ما هو التقرير

تعريف التقرير

يُعرَف التقرير أو البيان أو المستند (بالإنجليزية: Report) بأنّه أحد أساليب الكتابة المستخدمة لإعطاء تفاصيل كاملة عن موضوع ما بطريقة حيادية، ويكون ذلك من خلال ربط الوقائع المادّية وتلخيص النتائج المتعلّقة بها، ويعتمد التقرير على وجود هيكلة عامّة للموضوع الأساسي وتفرّعاته بالإضافة إلى ملخص استنتاجي لما ورد فيه، وقبل إعداد أي تقرير لا بد أولًا من تحديد الهدف الرئيس منه، كما يجب تحديد الفئة المستهدفة التي أُعِدّ التقرير لتقديم الفائدة لهم.

أنواع التقارير

تنقسم التقارير إلى عدد كبير من الأنواع، منها ما صُنّف حسب هيكلته، ومنها ما صُنّف حسب الموضوع الذي يبحثه، ومن ضمن هذه الأنواع ما يأتي:

• التقرير الدوري: هو التقرير الذي يُعدّ ليُقدّم دوريًّا بصورة منتظمة إلى شخص ما مهتم بمتابعة الأداء والإنجاز، من الأمثلة عليه: التقارير المتعلّقة بالمبيعات، والتقارير المتعلّقة بالتسويق الإلكتروني.
• التقرير الطويل: هو تقرير رسمي تفصيلي عميق، يتجاوز عدد صفحاته عشر صفحات، ومن أمثلته: تقرير لوصف التوجّهات الصناعية.
• التقرير القصير: هو تقرير موجز يقل عدد صفحاته عن عشر صفحات، ويُكتب بصيغة غير رسمية، ويستخدم للإعلانات بخصوص التغييرات على المستوى الداخلي، ومن الأمثلة على هذا النوع: تقرير إبلاغ الموظفين عن اجتماع طارئ.
• التقرير الإعلامي: هو تقرير يُكتب بصيغة معينة تهدف إلى إعلام قطاع آخر أو شركة أخرى بمعلومات معينة مهمة للطرفين، ومن الأمثلة عليه: إعداد تقرير مقدّم لمدراء الأقسام المختلفة داخل الشركة عن اجتماعهم برئيس الشركة.
• التقرير التحليلي: هو تقرير يرتكز في صياغته على البيانات المادية والإحصائية المتوفرة، ويهدف إلى تقييم ومتابعة الأداء والإنجاز الفعلي داخل المؤسسات بدقّة، من الأمثلة على هذا النوع: تقرير يوضّح أرباح مشروعات التجارة الإلكترونية.
• التقرير الرسمي: هو تقرير مُفصّل يُكتب لمناقشة مشكلة ما واتّخاذ الإجراء اللازم لإيجاد حلّ مناسب، ويعتبر كل من التقرير الإعلامي والتحليلي جزءًا من التقارير الرسمية، ومن أهم الأمثلة على التقارير الرسمية عمومًا: تقارير السلامة العامة، والتقارير السنوية.
• التقرير غير الرسمي: هو تقرير يتميّز بقصره وقد يتطلّب الأمر إطالته أحيانًا لغرض ما، ويعد طريقة من طرق التواصل الداخلية في المؤسسات بين الأفراد، ومن أمثلته: البريد الإلكتروني، والأوراق المتداولة بين الأفراد في مكان العمل.
• تقرير عرض المقترحات: يكون هذا النوع زاخرًا بالأفكار والحلول لمشكلة ما تواجه المؤسسة، وليس لهذا النوع هيكلة محددة، فالهدف منه الحصول على أكبر قدر من الحلول الممكنة وبأي طريقة، ويفضّل احتواؤه على ملخّص لأهم ما ورد فيه، ومن ذلك: التقارير التي تقترح حلولًا لتقنين الإنفاق الزائد داخل المؤسسات.
• التقرير الداخلي: هي التقارير التي تستهدف عددًا من الأشخاص الذين يعملون داخل مؤسسة واحدة، مع الحرص على عدم إطلاع أي شخص يعمل خارج المؤسسة على هذه التقارير، وتهدف عادةً إلى جمع المعلومات وتقديمها لهم لرفع أدائهم ودعم مستوى المؤسسة، ومن الأمثلة على ذلك: تقارير النفقات والمبيعات.

