مفهوم السكرتارية

السكرتارية

تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة.

أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.

أهمية السكرتارية

مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:

التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.

خصائص السكرتارية

تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:

الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

وظائف السكرتارية

تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:

متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.
استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.

2023-12-1920مال وأعمال

مزيد من المشاركات

نظريات علم النفس الاجتماعي

نظريات علم النفس الاجتماعي اهتم علم النفس بدراسة وفهم علاقات البشر مع أنفسهم ومع غيرهم، لذا وضعوا نظريات لفهم البشر وعلاقتهم، نذكر أهمها فيما يلي: نظرية الإسناد ‏هي العملية ‏التي تقوم ‏على معرفة سبب سلوك الأفراد في الحياة اليومية، وتكون عادة يومية غير مدركين لها. نظرية التنافر المعرفي هي العملية التي تقوم بدراسة سلوك الأفراد عند الوقوع بين فكرتين متضادتين، تجعلهم في حالة من عدم الراحة ونلاحظ وجود تغير في سلوكهم. نظرية القيادة هي النظرية القائمة على أن جميع البشر يولدون ولهم حاجات ورغبات يجب أن

أسباب الغرور والتكبر في علم النفس

مفهوم الغرور والتكبر إنّ الغرور والتكبر وجهان لعملة واحدة وصفتان متلازمتان حيث يُعرف الغرور على أنه الفخر الشديد، والإعجاب بالنفس، والمبالغة في تقدير المهارات والقدرات الذاتية، واعتقاد الشخص بأنه دائماً على حق مما يؤدي به إلى التكبر وهو ما يُعرف بالاعتزاز الشديد بالنفس، والتعالي على الآخرين، واحتقارهم، والتعامل معهم بفوقية، حيث يتجاهل آراء ومهارات الآخرين بهدف التقليل من شأنهم. أسباب الغرور والتكبر في علم النفس وفيما يلي نوضح الأسباب التي تؤدي إلى الغرور والتكبر من وجهة نظر علماء النفس: انعدام

ترتيب الجواز الإماراتي عالميًا ومميزاته

ترتيب الجواز الإماراتي لعام 2021 تصدّر جواز السفر الإماراتي المرتبة الأولى كأفضل جواز سفر في العالم في الفترة الواقعة بين الأول من شهر ديسمبر لعام 2018 وحتى أوائل عام 2020، إذ يتسنى لحامل هذا الجواز السفر إلى 178 دولة؛ 118 منها تقدم تأشيرة مجانية، و60 دولة تقدم تأشيرة إلكترونية، والمتبقية تقدم تأشيرة عند الوصول. لكن وبعد تفشي جائحة كوفيد 19 في جميع أنحاء العالم، شُلت حركة الملاحة العالمية نظرًا لفرض الكثير من المعيقات والقيود أمام المسافرين، الأمر الذي أثر قليلًا على تصنيف الجواز الإماراتي

أهم علماء الفيزياء النووية

أهم علماء الفيزياء النووية قام علماء الفيزياء النووية بالعديد من الإنجازات، ومنهم من حصل على جائزة نوبل، وفيما يأتي أهم علماء الفيزياء النووية: إرنست رذرفورد أب الفيزياء النووية، وهو عالم فيزياء بريطاني مولود في نيوزيلندا، في عام 1899 أوضح إرنست رذرفورد إن هناك نوعيين مختلفين على الأقل من الإشعاع: إشعاع ألفا وإشعاع بيتا من خلال تجربته التي سميت باسمه، اكتشف أن العناصر المشعة أدت إلى تكوين الغازات. ماري كوري عالمة فيزيائية وكيميائية بولندية متجنسة من أصل فرنسي، كانت ماري كوري رائدة في البحث عن

الفرق بين مصدر المرة ومصدر الهيئة

الفرق بين مصدر المرة ومصدر الهيئة يوجد عدد من الأمور التي يمكن من خلالها التفريق بين مصدر المرة و مصدر الهيئة ، ويبين الجدول الآتي أدناه أهم الفروقات بين مصدر المرة ومصدر الهيئة: من حيث مصدر المرة مصدر الهيئة المفهوم هو وقوع حدث الفعل مرة واحدة، إذ تشابه العلماء على مر العصور في تسمية المصطلح، فلا نجد اختلاف كبير في التسمية، فبعضهم استخدم (المرة الواحدة من الفعل) وبعضهم (اسم المرة) يعرف مصدر الهيئة على أنه المصدر الذي يدل على هيئة الفعل حين وقوع الحدث. صياغته من الثلاثي يصاغ مصدر المرة من

الفرق بين المحطة الحرارية والمحطة النووية

الفرق بين المحطة الحرارية والمحطة النووية يوجد العديد من الفروق بين محطات الطاقة الحرارية ومحطات الطاقة النووية، ومن أهم هذه الفروق ما يأتي: المصدر الحراري يُعد المصدر الحراري لكل من المحطات الحرارية والمحطات النووية؛ واحداً من أهم الفروق بينهما، حيث أن المحطات الحرارية تحصل على الحرارة من باطن الأرض، بينما المحطات النووية تحصل على الحرارة من المفاعلات النووية. الخطورة على البيئة تُعد محطات إنتاج الكهرباء باستخدام الطاقة النووية ، ذات تأثير ضار على البيئة أكثر من المحطات الحرارية؛ حيثُ أن

قانون التحويل من سيلسيوس إلى فهرنهايت

ما هو قانون التحويل من سيلسيوس إلى فهرنهايت يمكن التعبير عن قانون التحويل من سيلسيوس إلى فهرنهايت من خلال القانون الآتي: الدرجة بالفهرنهايت = (1.8 × الدرجة بالسيلسيوس) 32 ومن الجدير بالذكر أنّ مقياس درجة حرارة فهرنهايت سُمّي نسبةً إلى الفيزيائي الألماني دانيال فهرنهايت، وهو مقياس لدرجة الحرارة، ويستخدم في عدة دول منها الولايات المتحدة والعديد من الدول الأخرى، كما يُرمز لدرجة الفهرنهايت (بالإنجليزية: Fahrenheit) بالرمز °F . وعلى مقياس فهرنهايت، فإنّ درجة تجمد الماء تكون عند 32 درجة فهرنهايت،

أساليب التطوير الذاتي في العمل

طرق لتطور الذات في العمل يطمح العديد من الأشخاص كما هو الوضع الطبيعي لفطرة المرء وشخصيته التي ترفض رؤية نفسها بشأن أقل من أقرانها، وتسعى إلى التميز والبروز في موقعها والمضي نحو التطور واللحاق بالركب بل والوصول إلى مقدمته، لذلك نجد الطلاب في المدارس يسعون إلى الحصول على مرتبة الأول في الصف، والموظف يسعى للارتقاء في وظيفته والارتفاع في هيكل الشركة التنظيمي . ومن هنا يجب أن نذكر أهم العناصر للارتقاء والتطور في أي مكان وأي مجال بغض النظر سواء كان في العمل أو غيره، ألا وهي: الصبر، الإصرار والفضول،