طريقة عمل هيكل تنظيمي لشركة

الهيكل التنظِيميّ

يمكن تعريف الهيكل التنظيميّ بأنّه: الطريقة التي يتمّ من خلالها تنظيم الموارد البشريّة في المُنظَّمة، أو المُؤسَّسة على شكل علاقات مُستقِرّة نسبيّاً، حيث يُمثِّل الهيكل التنظيميّ أنماط التفاعُل، والسلوك المُوجَّه، والتنسيق في سبيل تحقيق أهداف المُنظَّمة، كما يُمكن تعريفه بأنّه: المُحصّلة التي ترتبط وتتفاعل مع عنصرين أساسيّين، هما: النماذج، والإطار، وتُعرَّف النماذج بأنّها: جملة الاختيارات الاستراتيجيّة التي تعتمد عليها المُؤسَّسة ، أمّا الإطار: فهو مجموعة الظروف الموقفيّة التي تعمل فيها المُؤسَّسة، مثل: التكنولوجيا، والمُتغيِّرات الثقافيّة، والبيئة.

طريقة عمل هَيكَل تَنظيميّ لشركة

لتخطيط هيكل تنظيميّ لشركة ما، يجب اتِّباع الخطوات الآتية:

• تحديد كافّة الأهداف التي تسعى الشركة إلى تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد عدد الأنشطة اللازم وجودها؛ لتحقيق الأهداف.
• إعداد القوائم التفصيليّة الخاصّة بالنشاطات؛ لتحقيق جملة الأهداف التي تضعُها الشركة.
• التركيز على تجميع كافّة الأنشطة المُتشابِهة مع بعضها البعض، ووَضْعها معاً ضمن وحدة إداريّة واحدة، وترتكزُ خطوة تكوين الإدارات، وتجميع الأنشطة، على مجموعة من الأُسُس، أهمّها:
  • التجميع بناءً على الوظائف.
  • التجميع بناءً على المُنتَج.
  • التجميع بناءً على العملاء.
  • التجميع بناءً على المناطق الجغرافيّة.
  • التجميع بناءً على مرحلة الإنتاج.
• رَبْط هذه الوحدات مع بعضها البعض بعد تكوينها، وذلك من خلال تحديد مختلف العلاقات التنظيميّة المناسبة بين العاملين في الشركة، وبمختلف المستويات الإداريّة، بحيث تتَّصل هذه العلاقات بمفاهيم إداريّة أساسيّة؛ كالسُّلطة، والتفويض، والمسؤوليّة، والمركزيّة، واللامركزيّة، واللِّجان، ونطاق الإشراف.
• تحديد العلاقات بين مختلف الوحدات الإداريّة في الشركة، كالإدارة الماليّة، وإدارة التسويق، وإدارة الإنتاج ، وإدارة الموارد البشريّة، بحيث يتمّ التنسيق بين هذه الإدارات، من خلال شبكة اتِّصالات رسميّة؛ بهدف تبادُل قواعد المعلومات، والبيانات بمختلف أنواعها.
• تحديد العناصر البشريّة، وتطويرها؛ بهدف تحقيق مَهامّ، وأهداف مُختلَف الوحدات الإداريّة داخل الشركة، وبذلك يكون تصميم الهيكل التنظيميّ قد اكتمل، بعد ذلك يتمّ اختيار الأفراد المناسبين؛ لوَضْعهم في المكان المناسب.
• البَدْء برَسْم الهيكل التنظيميّ، على هيئة مُخطَّط يُعرَف بالخريطة التنظيميّة، بحيث تُحدِّد الخريطة التنظيميّة حجم الهيكل التنظيميّ، والتبعيّة، وعدد المستويات الإداريّة، ونطاق الإشراف الذي يتولّاه كلّ عامل في الشركة، كما أنّها تُعطي فكرة عامّة عن مختلف المناصب.
• إعداد الدليل التنظيميّ، الذي يُمثِّل مُلخَّصاً شاملاً على شكل كُتيِّب يشمل ضمن صفحاته اسم المُنظَّمة، أو الشركة، وعنوانها، وسياستها، وأهدافها، والتقسيمات الرئيسيّة، والفرعيّة للهيكل التنظيميّ، والعديد من المعلومات الأُخرى.
• مراقبة عمليّة التنظيم في الشركة باستمرار، وإجراء التعديلات اللازمة عند الضرورة؛ بهدف تلبية أيّ مُتغيِّرات مطلوبة.

