ما هي مهام السكرتير التنفيذي

ما هي مهام السكرتير التنفيذي

السكرتارية التنفيذية

تُعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.

مهام السكرتير التنفيذي

معالجة البريد

يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:

  • استلام البريد اليومي.
  • عرض البريد على المدير.
  • توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
  • تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
  • توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
  • تسجيل البريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر.
  • إرسال البريد الصادر.

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
  • استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
  • معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
  • تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
  • إجراء الاتصالات للمدير.
  • تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

إعداد المراسلات

  • تحرير المادة المكتوبة.
  • طبع المادة المُحررة.
  • إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
  • تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.

تنظيم الاجتماعات

  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
  • تجهيز قاعة الاجتماع.
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع.
  • تدوين الملاحظات في الاجتماع.
  • توزيع أوراق الاجتماع.

تنظيم مواعد المدير العام

  • تسجيل بيانات الزوار.
  • عرض الأجندة على المدير.
  • تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

  • جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
  • عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
  • إعداد ملف السفر.
  • إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
  • إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.

تنظيم محفوظات الإدارة

  • تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
  • تصنيف المحفوظات.
  • ترميز المحفوظات.
  • فهرسة المحفوظات.
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
  • جلب الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

  • تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
  • الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

  • مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
  • تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
  • تنسيق إجازات العاملين.
  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
  • تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
مزيد من المشاركات
أفضل أماكن سياحية في إسطنبول

أفضل أماكن سياحية في إسطنبول

مضيق البوسفور هو مضيق مائيّ يربط بين البحر الأسود ، وبحر مرمرة، ويفصل بين الجزء الأوروبّي، والجزء الآسيويّ لمدينة إسطنبول، حيث يتمّ العبور بينهما من خلال جسرين مُعلَّقَين؛ هما: جسر أتاتورك، وجسر محمد الفاتح. ومن الجدير بالذكر أنّ هذا المضيق يُعتبَر واحداً من أجمل المناطق السياحيّة في تُركيا؛ نظراً لروعته، وجمال طبيعته الخلّابة، بالإضافة إلى وجود القصور التاريخيّة الأثريّة، والفِلل السكنيّة الفاخرة على أطرافه. متحف آيا صوفيا ويُعَدُّ واحداً من أهمّ الوجهات السياحيّة في مدينة إسطنبول ، ومن أهمّ
تعريف الأدلة الموضوعية

تعريف الأدلة الموضوعية

تعريف الأدلة الموضوعية يُقصد بالدليل الموضوعي أي بيان للحقائق يتعلق بجودة المنتج أو الخدمة بناءً على الملاحظات أو القياسات أو الاختبارات التي يمكن التحقق منها بالكامل، ويجب التعبير عن الأدلة من حيث متطلبات الجودة المحددة أو الخصائص، كما يشير المعلومات أو السجلات أو بيانات الوقائع الكمية أو النوعية المتعلقة بالسلامة أو بوجود عنصر في نظام إدارة السلامة وتنفيذه. يعد الدليل الموضوعي دليلًا على أن المنظمة قد استوفت أو قد لا تفي بمتطلباتها، وأحد الأهداف الأساسية للمراجعة في المنظمات هو جمع أدلة
تخصصات جامعة القرويين

تخصصات جامعة القرويين

جامعة القرويين جامعة القرويين، هي إحدى جامعات المملكة المغربية، وتقع هذه الجامعة في مدينة فاس ، تحديداً في منطقة قصبة الشراردة، تأسست جامعة القرويين عام 859م، على يد فاطمة الفهري ذات الجنسية التونسية، واحتلت هذه الجامعة المرتبة 25 على مستوى جامعات المغرب، بينما احتلت المرتبة 10257 على مستوى جامعات العالم، ويمكنك الاطلاع على الموقع الإلكتروني لجامعة القرويين من هنا . التخصصات المتاحة في جمعة قرويين والكليات التابعة لها تضم جامعة قرويين العديد من الكلية التي تطرح تخصصات متنوعة، فيما يلي تخصصات
سلبيات وايجابيات الفلسفة البراجماتية

