي:
- مُعالجة البريد الوارد.
- مُعاجة البريد الصادر.
- الكتابة والطباعة.
- نسخ الإيداعات.
- استرجاع السجلات.
اتجاهات إدارة المكاتب المعاصرة
للحفاظ على مُشاركة الموظفين وإعطاء العملاء أفضل انطباع أولي عن الشركة، هناك بعض الاتجاهات لإدارة المكاتب الحديثة التي يجب أن نُفكر في تبنيها ومنها ما يأتي:
تحديد المواقع
تُعتبر الأنظمة التي يتمّ استخدامها من قِبل إداراة المكاتب الحديثة والتي تعمل على إيجاد الطريق إلى الأماكن المُستهدفة داخل الشركات بكل سهولة أمرًا مُهماً لنجاح إدارة الأعمال المكتبية في الشركات، كما يُمكن لإدارة المكاتب المعاصرة استخدام الأنظمة التي تُساعد على ذلك مثل: شاشات اللمس والعديد من تطبيقات تحديد المواقع لتوجيه ضيوف وعملاء الشركة من خلال مكتب إدارة الأعمال.
تستخدم مُعظم المكاتب الحديثة الآن هذه الأنظمة لمساعدة الموظفين الجُدد في العثور على طريقهم حول المؤسسات، ممّا يعني بالتالي تقليل الوقت والقوى العاملة المُستخدمة في توجيه الموظف، كما يُمكن دمج هذه الأنظمة مع مُستشعرات الحركة التي تكتشف إذا كانت الغرف فارغة، وبالتالي تعمل على تقليل الوقت المُستهلك في انتظار المساحة في غرف الاجتماعات، وتقليل فرص اجتماع أكثر من مجموعة في نفس الغرفة.
موظف الاستقبال في المكتب الافتراضي
موظفو الاستقبال الافتراضيون، أو أنظمة تسجيل الدخول الرقمي، وهي الأنظمة التي تسمح بزيادة كفاءة عمل منطقة الاستقبال في الشركات والمكاتب، حيث تسمح هذه الأنظمة بتسجيل الدخول الرقمي للضيوف والعملاء وتسجيل أنفسهم ثمّ تنبيه موظف الاستقبال عند اكتمال هذه العملية.
كما تعمل بعض هذه الأنظمة على طباعة شارات الزوار وجدولة العملاء في محطّات مختلفة، وبالتالي يعمل توظيف مثل هذه الأنظمة على تقليل عبء العمل على مدير المكتب وموظف الاستقبال، ويعمل على زيادة رضا العملاء.
استخدام التكنولجيا والتخزين عبر الإنترنت
تُتيح بعض التكنولوجيا المربوطة بشبكة الإنترنت على تبسيط جميع عمليات إدارة المكاتب، بما في ذلك تنظيم البيانات والنسخ الاحتياطي للمعلومات والتعاوُن بين الإدارات، كما تعمل هذه التكنولوجيا على إتاحة المجال لتخزين الملفات عبر الانترنت وبالتالي تُقلّل من مساحة التخزين الواقعية على السجلات والملفات الورقية التي تقوم بها الشركات في العادة على الطرق التقليدية.
بيئة العمل الصحية
تُعتبر الأعمال التجارية في وقتنا الحالي في خط المواجهة للدفع نحو بيئة عمل صحية، وفي الوقت الحاضر تحتوي مُعظم المكاتب على العديد من الصالات الرياضية التي تعمل على زيادة وتحسين إنتاجية الأشخاص، وتحقيق أقصى قدر من الإضاءة الطبيعية للمُوظفين من خلال تصميم نوافذ كبيرة، كما تُعتبر الكراسي والمكاتب المُريحة من القواعد المُهمّة في إدارة المكاتب المعاصرة التي تضمن صحة سليمة للموظفين.
جماليات المكاتب
يُعتبر هذا الاتجاه مهمًا في إدارة الأعمال المكتبية المعاصرة، لما ينتج عنه من الحصول على مزاج عالي عند الموظفين في أعمالهم وبالتالي تحسين كفاءة الإنتاج لديهم، كما ثبتَ أنّ النباتات الداخلية تعمل على تحسين مزاج العمال وتخفيض نسب التعب لنسبة تصل إلى 38%، والتقليل من القلق والتوتر.
كما تتميّز المكاتب الحديثة ببعض عناصر التصاميم المميزة، بما في ذلك الألوان المُنسقة، وأشكال الأثاث المُثيرة للاهتمام، ووجود للكثير من الأعمال الفنية الاستثنائية، والأرضيات الفخمة والحديثة.