العوامل المُؤثِّرة في الهَيكَل التنظيميّ

هناك بعض المُتغيِّرات، والعوامل التي تتحكَّم بنسبة مُتفاوِتة في الهيكل التنظيميّ لأيّ شركة، وهذه العوامل هي:

• الحجم (بالإنجليزيّة: Size): يُعتبَر الحجم واحداً من المُتغيِّرات الموقفيّة للشركة، حيث تُواجه بعض الشركات حالة من زيادة الحجم؛ بسبب زيادة مُدخَلاتها الرأسماليّة ، أو زيادة عدد العاملين، أو حجم المبيعات في الشركة، وعند حدوث التغيُّر في الحجم، فإنّه يَتوجَّب إجراء تعديل في الهيكل التنظيميّ، بحيث يتناسب مع التغيُّرات الحاليّة، والمُستقبليّة، وإعادة توزيع المسؤوليّات وِفْق هذه التغييرات.
• الموارد (بالإنجليزيّة: Resources): تشتملُ الموارد في الشركة على الإمكانيّات البشريّة، والماليّة، والمادّية التي تملكها في الوقت الحالي، وقد تحدث زيادة في هذه الموارد، ممّا يدلُّ على وجود نُموّ، وتوسُّع في الانتشار، ودخول أسواق جديدة، أو البدء بإنتاج مُنتَجات جديدة، أو التوسُّع في الشركة، وفَتْح فروع جديدة، وبسبب هذه التغيُّرات التي حدثت في قدرات الشركة، يتوجّب تعديل الهيكل التنظيميّ، بحيث يتناسب مع المُعطَيات الجديدة.
• الاستراتيجيّة (بالإنجليزيّة: Strategy): تَصفُ الاستراتيجيّة طُرق التنظيم اللازم اتِّباعُها؛ لتحقيق الأهداف، وتُحدِّد البدائل الاستراتيجيّة اللازمة؛ لتحقيق الأهداف التنظيميّة، ويتمّ تحديد هذه البدائل بناءً على معايير مُحدَّدة؛ ممّا يعني وصول الشركة إلى تحقيق أهدافها الرئيسيّة.
• البيئة (بالإنجليزيّة: Environment): قد يحدث تغيير في البيئة العامّة، أوالتنافُسيّة للشركة، أو المُنافِسين، وتُعتبَر هذه التغييرات ذات تأثير غير مُستقِرّ في تحقيق أهداف الشركة؛ لذا يتطلَّب بقاء الشركة في مستوى النجاح إيجاد حالة من التكيُّف مع هذه التغيُّرات، ويتحقَّق ذلك بإجراء تعديل مناسب على الهيكل التنظيميّ للشركة.
• أسلوب الإدارة، وقِيَمها (بالإنجليزيّة: Values and Management Style): قد يحدث تغيير في الأسلوب الإداريّ في الشركة؛ كالانتقال من الأسلوب المركزيّ، إلى الأسلوب الديمقراطيّ، وعند حدوث ذلك، يجب أن يتمّ تعديل الهيكل التنظيميّ، بحيث يتناسب مع المُعطَيات الجديدة.
• التكنولوجيا (بالإنجليزيّة: Technology): وهي خليط من الوسائل، والمَعدّات، والمعرفة، وطُرُق العمل، وهي التي تُساهم في تحويل المُدخَلات إلى مُخرَجات مُحدَّدة، وأيّ تغيير يحدث في التكنولوجيا، يتطلَّب إجراء تعديل على الهيكل التنظيميّ للشركة.

أبعاد الهَيكَل التنظيميّ

تَوصَّل الباحثون إلى وجود ثلاثة أبعاد رئيسيّة للهيكل التنظيميّ، وهي:

• التعقيد والضخامة: ويُقصَد به مدى الاختلاف، والتفاوُت الموجود في الشركة، ويعتمد التنظيم بشكل أساسيّ على مبدأ التقسيم؛ فتقسيم الشركة إلى عدد من الوحدات يتمّ بناءً على أُسُس مُعيَّنة، وكلٌّ من هذه الوحدات يُشرِف على مجموعة من الفروع، والأقسام، ويكون التعقيد التنظيميّ نتاجاً لأسباب عديدة، أهمّها تنوُّع الوحدات الإداريّة.
• الرسميّة والتقنين: وتعني الدرجة التي تتمّ فيها إجراءات العمل، وتقنين القواعد؛ أي أن يكون العمل الذي يُمارسُه الفرد، مُرتبِطاً بقواعد، وسلوكيّات، وإجراءات مُحدَّدة، بحيث تُؤدَّى الأعمال بصورة مُحدَّدة.
• درجة من المركزيّة: وتعني المستوى التنظيميّ الذي يحقّ له اتّخاذ القرار ، وتتفاوت قوّة المركزيّة من شركة إلى أخرى؛ فبعض الشركات تمتلك مركزيّة عالية، وتكون قراراتها صادرة من الإدارة العُليا، بينما تُفوِّضُ شركات أخرى عمليّة اتِّخاذ القرارات إلى المُستويات الدُّنيا.