تحديد الإطار الزمنيّ
يُنصح بتحديد إطار زمنيّ عند إعداد الميزانية اعتماداً على احتياجات العمل؛ فقد تكون الميزانية شهريةً أو فصليةً أو سنوية.
تحديد النفقات الثابتة
يتم إدخال جميع النفقات الثابتة، مثل: الراتب، والإيجار، والتأمين وأي تكاليف أخرى معروفة عند وضع الميزانية، كما يجب تحديد الراتب المُستحق للشخص دون زيادة، ولمعرفة ذلك يمكن سؤال الشخص لنفسه حول ما كان سيدفعه لشخص آخر في حال إدارته لأعماله، وتحديد المبلغ وفقاً لذلك.
تحديد النفقات المتغيرة
يجب حساب جميع النفقات المتغيرة، مثل: المرافق، وتكاليف المواد، وأجور الموظفين والضرائب عند وضع الميزانية، وفي حال الشكّ في قيمة النفقة لأي منها يمكن تحديد الحدّ الأقصى للمبلغ المتوقّع لها طوال فترة الميزانية.
حساب الإيرادات المتوقعة
يتمّ إدخال إيرادات الأعمال المتوقعة خلال فترة الميزانية ، ويمكن توقع ذلك من خلال مراجعة إيرادات الفترات الماضية، مع الحرص على الاعتدال تحسّباً لأي طارئ.
الافتراضات
تتضمّن الميزانيّة افتراضات عدّة إلى جانب البيانات الواقعية الحالية؛ فقد يتم افتراض أنّ المبيعات سترتفع بنسبة 10% مثلاً في العام المقبل إذا تم إضافة شخصين آخرين إلى الوحدة، ففي هذه الحالة يمكن توضيح ما ترتكز عليه هذه الفرضية، وإظهار الصلة بين إضافة شخصين جديدين وبين ارتفاع نسبة الأرباح ، كما يجب وضع الشخص لنفسه في منصب مدير الشعبة مثلاً، والتفكير فيما قد يُقنعه عند إضافة موظفيْن جديدين.
العمل الفعلي
يكون ذلك بتسجيل الإيرادات والنفقات الفعلية طوال فترة الميزانية، وحساب الفرق بين المبلغ المدرج في الميزانية والإيرادات والمصروفات الفعلية.
التحليل
ينبغي مراقبة ما يتمّ إنفاقه مقابل الميزانية المدرجة طوال فترة الميزانية؛ فإذا كان معدّل الإنفاق يفوق ما هو مخصص في الميزانية، عندها يجب البحث عن طرق مختلفة لخفض التكاليف، وتجنّب إنفاق الأموال على الأشياء غير الضرورية للإدارة اليومية للنشاط التجاري، كما يجب استغلال الأموال الإضافية بالطريقة الصحيحة إذا كان المال الداخل أكثر من المتوقّع، من خلال الحدّ من الديون أو إنشاء شبكة مالية لتوسيع العمل مثلاً.
أهمية إعداد ميزانية
توجد فوائد مختلفة لإعداد الميزانية، ومنها ما يأتي::
- تحقيق الأهداف: تساعد الميزانية في التعرّف إلى الأهداف طويلة الأمد، وتحقيقها.
- إنفاق الأموال بحكمة: تحدّد الميزانية المال الداخل بالضبط؛ مما يساعد الفرد على معرفة مقدار ما يُمكن إنفاقه بدلاً من صرف أموال فائضة، ثمّ الوقوع في الديون.
- التهيئة لحالات الطوارئ: تضمن الميزانية المحتوية على صندوق طوارئ عدم وقوع الشخص في الديون، كما تضمن حلّاً للمشكلات الطارئة التي قد تحدث معه، مثل: المرض، أو الموت، أو الطلاق أو حدوث أي اضطرابات مالية خطيرة.
