تعريف الوثيقة الإدارية وانواعها ووظائفها

مفهوم الوثيقة الإدارية

تعرف الوثيقة الإدارية كما يأتي:

الوثيقة الإدارية هي عبارة عن العديد من الوثائق التي تقوم بتحريرها الإدارة من خلال موظفيها وتقوم باستعمالها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وذلك حتى تقوم بالعمليات الإدارية المتنوعة بهدف الوصول إلى المبتغى المراد لها.
هي وثيقة رسمية تم تحريرها باسم الموقع إذا كانت شخصًا أو باسم المرفق العام إذا كانت إدارية.
هي عدة أوراق أو سجلات نظامية ورسمية تصدرها جهات إدارية تم تخويلها قانونيًا أو تنظيميًا لهذه الغاية.
هي سجلات أو مجموعة من الأوراق تم إصدارها بطريقة قانونية ونظامية، وتحتوي على معطيات ومعلومات محددة، كما أن هذه الوثيقة نتجت عن جهات إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو مرفق عام، وتعتبر أداة للتعبير عن مواقف الإدارة أو حتى تقوم بتأكيد حدث ما.
هي الوثائق التي تحتوي على مهمات وأعمال المؤسسات والوزارات والدوائر الحكومية.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب شكلها

من أنواع الوثائق الإدارية حسب شكلها:

المخطوطات

تم اشتقاقها من الفعل خط، وتعني كتب أو صور ويعني كتاب يخط حتى تميزه عن الخطاب أو أي وثيقة أخرى أو اللفظ بحروف هجائية أخرى كتبت بخط اليد وبالأخص الكتب التي كتبت قبل عصور الطباعة.

الأرشيف الورقي

يحتوي على جميع النصوص والموضوعات التي تم نقشها وكتابتها، وتم تدوينها حتى تحقق أهدافًا مختلفة، ولا يكون تدوينها بهدف نشرها. كما تحتوي على الوثائق المطبوعة بمختلف أنواعها الرسمية مثل المعاهدات والقوانين، والمراسيم والأمانات وغير ذلك، ولا تقل الوثائق الخاصة في أهميتها عن الوثائق الرسمية.

الأرشيف الإلكتروني

هو عبارة عن مجموعة من الرموز التي تم تسجيلها على مواقع أو تطبيقات إلكترونية، وهو الركيزة الأساسية للمعلومات الإلكترونية مما يستوجب اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منه. والوثائق الإلكترونية تختلف عن الوثائق الورقية التي تضم معلومات تقبل الاستغلال بشكل فوري ودون تجهيز خاص به.

من مميزات هذا النوع من الوثائق؛ السرعة والعملية في الاستغلال، وقابلية النسخ والتعديل والتبادل كما تقوم بالقضاء على الاستيعاب المكاني وذلك بسبب طاقة الاستيعاب الكبيرة لها، ومن عيوب هذه الوثائق صعوبتها فتفتقر أصالتها الأولى كما لا تتميز بعضها بالسرعة في ظل عدم وجود نظام حازم حتى يقوموا بالاطلاع عليها.

من أنواع الوثائق الإلكترونية: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، ملفات معالجة النصوص وهي وثائق تتضمن معلومات عن نشاط أو تفكير معين.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات

من أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات:

الوثائق السياسة

هي السجلات التي ترتبط بالمؤسسات مثل الخطط أو الأساليب أو الأنظمة التي تم اعتمادها من قبل المؤسسة لتطبيق مسؤولياتها ووظائفها. وتحتوي هذه ثلاث فئات أساسية:

الوثائق التنظيمية: وهي الميزانيات وكشوفات الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
الوثائق الحاكمة: وتشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن مستويات السلطة العليا، وملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات أو الإصدارات المنتظمة التي تقوم على تحديد مسارات العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المرتبطة بطرق أعباء العمل والأداء.
وثائق الإبلاغ: وتشمل التقارير السنوية، والتقدم الدوري أو التقارير المختصرة، والتقارير الخاصة أو الإنجازات، وكتب جلسات الاستماع، وكتب الاجتماعات والمؤتمرات، وتاريخ الوكالة.

الوثائق التشغيلية

وهي السجلات الواجبة لتطبيق الأنظمة والإجراءات والعمليات الإدارية ، والقيمة التشغيلية تعني فائدة السجل في إدارة الأعمال المنظمة. وتشمل الأمثلة عليها؛ التفويضات أو السجلات الإجرائية أو السجلات التي تعطي التوجيه.

