خطوات إدارة المشاريع

المشاريع

المشاريع (بالإنجليزيّة: Projects) هي مهام مُحددة تُستخدم لحلّ مشكلات معينة، وتعتمد على وجود نقطتي بداية ونهاية لها، وتشمل مجموعةٌ من المُكوّنات مثل الأهداف المطلوبة، والاعتماد على ميزانيّة ماليّة ، واستخدام فريق عمل يتميّزُ بمَهاراتٍ فنيّة لتحقيق الأهداف، وتُعرَّف المشاريع بأنّها أعمالٌ مُخطّطٌ لها ومُعتمدة على مجموعةٍ من المعلومات التي تُستخدم لتأسيس شيءٍ ما أو تطوير شيءٍ قائم.

إدارة المشاريع

إدارة المشاريع (بالإنجليزيّة: Project Management) هي المعارف المُرتبطة بمجموعةٍ من الأدوات، والمبادئ، والتقنيات المُستخدمة في عمليات المُراجعة، والرقابة ، والرصد، والتخطيط للمشاريع، وتُعرَّف إدارة المشاريع بأنّها تطبيق التخطيط والتنظيم لكافّة الموارِد الخاصّة في الشركة من أجلِ تنفيذِ مشروعٍ مُعيّن لمرّةٍ واحدةٍ فقط، وتشمل تلك الموارد كلّاً من رأس المال ، والقوى البشريّة، وتُساعد إدارة المشاريع على تحديد أهداف المشاريع، والعناصر الخاصة بها. من التعريفات الأخرى لإدارة المشاريع هي عبارة عن مجموعة من المهمات وتشمل تنسيق، وتنظيم الموارد الماليّة والبشريّة؛ من أجل إنهاء العمل على المشروعات .

خطوات إدارة المشاريع

إن نجاح تطبيق إدارة المشاريع يعتمد على تنفيذ المديرين مجموعةً من الخطوات الأساسيّة وهي:

• التخطيط للمشروع: هو أول خطوة ومرحلة من خطوات إدارة المشاريع؛ حيث تُدرسُ حالة ما بهدف صياغة فكرة معينة للمشروع، ومن ثمّ تحديد أهدافه، والنتائج المتوقعة منه؛ عن طريق تنفيذ خطة تفصيليّة تساعد على برمجة العمل الخاص بالمشروع، ويتضمن التخطيط للمشروع تطبيق الخطوات الآتية:
  • بناء إطار خاص في المشروع؛ وهو إطار منطقيّ يتكون من مجموعة خطوات يجب تنفيذها، وعند الوصول لنهايتها يتمّ الحصول على تصورٍ كاملٍ حول المشروع، والهدف من تأسيسه.
  • إعداد الخُطة الخاصة في العمل ؛ وهي طريقة تُساعد على الربط بين الموارد المتاحة ونتائج المشروع؛ حيث تُساهم هذه الخُطة في توضيح تصورٍ حول الخطوات المناسبة لسير المشروع؛ حتى تستطيع المنشأة الوصول إلى الأهداف، وتُحقق المهام المطلوبة لتنفيذ أعمالها.
• تنظيم المشروع: هي عمليّة استخدام الموارد بهدف مُقارنتها مع النّشاطات المُحددة في السابق؛ حيت تتمّ دراسة الحاجة إلى الموارد البشريّة والمستخدمة في إدارة المشروع، ومن ثمّ تُصمم الإجراءات الخاصة بتقييمه المرحليّ؛ من أجل الوصول إلى تحديد التكاليف التي يحتاجها بدء تطبيق المشروع، وفيما يأتي مَعلومات عن الخطوات المُستخدمة في تنظيم المشروع:
  • الموارد البشريّة ؛ فالموارد البشريّة مهمّة جداً وتساعد على تنفيذ المشروع، ويجب أن تُحدّد الموارد البشرية المهام المتوقّعة من كلّ موظف، وترتبط هذه المهام مع الأنشطة المُخطّط لها في السابق، وتسعى كلٌّ منها إلى تحقيق أهداف المشروع.
  • التوثيق وإعداد التقارير ؛ حيث يُعدّ التوثيق من النشاطات المهمّة لإدارة المشاريع، فيعتبر وسيلةً لمُتابعة كافّة الأعمال والتطوّرات الخاصة بها، أمّا التقارير فهي الوسائل التي تساعد على تحديد فعالية المشاريع والكفاءة الخاصة بها عن طريق تحليل الحالة القائمة، وحصر نقاط التطوّر، وتقديم التوصيات التي تساعد على تعزيز سير العمل.
  • إنشاء النُظُم الخاصة بالتقييم والمُتابعة، وتُعرف المتابعة بأنّها عمليّات متكرّرة تسعى إلى الحصول على معلومات عن كافة الأعمال والنشاطات الخاصة بالمشروع؛ من أجل التحقّق من سيرها وفقاً لخُطة العمل، أمّا التقييم فهو قياس الأداء المُرتبط بنشاطٍ مُعيّنٍ ومُحددٍ مُسبقاً؛ من أجل المساهمة في إصدار أحكامٍ نهائيّة حول ذلك النشاط، ومدى قُدرته على الوصول إلى الأهداف المُتوقّعة منه خلال مدّةٍ زمنيّةٍ معيّنة.
  • إعداد الموازنة الماليّة للمشروع ؛ وهي خُطّة ماليّة تحتوي على معلومات عن التكاليف التشغيليّة للمشروع، وتساعد على التأكّد من كافة الموارد المُستخدمة في تطبيق نشاطات المشروع، وتساهم بتوفير أدوات رقابيّة لمتابعة العمل عن طريق المُقارنة بين المصروفات الفعليّة والمصروفات المُخطّط لها.
• تنفيذ المشروع : هي البدء في تطبيق المشروع بشكلٍ فعلي؛ حيث تعتمد هذه الخطوة على الخُطوتين السابقتين، فيُعدّ وجود تخطيطٍ مناسب، وعناصر تنظيم مفصّلة من الأُسس التي تساعد على نقل المَشروع ليُصبح واقعيّاً وموضوعيّاً، وتشمل هذه الخطوة تطبيق الخطوات الفرعيّة الآتية:
  • مُتابعة المشروع؛ حيث إنّه من المهم عند تنفيذ المَشروع الاهتمام بمتابعته عن طَريق مُتابعة كافّة الموارد المتاحة، ومقارنتها مع الأهداف والنتائج المتوقعة.
  • تسويق المشروع؛ وهو توفير حاجات الأفراد بالاعتمادِ على أُسسٍ عديدة، مثل تحليل رغباتهم، واختيار السوق المُناسب لوصولِ المنتجات لهم، ودراسة تكاليف الإنتاج ومقارنتها مع القدرة الشرائيّة داخل المجتمع.
• تقييم المشروع: هي الخطوة الأخيرة من خطوات إدارة المشاريع؛ حيث من واجبات مديري المشروعات التأكّد من أنها تحقّق الأهداف الخاصة بها، ولكن لا يظهرُ اهتمام كبير في التقييم النهائيّ للمشروع؛ لذلك يجب العودة إلى الأهداف المُحددة في السابق؛ من أجل التأكد من مدى مطابقتها مع المُخططات المُحددة مُسبقاً.

