وظائف نظم المعلومات الإدارية
يمكن تناول وظائف نظم المعلومات الإدارية ضمن المحاور الرئيسية التالية:
مساندة عمليات المؤسسة المختلفة
وخلالها يتم معالجة العمليات الإدارية بفاعلية، ورقابة العمليات الصناعية، وتوفير سبل الاتصالات بين الإدارات، وتطوير قواعد البيانات بالمؤسسة ويضم (نظم معالجة البيانات، ونظم الرقابة، ونظم أتمتة المكاتب).
تعزيز مهام الإدارة المختلفة
تدعم عمليات الصياغة وتطبيق استراتيجية المؤسسة، وفي عملية تخطيط وتنفيذ الرقابة الاستراتيجية على مهامها المختلفة، وكذلك اتخاذ القرارات ، وقد تعمل على جمع وتحليل البيانات وطرح المعلومات، وتقديم الاستنتاجات، والإسهام برفع كفاءتها.
دعم عملية صنع القرارات الإدارية في المؤسسة
تبعاً لهذا النظام يتم تصنيف اتخاذ القرارات إلى 3 مراحل: التحري ويعني حشد البيانات، والتصميم بتحديد الخيارات أو البدال المتاحة لحل المشكلة وفي مرحلة الاختيار يتم تحليل الخيارات المقدمة لحل المشكلة، ويمكن إضافة مرحلة التطبيق وخلالها يتم إصدار القرارات بتنفيذ الخيار.
تعميق أواصر التعاون بين الإدارة العليا والفروع التابعة لها
تلعب نظم العمليات الإدارية دور في ربط النظم الفرعية للمؤسسة مع بعضها البعض، لتصبح نظام موحد ومتكامل، وهذا يلزم متابعة انسيابية المعلومات بين تلك الأنظمة بصورة دقيقة، والتنسيق بين كافة الأنشطة، والتفاف النظام حول الهدف الكلي للمؤسسة، عن طريق المساندة والدعم في عملية صنع القرار عبر كافة المستويات التنظيمية، وتفعيل الأهداف الاستراتيجية لها.
إيجاد الفاعلية
وذلك بإتاحة المعلومات المرغوبة لاتخاذ القرارات، وكذلك الكفاءة بتقديم هذه المعلومات بأقل تكلفة ممكنة، حيث تزود المستويات الإدارية بالمعلومات الفورية والدقيقة التي يستند عليها في صنع القرار.
وبما أن القرار يعد أساس عمل الإدارة نلحظ أن أي قرار يتخذ دون معلومات ملائمة يكون له تكلفته وقد يؤدي لخروج المؤسسة من السوق، فتوفر تقنية المعلومات وحدها ليس سبب كافي لتفوق المؤسسة فينبغي استخدامها بفاعلية.
التنسيق بين المؤسسة وأرباب المصالح من الموردين والمستهلكين والعاملين
وذلك لتبادل الآراء أو إجراء الصفقات التجارية بين الأطراف المختلفة، حيث يُنظر لنظام المعلومات بأنه مفتوح لذا فهو يتقاسم المدخلات والمخرجات مع الأنظمة الأخرى في البيئة المحيطة لذا يحتاج لعلاقات ملائمة مع نظم أخرى لدعمها اقتصادياً وسياسياً واجتماعياً، فأرباب المصالح والمورديين يتفاعلون مع المؤسسة ويؤثرون فيها.
الإسهام في خلق الميزة الاستراتيجية للمؤسسة
يتم من خلال تطوير الأداء المالي للمؤسسة، والسيطرة على الأسواق، وخلق الابتكار والإبداع، والكفاءة في العمليات، وجودة المنتجات.
العمل على تحسين أداء العاملين
من خلال متابعة أداء العامل والنهوض بقدراته المهنية، فهذا يمكن العامل من إنجاز المهام المكلف بها، وتطوير مهاراته على تحمل مهام إضافية تحقق له الرضا الوظيفي ، وتساعده على التأقلم مع بيئة العمل، وزيادة إنتاجيته.
المشاركة في تحديد الرؤية الاستراتيجية
بإضفاء الوضوح، والبساطة، والإسهام في خلق أكبر قدر من المشاركة الجيدة في عمليات صياغة وانضاج الرؤية الاستراتيجية.
مساندة عملية صياغة رسالة المؤسس ة
ن خلال إيضاح أنواع الأنشطة الرئيسية وطرح معلومات عن الأسواق المقصودة.
صياغة الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة
بتحليل جوانب القوة والضعف داخل المؤسسة ومقارنتها بالتهديدات الموجودة والمحتملة في البيئة الخارجية، ومن مقارنة هذه النتائج مع الموارد الأساسية والقدرات التنظيمية المتوفرة.
انتقاء استراتيجية الأعمال
حيث تقوم باختيار البديل الملائم من بين عدد من الاحتمالات الاستراتيجية المتاحة.
تحقيق الميزة التنافسية
كونها الوسيلة المؤكدة لتحليل مصادر الميزة التنافسية داخل المؤسسة وخارجها.
مفهوم نظم المعلومات الإدارية
(بالإنجليزية: Management Information Systems) اختصاراً ل(MIS) وهي النظم التي تمد الإدارة بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات، وهي مخصصة لجمع وتوزيع عدد من المعلومات المختلفة حول مدى الجودة التي تمارس بها المؤسسة خططها ومقاصدها.
وتعرف بأنها: نظام تقني متكامل وشبكات منسجمة من الأساليب تهتم بمعالجة البيانات من مصادر متنوعة لغرض تجهيز المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات الإدارية المطلوبة وتأدية مهامها المختلفة من تخطيط وتوجيه ورقابة.
فوائد نظم المعلومات الإدارية
تعد نظم المعلومات والتكنولوجيا أحد العوامل الحاسمة لخلق الكفاءة والفاعلية التي تتطلع لها المؤسسات، فباتت المنطلق الأساسي لتحقيق الميزة التنافسية وبلوغ الريادة وبالأخص لمنظمات الأعمال، وذلك نظراً للفوائد التي تحققها نذكر منها:
- تقدم المعلومات لكافة المستويات الإدارية إذا تطلب الأمر لتتمكن من تأدية مهامها في التخطيط والتنظيم والسيطرة.
- توفر الظروف لصنع قرارات فاعلة من خلال إعداد المعلومات بصورة موجزة وفي الوقت الملائم.
- تساعد في التوقع بمستقبل المؤسسة والاحتمالات الممكنة بهدف اتخاذ الإجراءات اللازمة في حالة ثبوت ضعف في إرساء الأهداف.
- الإفادة منها في إصدار التقارير بصرف النظر أكانت تجميعية أو تفصيلية أو شهرية أو فصلية عن نشاطات المؤسسة.
- تسمح بالوصول للمعلومات المطلوبة واستعادتها في الوقت الملائم بغية اتخاذ القرارات بالوقت والسرعة الملائمة.
- تمكن المدراء من تجميع وربط كافة المعلومات التي تتطلبها الإدارات في المؤسة بغية إتمام الأعمال المختلفة.
- توفر المعلومات التي تتطلبها عمليات التخطيط والتنسيق والرقابة والتوجيه وصياغتها للبت بشأنها من مصادرها المتنوعة.
- تحسن من كفاءة وفاعلية الإدارة عن طريق تلبية لاحتياجاتها ومتطلباتها من المعلومات.
