كيفية كتابة التقارير الادارية

مفهوم التّقارير الإدارية

تَحرص شركات ومؤسسات الأعمال بمختلف أنواعها على إيجاد وسائل اتصال فعّالة بين الإدارة والعاملين في مختلف الأقسام الموجودة فيها؛ حتى تتمكن من تقييم سيْر العمل، والتّأكد من تحقيق الأهداف المطلوب إنجازُها، وتُعتبر التّقارير الإدارية أحد وسائل الاتصال التي تهدف إلى عَرْض المعلومات اللازمة والضّرورية حتى تُعين المدراء والمسؤولين على اتخاذ القرارات المناسبة، كما أنها تُوفِّر معلومات يُعتمد عليها في التّخطيط الفعّال، إضافةً إلى أنها تُعطي المؤسسات فرصة التّنبؤ بحاجاتها المستقبلية، وإيجاد الطّريق الصّحيح لزيادة الكفاءة في إنجاز الأعمال، وتقييم الأداء بشكل عام ومراقبته.

وتُعتَبر التّقارير الإدارية طريقة لعرض مجموعة من الحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما، حيث يحتوي هذا العرض تحليلاً منطقياً ومعلومات يتم الاستفادة منها في التّوصُّل إلى اقتراحات أو توجيهات أو توصيات؛ لمساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على ما كشف لهم ذلك التّقرير.

كيفية كتابة التّقارير الإدارية

فيما يلي مبادئ توجيهية وقواعد تتضمن شرحاً لهيكل ومراحل كتابة التّقرير الإداري:

• تحديد الأهداف والغاية الرّئيسية من كِتابة التّقرير: في البداية يتم تَحديد فكرة التّقرير المطلوب تَحضيرُه، وما هو هدف أو مُبرر إعدادُه.
• الإلمام بخصائص ومواصفات التّقرير: ففي بعض الأحيان تحتاج التّقارير متطلبات خاصة عند الكتابة يجب الإلمام بها، مثل حجم التّقرير، وعدد الصّفحات، وأنواع الخطوط المُستخدمة وغيرها.
• البحث عن مصادر المعلومات والبيانات لكتابة التّقرير: حيث يتم البحث عن المصادر وفقاً لأهداف التّقرير التي تمّ تحديدُها، سَواء أكانت تلك المصادر عبارة عن مراجع أو معلومات من أماكن محددة أو من أشخاص.
• البدء بإعداد التّقرير: يتم تحضير كافة أجزاء وعناصر التّقرير وتجميعها قبل البدء بإعداد مسودة التّقرير والتي تَسبُق تحضير التّقرير بشكله النّهائي، وعناصر التّقرير تتمثل في الآتي:
  • صفحة الغلاف: تتكون صفحة الغلاف من مجموعة من المعلومات، مثل عنوان التّقرير، واسم الجهة التي أَعدت التّقرير، واسم الجهة المُوجَّه إليها التّقرير، وتاريخ التّقرير كذلك، وهذه الصّفحة تختص بالتّقارير الإدارية الطّويلة، ولا تُوضَع صفحة الغلاف في التّقارير الإدارية القصيرة، بل يتم الاعتماد على صفحة بيانات موحدة لهذه التّقارير.
  • صفحة المحتويات: تحتوي صفحة المحتويات على تفصيل لأقسام التّقرير، والعناوين الرّئيسية فيه، ونقاطه المهمة، مع ترقيم المحتويات، وهذا يُسهل الوصول إلى الأجزاء المعنيّة بشكل مباشر.
  • المُقدمة: تُستَخدم مُقدمة التّقرير كصورة أو خلفية للتقرير، فهي تُظْهِر للقارئ نبذة موجزة عن مضمون التّقرير، وأهميتِه، وأهدافه، والمجال الذي يتضمنُه.
  • المَتْن: هو قلب التّقرير، ويحتوي على عدة أقسام كما تمّ عرضُها في صفحة المحتويات، على أن تكون المعلومات مُرتبة بطريقة مَنطقية وواضحة، ويحتوي مَتْن التّقرير بشكل عام على عرض للمعلومات والحقائق، ويُمكن أن يتضمن جداول ورسوم بيانية لتمثيل المعلومات وتوضيحها، وهي من وسائل الإيضاح حيث يتم تمثيل المعلومات من خلالها كميّاً، كما يحتوي المَتْن على شرح وتفسير لنتائج التّقرير التي تم التّوصُّل إليها.
  • التّوصيات: في صفحة التّوصيات يتم عَرض المقترحات أو الحلول التي تم التّوصل إليها، حيث إن كُل تقرير إداري تتم كِتابتُه يجب أن ينتهي بتوصيات تتعلق بتنفيذ أحد الحلول أو المقترحات، وهي من أهم عناصر التّقرير.
  • المراجع: كِتابة المراجع في حال الاستناد إلى كُتب ووثائق خلال كِتابة التّقرير، وغالباً ما تُستخدم المراجع في التّقارير الرّسمية المُستخدمة خارج المؤسسة.
  • المُرفقات: هي وثائق تُرفَق بالتّقرير، لتوضيح بعض أجزاء وتفاصيل التّقرير، مثل الصّور وقوائم الحضور وغيرها.
• تحضير مسودة التّقرير: عند الانتهاء من تَجميع عناصر التّقرير التي ذُكِرَت سابقاً، يجب مُراجَعتها لُغوياً وفَنيّاً، ثم تحضير مُسَوَّدة التّقرير والتي تهدف إلى التّأكد من صحة وتفاصيل التّقرير قبل تثبيته على النّسخة النّهائية.
• كِتابة النّسخة النّهائية للتقرير: بعد الانتهاء من كِتابة التّقرير المبدئي أو مُسَوَّدة التّقرير، ومُراجعته من قِبل الجهة المُوجَّه لها، وتطبيق التعديلات اللازمة، يتم البدء في كِتابة التّقرير بشكلهِ النّهائي، أي النّسخة التي سيتم اعتمادُها وتسليمُها للجهة المعنيّة.