أنواع إدارة المشاريع

تعتمد المشاريع على استخدام مجموعة من أنواع الإدارات المُتخصصة في إدارتها، وتتنوّع أشكال إدارات المشاريع وفقاً لطبيعة كلّ مشروع، وفيما يأتي معلومات عن أهمّ أنواع إدارة المشاريع:

• إدارة المشروع الأساسيّة: هي من أكثر أنواع إدارة المَشاريع انتشاراً، وتعتمدُ على دور مُدير المشروع الذي يمتلك السلطة في تطبيق الوظائف الإداريّة للمشروع، وتشمل التوجيه، والتنظيم، والرقابة، والتخطيط، ويستطيع مدير المشروع العمل بشكلٍ مباشرٍ مع أيّ مستوى في المنشأة؛ من أجل الوصول إلى تحقيق الأهداف الخاصة في المشروع.
• إدارة البرنامج: هي من المُصطلحات الإداريّة التي تُستخدم بشكلٍ متزامنٍ مع إدارة المشاريع؛ وذلك نتيجةً للتشابه بين المشاريع والبرامج، وفقاً للأمور الآتية:
  • تسعى كلٌّ منهما إلى تحقيق أهداف يترتب عليهما إنجازها.
  • تهتمُّ كلٌّ منهما في المُدّة الزمنيّة المُخصصة لتحقيق الأهداف.
  • تعتمد كلٌّ منهما على وجود خُطط عمل وميزانيات ماليّة لتحقيق أهداف معينة.
• إدارة المخاطر الجديدة: هي نوعٌ من إدارات المشاريع المُطبقة في المنشآت وتهتمّ بالمُستهلكين عن طريق تقديم منتجات جديدة لهم، وتمّ الاتّفاق على هذا المُصطلح من خلال دور فريق إدارة المخاطر في المنشأة، والذي يَسعى إلى إيجاد أسواقٍ جديدة تتناسب مع مصادر وقدرات المنشأة.