وظائف المؤسسة
تحقّق وظائف المؤسسة أهدافها بشكل منظم وفعال، وتتداخل هذه الوظائف في طبيعتها مع بعضها البعض، أي أنّ كل وظيفة تعتمد على الأخرى وتؤثر على أدائها، وهذه الوظائف هي:
وظيفة التخطيط
تتلخص وظيفة التخطيط بتعيين الموظفين في المؤسسة وتدريبهم؛ من أجل تطويرهم ليكونوا ملائمين للدور الذي سيعملون به داخل المؤسسة، ويحدث التطوير بشكل مستمر لشغل أي دور مطلوب في المؤسسة، وفي حال حصل توسع للمؤسسة، أو فقدت أحد الموظفين، أو توفرت فرص عمل ترويجية جديدة، أو زادت المبيعات، فإنّ وظيفة التخطيط تضمن وجود موظفين تم تدريبهم وتطويرهم وأصبحوا جاهزين لملء هذه الأدوار الجديدة، وهذا ما يُطلق عليه مفهوم التخطيط التعاقبي.
تضع إدارة المؤسسة أهدافًا تنظيمية خلال مراحل التخطيط ، وتتخذ قرارات استراتيجية لتحديد مسار العمل، كما تتبادل الأفكار للوصول إلى بدائل مختلفة ومن ثم اختيار أفضل بديل لتحقيق الهدف بأفضل مسار، إذ يُحلل المدراء بعمق وضع المؤسسة الحالي وما تمتلك من موارد متاحة لتحقيق أهدافها.
وظيفة التنظيم
تقوم وظيفة التنظيم في مجملها على جمع الموارد المادية والمالية والبشرية وتنظيم العلاقة الإنتاجية فيما بينها وتطويرها لتحقيق أهداف المؤسسة، إذ تبرز أهمية التنظيم الإداري في توزع الموارد المادية على الموظفين لتحقيق الأهداف التي وضعت خلال مرحلة التخطيط، وينظم المدراء مع الشؤون المالية والموارد البشرية أمور الميزانية والأمور المتعلقة بالتوظيف، كما يضعون الموظفين في الأدوار التي تناسبهم وفقًا لدوافعهم وكفاءاتهم للحصول على أفضل بيئة عمل إنتاجية، ومن الأمثلة على وظيفة التنظيم؛ إذا قامت المؤسسة بإطلاق حملة إعلانية لمنتج جديد، ولم يتحمل مدير العلامة التجارية الذي يعمل بدوام جزئي مسؤولية هذا العمل، فإنّه يُمكن للمؤسسة استئجار وكالة إعلانات لتساعدها على الترويج لمنتجها.
وظيفة التوظيف
تحتاج المؤسسة إلى الموظفين لملء هياكلها الوظيفية جميعها، فالموظفين هم أهم مورد في المؤسسة وهم أكثر أهمية من المعدات أو الأدوات أو المباني، فهم من يمنحون للمؤسسة ميزتها التنافسية ويحددون جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها، وبالتالي هم من يبنون سمعة المؤسسة، لذا تحتاج المؤسسة إلى تعيين موظفين بقدرات ومهارات ومعرفة مناسبة، بحيث يكونون مؤهلين لتلك المناصب؛ لضمان نجاح المؤسسة في المستقبل وليبقى لديها القدرة على المنافسة.
وظيفة التوجيه
تكون وظيفة التوجيه من مسؤوليات المدير؛ إذ يوجه ويرشد ويحفز الموظفين في المؤسسة لتحقيق أهدافها، ومن المهم أن يكون مبدأ التوجيه فعال من خلال تلقّي الموظفين التعليمات من قبل رئيس واحد فقط، وإلّا سيحدث ارتباك وفوضى في المؤسسة، كما أنّه من المهم أن يتّبع المدير أسلوبًا تحفيزيًا أثناء تطبيق وظيفة التوجيه، وذلك وفقًا لما تتطلبه المواقف والظروف المتغيرة، وحسب قدرات واحتياجات الموظفين.
وظيفة المتابعة أو المراقبة
تتم وظيفة المتابعة او التحكم من قبل المدراء؛ إذ يقيمون مسار الخطة لضمان تحقيق أهداف المؤسسسة بنجاح، ويضعون مواعيد نهائية لمتابعة الموظفين وتقييم أدائهم وإعطائهم ملاحظات، وتقديم اقتراحات لهم أو ملاحظات تحفيزية لقيامهم بعملهم بشكل جيد، كما يُمكن أن يقدموا حوافز للموظفين ذوي الكفاءة العالية في الأداء، ومن التعديلات التي يحتاج المدراء القيام بها خلال هذه الوظيفة؛ تعديلات الميزانية، وتعديلات التوظيف.
تهدف وظيفة المتابعة إلى التأكد من أن جميع الخطط تنفذ وفقًا للمعايير التي وضعت مسبقًا، وهي وسيلة لقياس إنجاز الخطط ومقارنتها بالمعايير وتصحيح الانحرافات لضمان تحقيق أهداف المؤسسة بنجاح، كما يُمكن من خلالها التنبؤ بالانحرافات قبل حدوثها.
الخلاصة
تحتاج جميع المؤسسات على اختلاف أنواع الأعمال التي تُديرها إلى وظائف أساسية لضمان نجاحها في تنفيذ وتحقيق أهدافها، وهذه الوظائف متّسقة مع بعضها البعض، وتعتمد كل وظيفة على الوظيفة السابقة ويجب تتبع هذه الوظائف بالترتيب للوصول إلى إدارة ناجحة، وقد تحتاج إحدى الوظائف وقتًا وجهدًا أكبر لإدارتها من قبل المدراء، بينما ستحتاج وظيفة أخرى جهد وكفاءة الموظفين، وهذه الوظائف هي: وظيفة التخطيط، ووظيفة التنظيم، ووظيفة التوظيف، ووظيفة التوجيه، ووظيفة المتابعة.
