كيفية إعداد خطة عمل

خطة العمل

تُعدّ خُطة العمل (بالإنجليزيّة: Work Plan) الخريطة التي تُساعد على السير في الطريق الصحيح؛ من أجل الوصول إلى الهدف الرئيسيّ، فعندما يعتمد العمل على خُطّةٍ دقيقة وواضحة عندها يكون مُعدّل الخطورة قليلاً، وتُعرَّف خُطة العمل بأنّها استراتيجيّة تسعى إلى تقديم المُساعدة على إيجاد حلول للمُشكلات، وتعزيز مهارات الموظفين وزيادة تركيزهم، وغالباً لا تعتمد خُطط العمل على حدود زمنيّة معينة.

كيفية إعداد خطة العمل

يهتمّ الكثير من أصحاب المُنشآت والأعمال بإعداد خُطط عمل تُساعد على نجاح أعمالهم، ومشاريعهم، وفي ما يأتي معلومات عن خطوات إعداد خطة العمل :

• كتابة وصف للقضيّة الأساسيّة: هي تقديم تعريف بالقضية الأساسيّة الخاصة بالعمل، والحرص على موازنتها مع حاجات الإدارة، وبيئة العمل، والموظّفين.
• تحديد الأهداف الخاصة بالعمل: هو وضع مجموعة من الأهداف التي يجب تحقيقها من خلال خُطّة العمل، ويجب أن تكون هذه الأهداف واقعيّة وتقبل القياس.
• وضع استراتيجيّات أساسيّة: هو اختيار الاستراتيجيّة أو مجموعة الاستراتيجيات التي تُساعد على تنفيذ خُطة العمل، وتُساهم في تحديد العقبات المُؤثرة في نجاح الخُطة، ومعرفة الطريقة المناسبة لإدارتها.
• تحديد الشركاء والعُملاء: هي معرفة الأشخاص الذين سيشاركون في العمل، وتحديد الأشخاص (العُملاء) الذين سيحقّقون فائدة من النشاطات الخاصة بالعمل؛ أي المنتجات المصنوعة.
• معرفة الموارد: هو إدراك صاحب المُنشأة أو المشروع للموارد التي يحتاجها حتّى تُصبح خُطّة العمل جاهزة للتنفيذ، وتشمل هذه الموارد فريق العمل، والميزانيّة الماليّة، ودعم الإدارة.
• توزيع المسؤوليات والأدوار: هو توزيع صاحب المُنشأة أو المشروع للمُسؤوليات على المُشاركين في المراحل المتنوعة لخُطة العمل.
• إعداد جدول زمنيّ: هو الجدول الذي يُحدّد موعد بدء التنفيذ الفعلي للعمل.
• دراسة المُؤشرات الخاصة بنجاح خُطة العمل: هي المُؤشرات التي توضح مدى نجاح خُطة العمل، كما تُساهم في التأكد من تحقيق نجاح الأهداف.

أهداف خطة العمل

تهدف خُطة العمل إلى تحقيق عدّة أهداف، ومن أهمّها:

• تُساعد خُطة العمل على الوصول إلى القرار النهائيّ حول إنشاء عمل جديد أو تطوير العمل الحاليّ أو التوقف عن فكرة العمل.
• تُساهم خُطة العمل في التعريف بالصعوبات والأشياء المهمة التي قد يتعرض لها صاحب المُنشأة أو المشروع ، وتجعله يكون أكثر استعداداً لمواجهتها.
• تُقدّم خُطة العمل الدعم لصاحب المُنشأة أو المشروع لتجنب الوقوع في الأخطاء؛ إذ تُساعد على تقديم وصف للمنتجات أو الخدمات، وتعريف حول جدوى توزيعها أو إنتاجها داخل منطقة جغرافيّة معينة وفقاً لحجم المُنافسة ومُعدّل الطلب.

