تقنيات وأنواع إدارة الوقت
تُتيح لنا إدارة الوقت الفعّالة تحقيق أقصى استفادة من يومنا وإنجاز المهام بسرعة أكبر وتحديد أولويات المهام التي سيكون لها الأثر الأكبر في حياتنا، ويحتاج الأشخاص المختلفون إلى استراتيجيات وتقنيات فعّالة مختلفة لإدارة الوقت منها ما يأتي:
تقنية بومودورو
تُسمى أيضًا بتقنية الطماطم؛ بسبب استخدام مبتكرها لجهاز توقيت على شكل حبة طماطم، تُستخدم مؤقتًا لتقسيم العمل إلى فترات زمنية بهدف زيادة إنتاجية الفرد والاستفادة من الوقت المُتاح بأكبر بشكلٍ ممكن، كما تتناسب مع المفكرين المبدعين، وكذلك أولئك الذين يشعرون بالإرهاق من العمل أو المدرسة، وتتلخص مراحل هذه التقنية بالآتي:
- اختيار المهمة المُراد إنجازها.
- ضبط جهاز المؤقت لمدة 25 دقيقة مثلاً.
- أداء المهمة بتركيز عالٍ خلال هذه المدة.
- أخذ استراحة قصيرة عندما يرن العداد لمدة 3-5 دقائق.
- تكرار الخطوات السابقة 4 مرات (جلسات)، وبمجرد الانتهاء من هذه العملية، يتم أخذ فترات راحة أطول (20-30 دقيقة)، ومن ثم إعادة الخطوات من البداية.
مصفوفة أيزنهاور
تُسمى كذلك بمصفوفة الهام والعاجل، تُستخدم من قِبل المفكرين الناقدين وكذلك الأشخاص في المناصب الإدارية، عن طريق تقسيم المهام حسب أهميتها ودرجة حساسيتها للوقت إلى 4 أرباع منفصلة كالآتي:
يُشكل مربع الخطر أو الأزمات الذي يجب القيام بما فيه من مهام أولًا.
يُشكل مربع المستقبل الذي يتم به جدولة المهام المُراد القيام بها لاحقًا.
يُعّدّ مربع الخداع والذي يجب تنفيذ ما به من مهام ولكن ليست بقدر الأهمية التي تجعل الشخص يقوم بها أو يُشرف عليها بنفسه.
يُشكل مربع الوقت الضائع من دون فائدة تعود على الفرد حيث يجب إلغاء ما به من مهام والتركيز على المهام الموجودة بالمربعات الأخرى والتفرّغ لها.
قانون باركنسون
يرجع هذا القانون للمؤرخ البريطاني سيريل باركنسون، ومفاده أنّ مقدار الوقت الذي يمنحه الشخص لنفسه لإكمال مهمةٍ ما هو مقدار الوقت الذي سيستغرقه لإكمال هذه المهمة، حيث يُمكن تطبيقه كواحد من أكثر الأساليب فائدة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية .
تقنية (GTD)
تُساعد طريقة إنجاز الأمور (Getting Things Done) الأفراد الذين يواجهون مشاكل في التركيز على شيءٍ واحد عند القيام بمهمة معينة، وذلك من خلال تسجيل المهام على الورق ثم تقسيمها إلى عناصر صغيرة قابلة للتنفيذ وتحديد الأولويات مع متابعة المهام بشكلٍ متكرر وحذف ما تمّ إنجازه.
نظرية جرّة المخلل
تُمثل الجرّة يومنا المعتاد بوقته المحدود وتُمثل أنشطتنا اليومية والمهام التي ننفذها بالمواد التي نضعها في الجرّة مثل الرمال، والحصى، والصخور، فإذا مُلئت الجرّة بالأشياء الصغيرة مثل الرمل فلن يكون هناك متسع لوضع الأشياء الكبيرة مثل الأحجار والحصى، وهذا ما ينطبق تمامًا على حياة الأفراد خلال اليوم، حيث يجب التخطيط وتحديد الأولويات والبدء بالمهام الأساسية وترك الوقت المتبقي للمهام الصغيرة وغير المهمة وليس العكس.
التخطيط السريع (RPM)
تُستخدم طريقة التخطيط السريع (Rapid Planning Method) لتدريب العقل بالتركيز على ما يُريد أنّ يُحققه الشخص من خلال كتابة المهام وفرزها حسب القواسم المشتركة، ومن ثم إنشاء مجموعات التخطيط السريع على ورقة جديدة بكتابة المهام والنتيجة المُرادة وطرق إكمال المهمة.
تقنية أكل الضفدع
تأتي هذه التقنية من مقولة "إذا كان أول شيء ممكن أن تفعله كل صباح هو أن تأكل ضفدعًا حيًا، ويُمكنك خوض باقي يومك مع الشعور بالارتياح من معرفة أن هذا هو على الأرجح أسوأ شيء ممكن أن يحدث لك طوال اليوم!".
تَكمُن الفكرة الرئيسية وراء هذه التقنية في أنّه إذا تم إنجاز أهم المهام أول شيء في الصباح، سيصبح إنجاز باقي المهام خلال اليوم أسهل وأسرع، كما تُساعد الأفراد في إنهاء المُماطلة والتأجيل في إنجاز المهام وأن يصبحوا أكثر فعاليّة وإنتاجيّة.
مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)
تعني هذه القاعدة أنّ 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب، أيّ أنّ أغلب النتائج المُتحققة تأتي من أقل الأسباب، تساعد هذه تقنية الأفراد في تحديد أولويات المهام الأكثر فعاليّة في حل المشكلات وكذلك المفكرون التحليليون، عن طريق وضع قائمة بالمشاكل الحاليّة ثم تحديد الأسباب الجذريّة لها وتحليلها، وبالتالي التوصّل للحلول المناسبة في أقل وقتٍ ممكن وبشكلٍ أكثر فعاليّة.
