أهمية التخطيط التشغيلي
هنالك أهمية كبيرة لوضع خطط تشغيلية أثناء القيام بالأعمال لتحقيق النجاح والنمو، حيث يسمح التخطيط التشغيلي بتنفيذ الإجراءات المطلوبة ومراقبتها، وذلك من خلال تشجيع الفرق والأفراد، وفيما يأتي أهمية التخطيط التشغيلي:
- تجهيز المشروع والأعمال بخطة مدروسة بشكل مسبق.
- ضمان استخدام الموارد بشكل فعال.
- تخصيص الموارد النادرة في الأماكن الأكثر حاجة لها.
- تحديد متطلبات الموارد اللازمة في مختلف أنشطة الأعمال.
- تحديد الثغرات التي يمكن مواجهتها أثناء سير العمل.
- تقليل المخاطر المحتملة.
- تجهيز خطط بديلة للتعامل مع المخاطر والمشكلات المتوقع حدوثها أثناء سير العمل.
- ضمان استدامة التأثيرات والنتائج المرضية.
- التأكد من الاستمرارية في تحقيق أهداف المشروع.
- إيجاد الثغرات ونقاط عدم الكفاءة التي تلاحظ أثناء سير العمل.
- تسهيل تصحيح الأخطاء التي يمكن أن تواجه المؤسسة.
- اتخاذ الإجراءات الضرورية للتحسين من الإنتاجية والكفاءة في العمل.
- تعزيز الربح الناتج عن أعمال المؤسسة المختلفة.
ما هو التخطيط التشغيلي؟
يعرف التخطيط التشغيلي (بالإنجليزية: Operational Planning) بأنه عملية تحديد المهام التي يتوجب القيام بها بهدف الوصول إلى النتيجة المطلوبة، وبالتالي يمكن تعريف التخطيط التشغيلي بأنه المخطط الذي ينشئه قسم أو فريق معين داخل المؤسسة، بحيث يحتوي هذا المخطط على الإجراءات والاستراتيجيات التي ستتبعها المؤسسة لتلبية توقعات الإدارة العليا.
توضع الخطط التشغيلية للالتزام بالجداول الزمنية اليومية أو الأسبوعية لتحقيق الأهداف المختلفة، وجدير بالذكر أن التخطيط التشغيلي يختلف عن خطة العمل، حيث إن التخطيط التشغيلي ليس سوى جزء واحد من خطة العمل بأكملها، إذ إن كل خطة عمل يجب أن تحتوي على خطة تشغيلية توضح كل خطوة ضرورية لتحقيق أهداف العمل.
خطوات التخطيط التشغيلي
هنالك عدة خطوات لعملية التخطيط التشغيلي وضع خطوات واضحة يمكن اتباعها لتحسين كفاءة العمل، ويمكن إنشاء خطة تشغيلية فعالة باتباع الخطوات الآتية:
تصور الخطة
وهي خطوة تصور الرؤية الأولية للخطة، ويجب عند تصور الخطة أخذ الأهداف العامة للمؤسسة بعين الاعتبار مع التركيز على ما يمكن لفريق أو قسم واحد القيام به، والتأكد من أن المؤسسة تمتلك كادر عمل مناسب للالتزام بالخطة وتطبيق جميع الإجراءات اللازمة.
تحديد الأهداف
في هذه المرحلة يمكن البدء بتحديد الأهداف المطلوبة للوصول إلى النجاح والنمو، وخلال وضع هذه الأهداف يجب أخذ بعض الأمور في عين الاعتبار، مثل؛ الميزانية ، ومكان وجود الفريق في الوقت الحالي وأين يجب أن يكون في المستقبل، وكيف سيصل الفريق إلى ما يحتاج إليه، ومعايير قياس التقدم.
المرونة
يجب أن تتمتع عملية التخطيط التشغيلي بالمرونة، بحيث يجب أن تكون قابلة للتغيير اعتمادًا على مدى نجاح الطرق المتبعة من عدمها، فعلى سبيل المثال؛ يمكن أن تحدث أخطاء ناتجة عن عدم قيام الأشخاص المحددين بوظائفهم بشكل صحيح وفعال، وبالتالي سيتطلب ذلك إعادة تعيين كل شخص في مكان آخر مناسب له ولقدراته.
