مفهوم الإدارة
عرّف فريدريك تايلور الإدارة: على أنها المعرفة الجيدة لما يريده المدير من العاملين في المؤسّسة القيام به، ثم الإشراف عليهم للتأكد من إنجاز الأعمال بالطريقة الصحيحة، وبأقل التكاليف. أما هنري فايول فقد عرّف الإدارة على أنها القيام بممارسة الوظائف الأساسية للإدارة من تخطيط، وتنظيم، وتوجيه، ورقابة، ثم القيادة للوصول إلى أهداف المؤسسة.
الإدارة الناجحة : هي الإدارة التي تمتلك القدرة على تحديد الأهداف، وذلك بعد القيام بدراسة هذه الأهداف والتأكد من القدرة على تحقيقها عن طريق معرفة الظروف المحيطة والتي لها دور في التأثير على تحقيق الأهداف، والإدارة الناجحة هي الإدارة التي لديها القدرة على الاستفادة من الفرص المتاحة، كما تتميّز الإدارة الناجحة بالقدرة على التغلب على المشكلات والعقبات التي تواجهها في تحقيق الأهداف، كما تتميز بالقدرة على التميز، والإبداع، وممارسة الأعمال بشكل أفضل، وأكثر كفاءة.
خصائص الإدارة الناجحة
من أهم الخصائص التي تتميّز بها الإدارة الناجحة:
- تتميّز بالمرونة وسهولة التعامل والتأقلم مع التغيرات التي تحدث في المؤسسة ، باعتبار أنها من الأمور الاعتيادية التي تحدث في المنظّمات.
- تمتلك القدرة على التعامل مع الظروف المحيطة بالإدارة، وتتعامل معها ببراعة.
- لديها روح المنافسة، كما أنها تسعى للتميّز في تقديم السلع أو الخدمات، إيماناً منها أن السوق هو فرصة للتأكد من كفاءة ونجاح الإدارة.
- تعتمد على التكنولوجيا الحديثة وكل ما هو جديد ومتطور، باعتباره الطريق الأفضل للوصول إلى التميز في الأداء.
- تقوم بتوظيف تكنولوجيا المعلومات وتطبيقاتها المختلفة وتستفيد منها في إيجاد الفرص الجديدة والمتنوعة.
- تؤمن بأهمية تكامل الطاقات والموارد في زيادة الإنتاجية والقدرة على الإبتكار والإبداع.
- لديها القدرة على إدارة الوقت واستثمارة باعتباره من أهم موارد المؤسسة.
- تؤمن بأن بيئة العمل لا تنحصر في مكان أو بيئة محددة، فمن الممكن أن تتعدد أمكنة العمل أو بيئاته.
- تسعى الى إرضاء العملاء بتقديم الأفضل والأكفأ سواء كانت المؤسسات خدماتية أو إنتاجية.
- تقوم باختيار الأسلوب التنظيمي المناسب للإدارة، بحيث يتناسب مع بيئة وظروف المؤسسة، إلى جانب ذلك يجب أن يتّصف الأسلوب التنظيمي بالمرونة بعكس الأساليب التنظيمية التقليدية.
- تشجع أفرادها على العمل الجماعي ضمن فريق.
- تهتم بطاقات الأفراد الذهنية والعقلية، وتشجعهم على تطويرها.
- تهتم بجودة الموارد المقدّمة كمُدخلات كما تهتم بأساليب تطويرها ومعالجتها، للحصول على منتجات وخدمات ذات كفاء عالية.
- تحرص على التناسق والتناسب في الموارد المقدّمة للمؤسسة سعياً منها إلى تطوير الإنتاج.
كيف تكون إدراياً ناجحاً
من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المدير حتى نُطلق عليه لقب مدير ناجح:
- تحفيز العاملين بالمؤسسة عن طريق نشر الاحترام المتبادل بين الموظفين والرؤساء، التأكد من رضا العاملين عن وظائفهم، تقديم المكافأت المادية والمعنوية للعاملين.
- تحسين الحالة النفسية للعاملين في المؤسسة عن طريق تقديم المدح والإطراء لهم، والتركيز على نقاط القوة لدى الموظفين، ذلك من شأنه تشجيع العاملين على زيادة الإنتاج ، والإقبال على العمل بشكلٍ أفضل.
