عناصر الاتصال المكتوب

عناصر الاتصال المكتوب

هناك مجموعة من العناصر التي يتكوّن منها الاتّصال المكتوب، وهي [3]:

• الصدق والدقة: يجب أن يكون ما تقوله صحيحاً ويجب اتباعه بشكل منطقي، ولا بد أن تكون مصدر المعلومات واضحة وحقيقية ويتحرى الكاتب الصدق والدقة في المعلومات المكتوبة بقدر الإمكان.
• الجمهور: الكتابة بطريقة تمكّن الزميل أو المستقبل أو من يتم توجيه الرسالة المكتوبة له من متابعة ما تكتبه.
• التنظيم : يجب أن تكون المعلومات واضحة، وأن تدرك ما هي المعلومات التي يجب أن تبدأ بها، وما هي أفكارك وأهدافك.
• السياق المنظّم: يجب أن يكون سياق الكلام المكتوب واضحاً، وبالتالي، كيف تسير الأمور من البداية إلى النهاية، حيث يجب أن يكون لدى القراء "خريطة طريق" ليتّبعوها؛ حيث أنّ ذلك يساعد في بناء اتصال مكتوب واضح ومنظّم.
• الإيجاز والوضوح: يجب أن تقوم بتغطية جميع التفاصيل في الموضوع، ورغم ذلك، لا بد من المحافظة على الإيجاز في الكتابات وأن لا تكون طويلة بل قصيرة.
• الرسوم التوضيحية: لا بد عند الاقتضاء والضرورة تضمين المخططات والقوائم والأمثلة التي تساعد في توصيل الرسالة وتوسيع فهم الزملاء فيما يتعلق بما يتم كتاباته.
• القواعد والاستخدام: تؤدي التهجئة و علامات الترقيم والقواعد غير الصحيحة إلى الانتقاص من الاتصال المكتوب لذا يجب التنبّه إلى ذلك والحرص على أن تكون الرسالة في الاتصال المكتوب واضحة وضمن القواعد والمعايير اللغوية والقواعدية السليمة والصحيحة.
• النمط: وذلك يعني بأن تكون طريقة الكتابة التي يستخدمها الكاتب والأسلوب المستخدم في الكتابة مريح ومفهوم بالنسبة للمستقبل بشكل عام، حيث أنّ نمط الكتابة من العناصر الأساسية في الاتصال المكتوب.
• المحتوى: لا بد أن يكون المحتوى ذا قيمة حتى يكون اتصالاً فعّالاًً، والمادة المكتوبة تعّد من العناصر الأساسية في الاتصال المكتوب؛ لذا يجب أن يتنبّه الكاتب أو المرسل إلى المادة والمحتوى في رسالته قبل الإرسال لتكون ذات قيمة مضافة.
• الهيكل (طريقة عرض المحتوى): سيساعد الهيكل الجيد الكاتب أو المرسل على التعبير عن نفسه بشكل أكثر وضوحاً، سواء في رسالة أو مقال أو خطاب طلب وظيفة أو سيرة ذاتية .

المهارات التي تساعد في تقوية المحتوى وبنائه

هناك مجموعة من المهارات التي تساعد في تقوية المحتوى وبنائه، وهي ما يلي:

• توضيح الأفكار والغرض من التواصل قبل أن تبدأ في الكتابة، وفي الاتصالات التجارية، كما الوضوح أكثر أهمية من الأسلوب.
• تحديد النقاط والحقائق والمواضيع الرئيسية.
• تحديد الترتيب المنطقي لما تريد قوله.
• كتابة مقدمة ونهاية قوية، فالأول يترك انطباعاً فورياً وإيجابياً على القارئ؛ والثاني سيبقى في أذهان القراء بعد أن ينتهوا من القراءة.
• استخدام فقرات وجمل قصيرة بدلاً من الجمل الطويلة والمشتتة، والاحتفاظ بفكرة واحدة في كل فقرة، ووضع وجهة نظر الكاتب في السطر الأول، ثم إضافة المعلومات الداعمة.
• المساعدة في إبراز النقاط الرئيسية من خلال استخدام العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والنقاط، حيث أنّ ذلك سيسمح للقارئ بمسح رسالتك بسرعة بحثاً عن النقاط الرئيسية.

الاتصال

يعتبر الاتصال بجميع أشكاله هو العنصر الأساسي الذي يربط أفراد المجتمع ببعض، كما يعتمد عليه لنقل المعلومات لأغراض عملية، ويعّد التواصل متطلباً أساسياً للإنسان، نظراً للطبيعة الاجتماعية للبشر، وعلى هذا النحو، فإنّ الأفراد يقومون بالتواصل بمختلف أنواع الاتصال شفوياً أو كتابياً، حيث تمثّل طريقة لإيصال الإشارة إلى أكثر من مجرد المعنى الحرفي لكلمات معينة. إنّ الاتّصال له مكونات أساسية بغض النظر عن شكله أو نمطه، حيث لا بد من وجود المرسل والمستقبل والرسالة والوسيط؛ لكي يكون فعالا، والاتصال المكتوب من أحد أشكال الاتصال، والتي يعتمد فيها بشكل كبير على الكتابة والوثائق بشكل أساسي [2].

معنى الاتّصال المكتوب

إنّ الاتّصال المكتوب يعني إرسال تعليمات أو رسائل مكتوبة عن طريق الرسائل والتعاميم والكتيبات والتقارير و البرقيات والمذكرات المكتبية والنشرات وما إلى ذلك. وهي طريقة رسمية للاتّصال وأقل مرونة. كما تصبح الوثيقة المكتوبة المحفوظة بشكل صحيح سجلاً دائماً يمكن الرجوع إليه في المستقبل، وتضمن عملية الاتّصال الفعالة التوافق مع الأهداف، حيث أنّ الرسائل المكتوبة بشكل جيد تكون هامة للمتلقي في النهاية؛ فالرسالة المكتوبة هي فرصة لمساعدة القارئ، لذا كلما كانت الرسالة تحتوي على معلومات عالية الجودة وتوفر معرفة مفيدة، فذلك يساعد الآخرين على الفهم والتواصل الأفضل