مفهوم إدارة المكاتب
تُعرّف إدارة المكاتب (بالإنجليزية: Office Management) بأنّها عملية تنظيم مجموع الأنشطة المتبعة من قبل الموظفين بواسطة؛ التوجيه، والتخطيط، والتنسيق، والتنظيم، بهدف الوصول لغايات العمل، على اختلاف شكله ونوعه، الصادرة عن فرد، أو مجموعة أفراد مسؤولين، ضمن بيئة عمل مركزية، توفّر التقييم المستمر للأنشطة المنظمة والموجهة، بما يُساعد على تحقيق التطوّر وتحسين الكفاءة والإنتاجية.
أهمية إدارة المكاتب
لإدارة المكاتب أهمية كبيرة، إذ يمكن من خلالها تحقيق الإنجازات والنجاحات على المستوى العملي، من خلال ما يأتي:
تُسهّل عملية إدارة المكاتب انسياب العمل، إذ تساعد على توثيق العلاقة ما بين الأفراد والمسؤولين في المؤسسات والشركات المختلفة، وتُسهّل عملية تنظيم الأنشطة، وتوجيهها، والسيطرة عليها، ونقل التعليمات لتنفيذها، كما تحفز العملية الإنتاجية، بما يحقق أهداف العمل بسهولة ويسر.
- استخدام الموارد بصورة مثالية
تُساعد عملية إدارة المكاتب على استخدام الموارد البشرية ، والمادية بصورة مثالية، ممّا يقللّ من هدرها، إذ تحافظ على الجهد والوقت والمال للأفراد والمؤسسات في الوقت ذاته.
- الحفاظ على الترابط والتنسيق
تُساعد عملية إدارة المكاتب على تنسيق أعمال الأقسام المختلفة في الشركات والمؤسسات، ممّا يقللّ من التناقضات، والتضارب بين الأقسام المختلفة، ويساعد على تحقيق أفضل النتائج العملية المترابطة بما يخدم أهداف العمل.
تساعد عملية إدارة المكاتب على زيادة القدرة التنافسية بين الموظفين بما يخدم تحقيق أهداف العمل، والأهداف الشخصيّة للأفراد كتحقيق التطوّر الوظيفيّ .
تساعد إدارة المكاتب في الحفاظ على كفاءة المكاتب من خلال توفير التوجيه المناسب والمتابعة الحقيقية للعمل والموظفين، وتوفير الخطط التنظيمية وتنفيذها مما يقلل من هدر الوقت وتحسين كفاءة الموظفين، بما ينعكس على تحسين كفاءة المكتب.
أنواع إدارة المكاتب
تتضمّن عملية إدارة المكاتب أنواع عدة أهمها ما يأتي:
إدارة مكاتب الشركات (بالإنجليزية: Corporate Office Management) وتتضمّن وجود مسؤولين في الفروع الرئيسية والفرعية للشركة الأم، يتولون مهمة الإشراف والتنظيم، والتسويق، والسفر إن تطلب الأمر للفروع الخارجية.
إدارة المكاتب الطبية (بالإنجليزية: Medical Office Management) عملية تتضمّن الإشراف على المساعدين الطبيّين، وعلى عمليات التخلّص من النفايات الطبية ، بالإضافة إلى الحفاظ على سرّية المرضى، الجدير بالذكر أنّ المعرفة الطبية المتعلقة بالتشريح، وقوانين الرعاية الصحية، والإجراءات المعملية ضرورة يجب توفّرها لدى مدراء المكاتب الطبيعة، بما يساعد على تَفهّم وتسهيل عملية الإدارة.
إدارة المكاتب القانونية (بالإنجليزية: Legal Office Management) عملية تتضمّن الإشراف على المساعدين القانونين، وإدارة كشوفات الرواتب، وإدارة الموارد المالية والبشرية ضمن المؤسسات القانونية.
إدارة المكاتب الافتراضية (بالإنجليزية: Virtual Office Management) عادة ما تكون هذه الإدارة ضمن الشركات الناشئة الصغيرة، إذ يكون العمل فيها ضمن دوام جزئيّ وليس كاملاً.
وظائف إدارة المكاتب
تتضمّن إدارة المكاتب 7 وظائف رئيسية، هي كما يأتي:
يُشكّل التخطيط الخطوة الأولى في عملية إدارة المكاتب، إذ من خلاله يُحدّد مسار التطوّر والإجراءات بما يخدم أهداف العمل والمؤسسة.
يقع على عاتق المسؤول عن عملية إدارة المكاتب اختيار الموظفين، ووضع الخطط المناسبة لتدريبهم، وتشمل هذه الوظيفة مجالات إدارة عمليات التقاعد، والاستقالات، والترقيات.
تتضمّن عملية إدارة المكاتب وظيفة توجيه الموظّفين، وإرشادهم للمسؤوليات المطلوبة منهم، بهدف تنفيذ الخطط العملية، الجدير بالذكر أنّ التوجيه يتضمّن إيضاح الإجراءات الرادعة والتأديبية المتخذة في حال عدم اتباع التعليمات والإرشادات.
تتضمّن عملية إدارة المكاتب وظيفة التواصل كإحدى الوظائف الأساسية التي تساعد على فهم احتياجات الموظفين، وتمكينهم من اتباع التوجيهات والتعليمات، والجدير بالذكر أنّ التواصل يتطلب توفّر 3 عوامل رئيسية لتحقيق أهداف العمل وهي؛ النزاهة والصراحة، وتنظيم المعلومات.
تتطلّب إدارة المكاتب امتلاك مهارة تتبّع عمليات تنفيذ الإرشادات والتوجيهات، والجدير بالذكر أنّ هذه الوظيفة تتطلب توفير المرونة، وتمكين الموظفين من تنفيذ بعض الجزئيات بشكل يرونه أفضل من المطروح.
يُشكّل التنسيق إحدى الوظائف الأكثر تعقيدًا لعملية إدارة المكاتب إذ ينطوي على معالجة كافّة أشكال التناقض بين الأقسام، ومجالات العمل بما يحقق الانسجام، والأهداف العامة للمؤسسة أو الشركة.
تتطلّب عملية إدارة المكاتب من المسؤول تقديم الحوافر للموظفين، ومحاولة إيجاد التوازن بين الدوافع الخارجية والداخلية، والحفاظ على انضباط العمل قدر الإمكان.
