وظائف الإدارة المكتبية
يمكن تقسيم وظائف الإدارة المكتبية إلى عدة فئات، منها:
التخطيط
حيث يسعى مدير المكتب إلى تنظيم سير العمل، و التخطيط الدقيق من أجل تحقيق أهداف المؤسسة الكبرى التي يعمل لديها.
التنظيم
حيث يعمل مدير المكتب على ترتيب الأولويات، وتنظيم المواعيد وإدارة الوقت بكفاءة عالية، بما يحقق أداء الواجبات والمهام بمرونة وفاعلية أكثر.
التوظيف
حيث يعد نقطة وصل هامة بين المدراء والعاملين في المؤسسة، وبناء عليه يعمل على اختيار الموظفين الأكفاء وتعيين فريق العمل الأصلح للمؤسسة.
الاتصالات
حيث يعتبر مدير المكتب هو المتحدث الرسمي في المؤسسة، و يتقلى الاتصالات على كل الأصعدة، سواء كان ذلك داخل المؤسسة مع الفريق والعملاء، أو خارجها عن بعد مع أصحاب المصلحة.
وظائف تكنولوجية
حيث يجب أن يملك مهارات تكنولوجية رقمية، والمعرفة بأنظمة الحاسوب وبرامج الحاسوب، و طرق البحث عن المعلومات واسترجاعها، لأداء المهام الجديدة التي تتطلب مهارات عالية في التكنولوجيا.
الرقابة
حيث يعمل مدير المكتب في المساعدة على إعداد الخطط والمشروعات، والمشروعات ومراقبة سير الأداء بما يحقق الأهداف العامة للمؤسسة.
إدارة الموارد البشرية
حيث يعمل على تحفيز أعضاء الفريق وإلهامهم، والسعي لتطوير قدراتهم، وبناء الثقة بينهم وطرق التواصل الفعال، وتدريبهم إن لزم الأمر، وتطوير مهاراتهم وكفاءتهم بما يحقق أهداف المؤسسة.
مهارات الإدارة المكتبية
لا بد من توافر مهارات محددة لدى مديري المكتب حتى يمكنهم العمل بكفاءة، منها:
- المهارات التنظيمية، ويقصد بها مهارات تنظيم العمل المكتبي، وإدارة المواعيد والاجتماعات والخطط في المؤسسة، وتنسيق المذكرات والرسائل.
- مهارات التعامل مع الآخرين، ويقصد بها مهارات الاتصال الفعال ، ومهارات القيادة والقدرة على بناء العلاقات الطيبة مع الآخرين باحترام وثقة.
- مهارات القدرة على استخدام الحاسوب، والبرمجيات الحاسوبية، وطرق البحث والاسترجاع بما يحقق أفضل النتائج بأقصر الطرق.
- مهارات الاتصال والمحادثة بأكثر من لغة، وقواعد كتابة المراسلات والخطابات المختلفة.
- مهارات أخلاقية مثل الصدق والالتزام والإتقان، والاحترام، لترك الانطباعات الجيدة عن المؤسسة.
- التخصص العلمي والحصول على شهادة جامعية في مجال السكرتارية.
- الثقافة والإلمام بالمعارف العامة والاجتماعية.
- اللغة والقدرة على التحدث بلغة عالمية تتطلبها الشركة، سواء كانت كتابةً أو محادثة.
- المعرفة بالنظم واللوائح الإدارية والتشريعية في البلد التي يعمل لديها.