- هناك معادلة عند تحديد الأهداف، وهي طموحات أقل= نجاحات أكبر، ولا تعني هنا ألّا تكون الأهداف طموحة، بل أن تكون مدروسة، منطقية، وسهلة التنفيذ.
- على المدير أن يتأكد أن كل موظف في المؤسسة يعلم تماماً ما هو مطلوب منه، وما هو متوقع أن يقوم بإنجازه، عن طريق وضع أهداف واضحة، وتحديد الوقت الذي يجب الانتهاء فيه من العمل، وما سيترتب على الموظف في حال تأخر الانتهاء من العمل.
- ممارسة الرقابة والتوجيه على العاملين بشكل منتظم، للتأكّد من سير العمل بالشكل المطلوب، وتوجيه العاملين للأخطاء.
- الالتزام من قبل المدير نفسه بسياسة العمل وقوانينه، بأن يكون الرقيب على نفسه لمنع وقوع الأخطاء من قبل المدير، ليكون قدوة لموظفيه للالتزام بمعايير المؤسسة.
- تقسيم الأعمال على العاملين بشكل مناسب، وتفويضهم ببعض من أعمال الإدارة مع الإشراف عليهم وتعليمهم كيفية القيام بهذه الأعمال، لزيادة خبراتهم ومعرفتهم في العمل.
- تحمّل مسؤولية الأخطاء التي يقع فيها الموظفين، ومساعدتهم على إيجاد الحلول المناسبة، لخلق جو من التعاون والراحة داخل المؤسسة
- الاعتراف بإنجازات التي يقوم بها العاملون، وعدم نسب المدير هذه الإنجازات لنفسه.
- الاعتراف بالأخطاء التي وقع فيها المدير، ومعرفة سبب وقوعها والقيام بتصحيح هذه الأخطاء.
- التواصل الفعّال مع العاملين في المؤسسة ، وترك المجال أمامهم للتواصل مع المدير في أي وقت كان، والإجابة عن استفساراتهم، حيث يتيح ذلك للمدير على إدراك المشكلات والأخطاء وحلها بوقت مبكر وبشكل أفضل.
- تفهّم ظروف الموظفين الخاصة والتكلم معهم بشكل مباشر عن هذه الظروف، وتقديم المساعدات لهم في الحالات التي يحتاجون إلى مساعدة
- الفصل بين التقييم الإيجابي والسلبي، عند قيام المدير بتقييم الموظفين ، ليكون التقييم له الأثر الأكبر.
- الإصغاء الجيد للموظفين واحتياجاتهم، وترك المجال لهم للتحدث عن أفكارهم والتعبير عن مشاعرهم ومشكلاتهم، لتكوين علاقة جيدة معهم
- العدل والمساواة بين العاملين في التعامل، والابتعاد عن الميل والتحيز تجاه فئة معينة من العاملين.
- خلق بيئة عمل فاعلة ومتعاونة عن طريق التعامل الجيد مع العاملين.
أساسيات الإدارة الناجحة
من أهم المهارات الأساسية لنجاح الإدارة:
- الاختيار الصحيح للعاملين في المؤسسة، وتحديد الوقت الكافي واللازم للقيام باختيار الموظفين الجدد.
- تحديد المهام وتوزيعها على العاملين في المؤسسة بشكل واضح؛ لتنجب إصابة العاملين بالتشتّت، الذي من شأنه التسبب في تعطيل وتأخير إنجاز الأعمال.
- مدح العاملين والثناء عليهم، والاعتراف بالإنجازات التي قاموا بتحقيقها؛ لتحفيزهم وتشجيعهم على العمل بشكل أفضل، واستثارة الأداء المتميز لدى الموظفين.
- الحرص على إقامة علاقات تُبنى على الاحترام المتبادل بين العاملين ومرؤوسيهم، حيث تُشير الدراسات إلى أن العاملين الذين يتلقون الاهتمام من مرؤوسيهم، تقل نسبة غيابهم عن العمل، كما تساهم في تحسين مستوى الإنتاجية لديهم، كما أن فرصة وقوع حوادث العمل تقل لديهم، وتقل أيضاً عمليات السرقة والاختلاس في المؤسسة.