وظائف الوثيقة الإدارية

للوثيقة الإدارية أهمية ووظائف عدة، ومنها ما يلي:

تحديد المركز القانوني لشخص في إدارة ما: قرار التعيين أو التثبيت أو الإحالات على الاستيداع أو قرار قبول الاستقالة ، تعتبر قرارات إدارية تحدد المركز القانوني للفرد كونه عيّن في درجة من درجات التسلسلات الإدارية أو ثبّتَ في درجة معينة أو انتدبَ للعمل في إدارة أخرى أو أنه قطع العلاقات بالإدارة بشكل نهائي أو حصل جمود بعلاقات العمل لمدة معينة.
أداة قانونية حتى تقوم بمخاطبة الغير: المقصود بالغير هو الفرد سواء من الإدارة أو خارج الإدارة ومن الأمثلة عليه الاستدعاء والذي يسمح للإدارة باستدعاء فرد خارجي عن لتنفيذ مصالحها وإفادتها بوثيقة ما لاستكمال ملفات معينة
وسيلة لتحويل أو إحالة الوثائق والمستندات: هو وثيقة إدارية تسمح باعتراف جهة إدارية داخلية أو خارجية حتى تقوم باستلام ملفات أو وثائق من جهة معينة، بحيث ترد في هذه الوثيقة ذكر الجهة المسلمة للوثائق وأنواع هذه الوثائق والهدف منها والجهة المستلمة لها.
الإعلام: مثل إصدار الإدارة للعاملين لديها وثيقة إعلامية حتى تقوم بإعلامهم بقرار معين أو أن يرفع الموظف تقريرًا لمديره يخبره من خلاله بحدوث أمر ما، أو عندما توجه الإدارة مراسلة لفرد ما تعلمه بموضوع محدد.
التوجيه: مثل إصدار الإدارة مذكرة صلح تقوم عن طريقها بتوجيه العمال، وتقوم على ضبط سلوكياتهم، مثل إصدار الإدارة وثيقة أو كتاب تقوم من خلاله بضبط مواعيد الدخول والخروج من العمل، أو ضبط حركة انتقال العمال من مكان إلى آخر.

2023-12-1451مال وأعمال

مزيد من المشاركات

قراءة كتاب الجريمة والعقاب

قراءة كتاب الجريمة والعقاب الجريمة والعقاب أول رواية تُنشر للروائي الروسي فيودور دوستويفسكي ، وهي عبارة عن تحليل نفسي للطالب الفقير راسكولينكوف، الذي أدى إيمانه بأنه شخص غير عادي قادر على تحمل المسؤولية الروحية لأن يستخدم الوسائل الشريرة لتحقيق غايات إنسانية إلى القتل، والقصة تُعدُّ من أفضل الدراسات في علم النفس المرضي عن الشعور بالذنب. فيما يأتي أهم الحقائق الأساسية عن الرواية قبل قراءتها: المؤلف فيودور دوستويفسكي. اللغة روسية مترجمة للعديد من اللغات مثل الإنجليزية والعربية. النوع دراما

كيف أكون على طبيعتي

كيفية التصرف بعفوية من الجميل أن يتصرف الإنسان على طبيعته، ويكون على حقيقته أمام الناس، ويُظهر لهم شخصيته الحقيقية، ومن أهمّ النصائح التي يُمكن اتّباعها ليظهر الإنسان على طبيعته أمام الناس دون تصنّع أو توتّر ما يأتي: عدم الاهتمام المبالغ فيه بنظرة الآخرين يُنصح لمن أراد أن يظهر طبيعيًا أمام الناس أن لا يقلق بشكل مبالغ فيه بما يعتقده عنه الآخرون، وهو ما يجعله أقلّ توتّرًا وأكثر بساطة في التعامل مع الآخرين، وبالتالي سيبدو على طبيعته وأكثر ثقة أمام الناس، كما أنّ ذلك سيجعل الإنسان يهتمّ أكثر بصدق

إعراب حروف النصب

معلومات عامة عن حروف النصب تدخل على الفعل المضارع فقط، فالفعل المضارع بالأساس يرفع بالضمة أو بثبوت النون، لكن عندما تدخل عليه حروف النصب وتسبقه تنصبه بنفسها، وتكون علامته الإعرابية إمّا الفتحة الظاهرة على آخره، أو الفتحة المقدرة، أو حذف النون من آخره. وحروف النصب هي: (أن – لن – إذن – كي – ولام التعليل ( أو لام كي ) – لام الجحود ( أو لام التأكيد ) – واو المعية – فاء السببية – حتى – ثم – أو). إعراب حروف النصب حروف النصب هي: أَنْ بفتح الهمزة وسكون النون، مصدرية وناصبة؛ لأنها تؤول مع الفعل المضارع