أنواع التّقارير الإدارية

تَتعدد أنواع التّقارير باختلاف الغرض من إعدادها، أو باختلاف طبيعتها، أو محتواها، ويمكن تمييز الأنواع الآتية من التّقارير الإدارية:

• التّقارير القصيرة: هي تقارير مُختصرة تتكون من صفحة أو صفحتين، ويُطلق عليها في بعض الأحيان مُذكرة.
• التّقارير الطّويلة: هي تقارير مُفصلة قد يصل عدد صفحاتها إلى أكثر من ثلاثين صفحة، وعلى الأغلب تكون محتوياتها مَكتوبة بشكلٍ رسميّ؛ أي تحتوي على عناصر وأجزاء التّقرير.
• التّقارير الدّاخلية: يتم تَداول مثل هذا النّوع من التّقارير بين جهة وأُخرى داخل المؤسسة نفسها.
• التّقارير الخارجية: يتم إرسال هذه التّقارير من داخل المؤسسة إلى خارجها، ومن أمثلتها التّقارير التي تمّ إرسالها إلى جهات رقابية خارج المؤسسة، وكذلك التّقارير التي تمّ إرسالها إلى الصُّحف أو المجلات، بحيث تحتوي على معلومات إخبارية.
• التّقارير الرّأسية: وتتصف هذه التّقارير بأنها ذات اتجاهين:
  • تقارير هابطة من أعلى إلى أسفل: حيث يتم إرسال هذه التّقارير من جهة معينة من مستوى تنظيمي عالي في المؤسسة، إلى جهة أُخرى ذات مستوى تنظيمي أقل، مثل التّقارير الصّادرة من الإدارة إلى بعض العاملين في المؤسسة.
  • تقارير صاعدة من أسفل إلى أعلى: هي تقارير تصدر من جهة معينة من مستوى تنظيمي أقل في المؤسسة، إلى جهة أخرى ذات مستوى تنظيمي أعلى، مثل التّقارير الصّادرة من العاملين إلى إدارة المؤسسة.
• التّقارير الأُفقية: هي التّقارير التي يتم إرسالها من جهة معينة من مستوى تنظيمي معين في المؤسسة، إلى جهة أُخرى في نفس المستوى التّنظيمي، مثل تقارير تبادل المعلومات ووجهات النّظر بين العاملين في مستويات إدارية في المجال الإداري نفسه، كالإدارة المالية على سبيل المثال.
• التّقارير الرّسميّة: ويكون أسلوب التّخاطب في هذه التّقارير باستخدام مصطلحات وألفاظ رسميّة خاصة في مجال العمل، وتحتوي على عناصر التّقارير وأجزاؤه، فهي بذلك تحتوي على الكثير من التّفاصيل والمعلومات.
• التّقارير الغير رسميّة: لا يتم التقيُّد بأسلوب المخاطبة الرسميّ في هذا النّوع من التّقارير، بَل يكون أُسلوب العَرض فيها بسيطاً وسهلاً، وهي تقارير مُختصرة تأخذ شكل المذكرات الدّاخلية، مثل التّقارير التي يتم تداولها بين العاملين في مجموعات العمل .
• التّقارير الإعلامية: مهمة هذا النّوع من التّقارير تقديم المعلومات فقط، دون أي تحليلات أو توصيات، مثل تقارير حضور العاملين، وتقارير المؤسسة المالية.
• التّقارير التّحليلية: في هذا النّوع من التّقارير يتم تَقديم البيانات بغرض تحليلها والوصول إلى معلومات ونتائج معينة، مثل تقارير الجدوى ، وتقارير تقييم العاملين.