المشكلات الإدارية
إنّ وظيفة الإدارة هي اتخاذ القرارات الصحيحة لتيسير الأمور بشكل الصحيح، والأخطاء تخلق صعوبات في بيئة العمل وعلى الإدارة إيجاد الحل المناسب وبأسرع وقت، ويفضل وضع إستراتيجية لإيجاد الحل المناسب والعمل على عدم تكرار الأمر.
استراتيجية حل المشكلات الإدارية
تقوم استراتيجية حل المشكلات الإدارية على عدد من الخطوات الرئيسية، والتي تشكل الآتي:
تحديد المشكلة
الخطوة الأولى هي السؤال عن المشكلة نفسها لمعرفة طريقة الحل، ويساعد هذا السؤال في العثور على المعيار الذي سيقوم على أساسه بقياس مكان المشكلة، وإذا كانت الأمور تسير بالطريقة التي تفضلها الإدارة، ومثال على هذه الأسئلة؛ ما هي المشكلة؟ ماذا سنفعل إذا كان الشخص يقوم بالمهام التي نريدها منه؟
تحليل المشكلة
يوجد ثلاث مراحل لحجم المشاكل الإدارية، وبناء على تحديد حجمها يتم تحديد الحل، وتشمل مراحل المشاكل الإدارية ما يلي:
- المرحلة الابتدائية: وهي النقطة الذي بدأت منها، ولا تشكل أي تهديد على بيئة العمل اليومية، وتعمل إدارة الوقت على تصحيح المشكلة دون التسبب في الكثير من الضرر لبقية العمل.
- المرحلة الناضجة: تكون المشكلة غير بسيطة، ويمكن رؤية كمية الضرر الواقع، ويجب العمل الفوري على إصلاحها قبل أن تصبح مشكلة أكبر، حيث قد تكون العواقب أكبر، وأكثر تكلفة في الثمن.
- المرحلة الثالثة: هي مرحلة الأزمة، وتكون فيها المشكلة خطيرة جدًا، ويتم فيها إلحاق ضرر حقيقي بعمليات الشركة، أو سمعتها، أو في الموارد المالية ، ويتطلب الأمر إيجاد حل سريع قبل أن يكون له آثار طويلة المدى على قدرة الإدارة.
وصف المشكلة
يجب على الإدارة وصف المشكلة وماهيتها، ويجب تلخيصها كتابةً، وأن يكون عدد الكلمات قليلاً حتى يتم فهمها بشكل أسهل، ودون أن تبدو مشكلة علمية معقدة، وتكمن أهمية هذه الخطوة بأنها تساعد الإدارة على توزيع المهام، ومعرفة من أين يبدأ الحل.
البحث عن الأسباب الجذرية
تتضمن هذه الخطوة طرح الكثير من الأسئلة والإجابة عليها، مثل السؤال عن سبب المشكلة، بالإضافة إلى المسؤول عن المشكلة، ومتى ظهرت هذه المشكلة لأول مرة، وهذا يساعد على إيجاد حل طويل الأمد يريح الإدارة.
تطوير حلول بديلة
على الإدارة التعامل مع المشكلة من منطلق أنّ هناك حلول أكثر من تلك التي تفكر فيها، ومن الأفضل تطوير قائمة بالحلول البديلة، والتي يمكن للإدارة والفريق تطبيقها، وتحديد أيها سيكون الأفضل بالنسبة للمشكلة المعينة، ثم يجب ترتيب الحلول المتاحة أمام الإدارة بناءً على معايير، مثل: الكفاءة، والتكلفة، والموارد التي تمتلكها.
تطبيق الحل
في هذه الخطوة يتم وضع خطة تنفيذية للحل المتاح، مع الأخذ بعين الاعتبار الخطوة التالية في حال لم ينجح هذا الحل، ويجب كذلك وضع جدول زمني للتنفيذ، وتوكيل كل فرد بالمهمة المطلوبة.
قياس النتائج
الخطوة الأخيرة هي تابعة لخطة التطبيق بالخطوة السابقة، وهنا يجب أن تتأكد الإدارة إذا نجح الحل أم لا، وما الشيء الذي تعلمونه من هذه المشكلة وحلها، وهل يوجد هناك بدائل.
