أنواع التقارير
تُستخدم التقارير على نطاق واسع وخاصة في مجال الأعمال وشركات، بسبب تمتعها بالعديد من المزايا وأهميتها في إيصال المعلومات، وللتقارير العديد من الأنواع المختلفة، ومن أهم هذه الأنواع ما يأتي:
تقرير سنوي
هو تقرير شامل عن أنشطة الشركة طول العام السابق، والهدف من التقارير السنوية هو إعطاء المساهمين وغيرهم من الأشخاص المهتمين معلومات حول أنشطة الشركة والأداء المالي لها، وأيضاً قد تطلب معظم السلطات القضائية من الشركات إعداد التقارير السنوية والكشف عنها.
تقرير أسبوعي
هو تقرير يتضمن الأعمال الأسبوعية التي تم إنهائها، والأعمال التي تزال قيد التقدم، للمساعدة في تحديد مُخطط سير العمل، ويسمح هذا النوع من التقارير على إلقاء نظرة سريعة على سير العمل وتحديد نقاط القوة والضعف.
تقرير المبيعات
هو مستند يُلخص مبيعات الشركة خلال فترة مُحددة، ويتضمن هذا التقرير، بيانات حول العملاء الذي تم إنشاء حسابات جديدة لهم، والإيرادات، وحجم المبيعات، ومؤشرات الأداء الرئيسية.
تقرير الاجتماعات
هي مجموعة من الإجراءات المتخذة خلال اجتماع العمل، ويتم إنشاؤها بواسطة شخص من العمل مثل السكرتير، أو المدير، وتصبح وثيقة اجتماع مهمة، والغرض الأساسي من هذه التقارير هو وصف الإجراءات التي اتخذها الحاضرين في الاجتماع، وأيضاً يتم من خلالها إبلاغ الغائبين عن الاجتماع بالمناقشات، والإجراءات المتخذة أثناء الاجتماع.
تقرير التقييم
هو مستند يتضمن ملخصاً تنفيذياً ومعلومات أساسية، وتعريفات للمعايير والنتائج الإجمالية، ويُلخص فاعلية المنتج أو الخدمة وفقاً لمجموعة من المعايير، ويمنح هذا النوع من التقارير أصحاب العمل اتخاذ القرارات المستنيرة.
تقرير رسمي
هو أحد أنواع التقارير التي تحتوي على معلومات مفصلة وبيانات ضرورية، ونظراً لطبيعتها الدقيقة غالباً تتضمن أقساماً مثل: جدول محتويات، وملخص تنفيذي، ونظرة عامة عن النتائج الرئيسية.
تقرير غير رسمي
هو تقرير يتضمن وصفاً موجزاً، وغير منظم ويمكن أن يكون حاسماً للعمل التجاري، والهدف الأساسي منه هو نقل المعلومات الهامة، وقد تتضمن هذه الأنواع من التقارير بعض الرسائل، والمنشورات الرقمية، ورسائل البريد الإلكتروني.
تقرير الميزانية
هو تقرير يتم من خلاله مقارنة الإنفاق الفعلي والميزانية المحددة مسبقاً، ويساعد الشركات بشكل كبير في اتخاذ القرارات المالية الدقيقة.
تقرير الحدث
يُعد تقرير الحدث أحد الأدوات الأساسية لقياس ما إذا كان الحدث ناجحاً من خلال مقارنة النتائج مع الأهداف.
تقرير المشروع
هو تقرير يتضمن معلومات حول المشروع، وجميع المعلومات ذات الصلة، ويوفر جدوى المشروع من خلال تفصيل جميع المعلومات اللازمة.
مفهوم التقرير
التقرير هو وسيلة من وسائل التواصل وأداة فعالة من أدوات الرقابة ، وتحقق من سلامة المتابعة والتنفيذ، والمطابقة بين السياسة العامة والخُطة المرسومة، وأيضا من التعريفات الأخرى هو بحث تفصيلي لموضوع مُعين يشمل جميع مراحله منذ أن كان مجرد فكرة حتى صار نتائج مدونة، ومرتبة ومؤيدة بالحجج.
فوائد كتابة التقارير
يوجد العديد من الفوائد لكتابة التقارير ، ومن أهم هذه الفوائد ما يأتي:
- تُساعد في اتخاذ القرارات المهمة بناءً على المعلومات المقدمة في التقرير، وأيضاً تساعد المسؤولين في التخطيط والتنظيم، والإشراف، والرقابة.
- تعمل التقارير كسجل دائم يمكن الرجوع إلي في المستقبل، وأيضاً يتم قبول محتوى التقرير كدليل في حال وجود أي نزاع.
- تُعتبر التقارير بمثابة أداة لتقصي الحقائق، لأنه يكشف عن الحقيقة ويساعد الإدارة على إدراك المشكلة بمكوناتها المختلفة، وصياغة سياسة مستقلة للتعامل مع مثل هذه المواقف أو المشاكل.
- تُوفر التقارير نظرة تحليلية للمشكلة إلى جانب المعلومات المختلفة، وأيضاً تنتج التقارير آراء ووجهات نظر مختلفة ومتنوعة حول المشكلة أو الحدث والتي تساعد الإدارة على صياغة استراتيجيات بديلة ومختلفة لتفادي الوقوع في نفس المشكلة في وقت لاحق.
أمور يجب مراعاتها عند كتابة التقرير
يوجد الكثير من الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير لتحقيق الهدف المرجو منها وهي كما يأتي:
- يجب مراعاة اللغة؛ حيث يجب كتابة التقرير بلغة واضحة بعيدة عن الغموض والألفاظ التي تحمل أكثر من معنى.
- يجب الإيجاز في التقرير؛ فكلما كان التقرير مختصراً وشاملاً كان ناجحاً في توصيل المعلومات.
- يجب أن يكون التقرير مدعوم بمعلومات ووثائق مؤكدة.
- يجب إرفاق بعض الرسوم البيانية في بعض التقارير لتدعيم وتقوية التقرير.
- يجب تحديد الفترة الزمنية التي يُغطيها التقرير، وكذلك اختيار الوقت المناسب لكتابة التقرير.