أجزاء الآلة الحاسبة

أجزاء الآلة الحاسبة على الرغم من حجم الآلة الحاسبة الصغير وسهولة استخدامها إلا أنها داخلها يحتوي على عدة أجزاء والتي بدورها تنسجم مع بعضها البعض لإجراء العمليات الحسابية المطلوبة، وهذه الأجزاء هي: مصدر الطاقة: وهو أهم أجزاء الآلة الحاسبة، وهو الجزء الذي يشغل الآلة الحاسبة ويكون إما بطارية أو طاقة شمسية. وحدة الذاكرة: هي الجزء الذي يخزن العمليات التي نقوم بها على الآلة الحاسبة. لوحة المنطق: وهو الجزء الذي تُنفذ فيه العمليات الحسابية التي نقوم بها على الآلة الحاسبة. شاشة العرض: هي الشاشة التي

رواد المدرسة الواقعية

رواد المدرسة الواقعية عند الغرب اعتمدت المدرسة الواقعية في مختلف العلوم والفنون بشكل أساسي على المنطق الموضوعي، وتصور الحياة الواقعية كما هي تمامًا، دون أيّة زيادة أو نقصان، وصمم رواد المدرسة الواقعية على معالجة الواقع؛ لأنّهم أدركوا ضرورة تلك الحتمية، حتى يتمكنوا من نقل الواقع كما هو، ويتقبله الجمهور، وكان للمدرسة الواقعية عند الغرب العديد من الرواد البارزين، منهم ما يأتي: أونوريه دي بلزاك هو أديب فرنسي برز في التاسع عشر، حاول من خلال كتاباته التعبير عن المجتمع الفرنسي، وطرح العديد من

نشأة الفلسفة الوجودية

نشأة الفلسفة الوجودية تعود جذور مصطلح الوجود في الفلسفة إلى الحضارة اليونانية ، فحسب التعريف الأرسطي للفلسفة الأولى أنها علم الوجود بما هو موجود، وسمى شارحوه هذا العلم بالميتافيزيقا، وبذلك تكون دراسة للوجود الخالص منطقيًا فالوجود هو الصفة الأولى الملازمة للأشياء عند دراستها، وكأنه يشير إلى كونه شرطاً أساسياً، ولكن الفلسفة الوجودية تطورت في العصور الحديثة وأخذت طابعًا مختلفًا. وتعرف الفلسفة الوجودية في العصور الحديثة على أنها تيار لا عقلاني ظهر كرد فعل على الأزمة الفكرية التي عانتها أوروبا في

ثورة الملك والشعب

ثورة الملك والشعب في تاريخ 20 آب من كل عام، يحتفل المغرب بعيد ثورة الملك والشعب، أو باختصار يوم الثورة، الذي يصادف ذكرى عودة محمد الخامس من المنفى في مدغشقر، حيث أطلق سلسلة من الأحداث التي أدت إلى نهاية الحكم الاستعماري الفرنسي في المغرب. تاريخ ثورة الملك والشعب في 20 آب عام 1953م، أجبرت القوة الاستعمارية الفرنسية الملك محمد الخامس على مغادرة المغرب، وتم نفيه إلى جزيرة كورسيكا التابعة لدولة فرنسا، ثم قامت السلطات الفرنسية بنفيه إلى مدغشقر في كانون الثاني عام 1955م، ولم يكن الاستعمار على علم

ما محيط متوازي الأضلاع

حساب محيط متوازي الأضلاع يُمكن إيجاد محيط متوازي الأضلاع من خلال استخدام أحد القوانين الآتية : عند معرفة أطوال الأضلاع فإنّ المحيط هو: محيط متوازي الأضلاع= 2×أ 2×ب = 2×(أ ب)؛ حيث: أ: هو طول أحد ضلعي متوازي الاضلاع المتقابلين، والمتساويين في الطول. ب: طول أحد ضلعي متوازي الأضلاع الآخرين المتقابلين، والمتساويين في الطول؛ حيث إن متوازي الاضلاع يحتوي على أربعة أضلاع وكل ضلعين متقابلين فيه متساويان، ومتوازيان. عند معرفة طول أحد الأضلاع والقطر فإنّ المحيط هو: محيط متوازي الأضلاع=2×أ الجذر التربيعي