مكونات التقرير الرئيسية

ينقسم التقرير إلى عدد من المكوّنات الرئيسة، ومنها ما يأتي:

• صفحة العنوان: تحتوي على عنوان التقرير.
• جدول المحتويات: من الأجزاء الاختيارية التي توضع أو تُلغى تبعًا لطول التقرير؛ فالتقارير التي تتكوّن من صفحتين إلى ثلاث صفحات لا يلزمها هذا الجزء بالتأكيد.
• الملخّص: هو نظرة عامّة لأهم ما ورد في التقرير بهدف توضيح أهم النقاط التي يعرضها التقرير بالتفصيل فيما بعد، وقد يكتفي بعض القرّاء بقراءة هذا الجزء أحيانًا.
• المقدّمة: هي موجز يوضّح أهمية ما ورد في التقرير ويناقشه بالتسلسل الصحيح، كما يعرض للقارئ الهدف الأساسي من كتابة التقرير والمشكلة التي دفعته للكتابة والحل المتوقّع نجاحه.
• المناقشة: تحتوي المناقشة على صُلب التقرير ومحتواه الفعلي، يجري من خلاله الاستنتاجات والتوصيات بصورة تفصيلية مع اتّباع المنهج الصحيح للعرض، وربطه بالدلائل العلمية عند الحاجة.
• النتائج: جزئية مختصرة ومحدّدة تحتوي على جميع النتائج الواردة في التقرير بأسلوب منظم مرقّم.
• التوصيات: عدد من النصائح الإرشادات المتعلّقة بموضوع التقرير الأساسي، ويجب أن تكون قابلة للتنفيذ ويقبلها العقل والمنطق.
• المُلحق: هو أي جزء يُلحق بالتقرير لزيادة فهمه وتوضيحه؛ كالجداول، والرسوم البيانية.
• المراجع: هو المكوّن المستخدم للإشارة إلى مصدر جميع المعلومات الواردة في التقرير.

استخدامات التقرير

يدخل التقرير في عديد من المجالات، ولا تقل أهميته في أي مجال عن الآخر، ومن ضمن ذلك ما يأتي:

• التقارير المخبرية: هي التقارير التي تهدف إلى توثيق خطوات إجراء التجارب المختلفة بالإضافة إلى نتائجها، ويختلف التقرير المخبري باختلاف نوع التجربة التي يصفها.
• التقارير الطبية: يمكن معاملة هذا النوع من التقارير كالأوراق الرسمية، ويكتبها طبيب مختصّ، يصف فيها حالة مرضية محددة وحاجة المريض إلى التعويض المادي، في حال ارتأى الطبيب تأثير الحالة المرضية في حياة المريض في المستقبل.
• التقارير العلمية: هي وثائق تُكتب لتوضيح حالة أو مشكلة علمية وتقنية معينة، مع ضرورة وضع حلول في نهاية التقرير.
• التقارير المالية: هي التقارير الموضحة للجدوى الاقتصادية للمشروعات، من خلال مراقبة الدخل والميزانية والمعلومات المالية المختلفة.
• التقارير الهندسية: هي التقارير التي تتضمن توضيحًا للمشكلات الهندسية المتنوعة، بالإضافة إلى حلّها من وجهة نظر هندسية، مع ضرورة إرفاق جميع الفحوصات المخبرية الخاصة بموضوعها الأساسي.

خطوات كتابة التقرير

يتفوّق التقرير على المقال في الموضوعية، فكاتب المقال يُدافع عن آرائه غالبًا على عكس كاتب التقرير الذي يحاول شرح الفكرة من جميع جوانبها قدر المستطاع، ويمكن تعلّم كتابة التقرير من خلال اتّباع الخطوات الآتية:

• تحديد الهدف من خلال التحضير والتخطيط بشكل دقيق، ويجب أن تُعطى هذه الخطوة وقتًا كافيًا لضمان ملاءمة محتوى التقرير لحاجة الشخص المطّلع عليه.
• تنظيم المعلومات التي قد تدعم التقرير، وفرزها تحت عناوين مناسبة في مخطّط هيكلي واضح.
• اتّباع تنسيق محدّد في كتابة التقرير، مع مراعاة أن يكون سهل التصفّح بالنسبة للقرّاء، وأن تكون لغته سهلة وبسيطة.
• إعداد صفحة تتضمّن عنوان التقرير، كما يمكن إضافة اسم كاتبه وتاريخ الكتابة.
• تنسيق جدول لمحتويات التقرير بصورة منظمة في حال كان طويلًا (هذه الخطوة اختيارية).
• كتابة ملخص موجز وقصير شامل يمكن الاعتماد عليه في فهم المحتوى العام للتقرير.
• كتابة مقدمة بسيطة تجعل القارئ يفهم الهدف من التقرير، ويمكن وضع بعض المصطلحات المفتاحية.
• كتابة المحتوى النقاشي بتفاصيله الدقيقة الكاملة وتحت عناوين وأجزاء فرعية، لضمان التنظيم والقدرة على العثور على المعلومات.
• كتابة أهم الاستنتاجات التي يمكن التوصّل إليها من خلال التقرير (هذه الخطوة اختيارية).
• كتابة نتاج بسيط شامل لأهم ما ورد في التقرير.
• تنسيق التقرير في النهاية بخط موحّد سهل القراءة، مع مراجعة الأفعال والتأكد من عدم تضمين أفعال مبينة للمجهول.

سمات التقرير الفعال

يرتكز التقرير الفعّال على عدد من السمات، ومنها ما يأتي:

• العنوان المناسب.
• البساطة وملاءمة جميع المستويات.
• تقديمه في الوقت المناسب.
• الإشارة إلى الفروقات والاختلافات من خلال المقارنة.
• تناسق التقرير لإتاحة استخدامه لاحقًا.
• الدقّة والتحديد.
• عدم إدراج معلومات لا تمت للعنوان الرئيس بصلة.
• توجيهه لفئة معينة.
• تضمين جميع المعلومات الأساسية الروتينية.
• تلبية الغرض المنشود منه.
• تقديمه بشكل دوري.
• عرضه بالوسيلة الأنسب.

أهميّة التقرير وفائدته

يحتوي التقرير على عديد من المعلومات والبيانات، وتكمن أهمّيته فيما يأتي:

• الاعتماد عليه في اتخاذ القرارات وتطبيق الإجراءات الحازمة تبعًا للمعلومات الدقيقة التي يقدّمها.
• استخدام المديرين له كأداة تقييم ومراقبة لأداء موظفي المؤسسة وأنشطتهم اليومية.
• وسيلة من الوسائل المعتمدة في تقييم الأداء السنوي، للحصول على الترقية الوظيفية للموظفين الأكثر كفاءة في المؤسسات.
• تسريع حل المشكلات وتفادي الآثار التي قد تنجم عنها؛ ولذا يعدّ من المهارات الأساسية التي يجب على الموظف امتلاكها مهما كان مسماه الوظيفي.

مؤهلات كاتب التقرير

يتمتّع كاتب التقارير بعدد من الصفات والمؤهلات الشخصية، ومن ضمن ذلك ما يأتي:

• القدرة على مواكبة التطوّرات في عالم البيانات.
• امتلاك مهارات جيّدة تؤهله لاستلام عدد من المهام في وقت واحد.
• القدرة على حلّ المشكلات وتحليلها بمرونة.
• تحمّل الضغط وساعات العمل الطويلة.
• امتلاك مهارات تواصل جيدة، ليتمكن من التعامل مع زملائه ومديره.
• امتلاك بعض مهارات البرمجة، والقدرة على إنشاء قاعدة بيانات خاصّة لمؤسسة العمل.
• الإلمام بمعايير ومتطلّبات أمن الشبكات.
• القدرة على التعامل مع البرامج الحاسوبية المتعلّقة بمجال البيانات وإعداد التقارير؛ كالإكسل مثلًا.
• امتلاك شهادة في مجال متعلّق بالحواسيب بدرجة البكالوريوس.

التقرير هو طريقة يستخدمها الكاتب لمناقشة مشكلة معينة بصورة تفصيلية، وفي ختامه يضع استنتاجات وتوصيات يمكن من خلالها الوصول إلى حلّ المشكلة، وتتنوّع التقارير وتتباين هيكلتها باختلاف مضمونها وهدفها، إلا أنها تشترك جميعها في عدد من المكونات الأساسية، بغض النظر عن المجال الذي تستخدم فيه، ولإعداد التقرير طريقة وخطوات معينة، تضمن صياغة التقرير بالأسلوب المناسب، وهذا يتطلّب امتلاك الكاتب عدد من المؤهلات والسمات، للوصول في النهاية إلى تقرير فعّال يمكن من خلاله تحقيق فوائد التقارير.