سلبيات وايجابيات الفلسفة البراجماتية

الفلسفة البراجماتية البراجماتية هي حركة فلسفية تضمّ من يزعمون أن الأيديولوجيا أو الاقتراح يكون صحيحًا طالما أنه يعمل بشكل مُرضٍ وعملي، ويجب رفض كل الأفكار غير العملية، ونشأت الفلسفة البراجماتية في الولايات المتحدة خلال الربع الأخير من القرن التاسع عشر، وأثّرت هذه الفلسفة كثيرًا على الكثير من الفلاسفة مثل مفكّري القانون والسياسة والتعليم وعلم الاجتماع والنقد الأدبي وعلم النفس. استخدم مصطلح البراغماتية أول مرة في عنوان لويليام جيمس "المفاهيم الفلسفية والنتائج العملية"، لكنّه يُقرُّ أنّ نشأة
وظائف الكيمياء في المستشفيات

وظائف الكيمياء في المستشفيات

وظائف الكيمياء في المستشفيات ساهمت الكيمياء في العديد من المجالات والدراسات وقد كانت سببًا في الكشف عن تفسير كيفية حدوث أمر ما وكيف يحدث وأحد أهم المجالات التي ساهمت بها الكيمياء هو المجال الطبي. ما سمح للعديد من المختصين في الكيمياء بالعمل في المجال الطبي للكيمياء لدراسة أدق لجسم الإنسان وفهم طبيعة الأمراض ودراسة الأنسجة والخلايا وفي هذا المقال سنذكر أهم وظائف الكيمياء في المستشفيات. أهمية الكيمياء في الطب ساهمت الكيمياء في المجال الطبي بشكل كبير وتكمن أهمية الكيمياء في الطب فيما يلي: إمكانية
شرح جمع الأعداد الكسرية وطرحها

شرح جمع الأعداد الكسرية وطرحها

خطوات جمع وطرح الأعداد الكسرية العدد الكسري (بالإنجليزية: Mixed number) هو رقم يتكوّن من عدد صحيح وكسر، ومن مكوّناته: البسط (بالإنجليزية: The numerator) وهو الجزء العلوي من الكسر. المقام (بالإنجليزية: The denominator) وهو الجزء السفلي من الكسر. العدد الصحيح (بالإنجليزية: The whole number) ويوضع إلى جانب الكسر. خطوات جمع الأعداد الكسرية تختلف طريقة جمع الأعداد الكسرية التي مقامات الكسور فيها موحدة عن غير الموحّدة، ويكون الجمع كما يأتي لكلّ من الحالتين: إذا كانت المقامات موحّدة: يمكن جمع الأعداد
بحث حول مصادر الضوء الطبيعية والاصطناعية

بحث حول مصادر الضوء الطبيعية والاصطناعية

الضوء الضوء عبارة عن شكل من أشكال الطاقة، الّتي تمكننا من رؤية الأجسام من حولنا، مثل الشمس ، والنجوم، والنار، والمصابيح الضوئية، وغيرها من أشكال الطاقة، الّتي تبعث الضوء بسبب درجة حرارتها العالية، وفي حال غياب المصدر الضوئي، الذي يتم الاعتماد عليه لإضاءة مكان معين، سيعم الظلام، ولن نتمكن من رؤية الأجسام. كيفية الحصول على الضوء تحصل الكائنات الحيّة الموجودة على سطح الأرض على الضوء، بشكل طبيعي، من خلق الله تعالى، أو بشكل صناعي من صنع الإنسان، ومصادر الضوء هي: المصادر الضوئية الطبيعية: يتوفر
ملخص كتاب البدائع والطرائف

ملخص كتاب البدائع والطرائف

ملخص كتاب البدائع والطرائف يضم الكتاب مجموعة من المقالات الأدبية التي تحمل طابعًا فلسفيًا وصوفيًا والتي تعبر عن الأفكار والكلمات بصورة جمالية رائعة، فيحلل الكاتب النفس البشرية إلى عناصرها الذاتية، ويجعل من كلماته مرشدًا لتلك النفس، فيخبرها أن لا تأخذ الأمور بظواهرها دون النظر والاستنادِ إلى جوهرها. ثم ينظر الكاتب إلى بلده الحبيبة لبنان بنظرة شاعرٍ يجسد الجمال لفظًا فيما يحب، بعيدًا عن كل الأمور السياسية التي تضم لغة الصراع والتناحر، كما يتناول الكتاب مجموعة من العلماء الذين لهم الفضل الكثير في