عناصر خطة العمل

تشمل خُطة العمل بشكلٍ عام مجموعة من العناصر الأساسيّة، وهي:

• المُلخص التنفيذيّ: هو أول العناصر الخاصة بخُطة العمل، ولكن يُكتَب عند الانتهاء من إعداد هذه الخُطة؛ حيث يكون صاحب المُنشأة أو المشروع مُدرِكاً لطبيعة منتجاته أو خدماته، ونوعية العُملاء الذين يتعاملون معه، وطبيعة المنافسة، والميزانيّة الماليّة المُخصّصة للعمل، كما يشمل المُلخص التنفيذيّ اسم صاحب المُنشأة أو المشروع ، واسم المنشأة، والهدف الخاص بعملها، ووصف لطبيعة أو نوعية المُنتجات أو الخدمات المُقدَّمة من خلال المُنشأة أو المشروع.
• خُطة البيع (التسويق): هي أساس إعداد وتصميم خُطة العمل الخاصة بالمُنشأة أو المشروع، وتحتوي على مواصفات حول المنافسين والزبائن، والأسباب التي تُشجع الزبائن على الشراء من المُنشأة مقارنة مع المُنشآت المُنافسة، كما تحتوي خُطة التسويق على معلومات حول المزيج التسويقيّ التابع للمُنشأة وفقاً لمنتجاتها، وموقعها، والطُرق التي تتبعها في الترويج والأسعار.
• خُطة التشغيل (الإنتاج): هي الخُطة التي تُعد بعد الانتهاء بشكلٍ كامل من إعداد خُطة التسويق؛ حيث يكون أصحاب المُنشأة أو المشروع قد تمكّنوا من إدراك طبيعة السّوق الذي يستهدفون التعامل معه، ونوعية الخدمات والسّلع التي يجب تقديمها، ومُعدّل الطلب المترتب على السّلع والخدمات.
• الخُطة الماليّة: هي العنصر النهائي ضمن عناصر خُطة العمل، وتحتوي على معلومات حول المبالغ الماليّة التي تُمثّل رأس المال المُستخدم في تأسيس المشروع أو المُنشأة، كما تشمل معلومات عن الإيرادات الماليّة التي يتوقع أصحاب المُنشأة تحقيقها خلال فترة زمنيّة معينة.

فوائد خطة العمل

تُحقق خُطة العمل لأصحاب المشروعات والمُنشآت، والمسؤولين عن التخطيط في الشركات العديد من الفوائد، وهي:

• البقاء على استراتيجيّة العمل: هو دور خُطة العمل في مساعدة أصحاب المُنشآت أو المشروعات على المحافظة على الاستراتيجيّة الخاصة بهم؛ من خلال تقليل التأثير السلبيّ للروتين اليومي، والمساهمة في تحقيق النقاط الأساسيّة للعمل.
• تطبيق أهداف عمل واضحة: هو الاعتماد على خُطة العمل في تحديد وتنفيذ أهداف تقبل القياس، مثل إنتاج مُنتجات وخدمات جديدة أو زيادة حجم المبيعات.
• توفير توقعات لتحقيق الأفضل: هو استخدام خُطة العمل في تطوير وتحسين طبيعة التوقعات المُتعلقة بالعديد من الأشياء، مثل تكاليف البيع، والعمليات التجاريّة، والسّوق ، وغيرها.
• اعتماد أولويات تتميّز بالمنطقيّة: هو تعزيز خُطة العمل للأولويات المهمة في المُنشأة أو المشروع، مثل الحالة الماليّة، والإدارة، والنموّ.
• إدراك الترابط بين مكونات العمل: هو دور خُطة العمل في مساعدة أصحاب المشروعات أو المُنشآت على إدراك طبيعة ترتيب حدوث الأشياء في عملهم، مثل اختيار الوقت المناسب لإنتاج منتج جديد يتناسب مع الاختبارات الخاصة بالتسويق .
• البقاء على الطريق الصحيح: هو استخدام خُطة العمل في متابعة المواعيد والتواريخ المرتبطة بالأعمال اليوميّة.
• تعزيز القُدرة على التفويض: هو الاستفادة من خُطة العمل في توضيح طبيعة المسؤوليات الخاصة بالأفراد؛ أي أن يمتلكَ كلّ شخص مهمة أو مسؤولية خاصة به.
• المساعدة على إدارة فريق العمل: هو دور خُطة العمل في متابعة فريق العمل، ودراسة النتائج التي تمّ الوصول إليها مع التوقُّعات المسبقة.