أنواع الوثائق
تُعرف الوثيقة بأنّها شكل من أشكال المعلومات لتوثيق أو تسجيل أحداث معينة، وذلك بهدف الحفاظ على معلومات الحدث أو محتواه ويمكن أن تتخذ الوثيقة عدة أشكال كالوثائق الورقية أو وثائق الصوت والصورة، وغيرها، وتوجد أنواع مختلفة للوثائق نوضحها كالآتي:
الوثائق الشخصية
تُعدّ الوثائق الشخصية من أكثر الوثائق استخدامًا، ويتميز هذا النوع من الوثائق بالتركيز بشكل واضح على تاريخ شخص ما، أو معلومات عنه، وتُعدّ السير الذاتية والرسائل والمذكرات من أشهر الأمثلة على الوثائق الشخصية.
الوثائق الحكومية والسياسية
تُنشر الوثائق الحكومية من قبل السلطة القضائية ، وتشمل جميع الوثائق التي تخص الحكومة مثل تقرير التعداد السكاني، أو كتالوج معرض المتحف الوطني وغيرها، ويشار إلى أنّ أي وثيقة يتم نشرها من قبل الهيئات الحكومية تُعدّ وثائق حكومية، وقد تتوفر هذه الوثائق بعدة أشكال كالوثائق الورقية أو الإلكترونية، وبالنسبة للوثائق السياسية فتشير إلى الحريات والحقوق التي يتمتع بها المواطنون.
الوثائق الإلكترونية
يتم بداخلها إنشاء عدد من المعلومات، ويتم بعد ذلك نقلها وإرسالها وتخزينها بشكل إلكتروني، ومن الأمثلة عليها رسائل البريد الإلكتروني، ومواقع الويب، ومستندات برامج الوورد والإكسل، وإيصالات الشراء الرقمية، والرسائل النصية، ومنشورات الوسائط الاجتماعية، والمعلومات المخزنة على مواقع وأنظمة إدارة المحتوى، وما إلى ذلك، ويمكن حفظ السجلات على محركات الأقراص المشتركة، والسحابات الإلكترونية، وعلى أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة، وغيرها.
الوثائق التعليمية والتربوية
تشمل كل ما يخص التعليم من تقارير الطلاب، وجداول الحصص والمناهج وسجلات الطلاب وغيرها، ويوجد لهذه الوثائق نمط معين، وقوالب محتوى ديناميكية تتغير مع تغير الأسماء والدرجات، ومن خلالها يتم تنسيق وإضافة أي محتوى وإزالته بسهولة، وتشمل أيضًا الشهادات التعليمية كشهادات التخرج من المدرسة، وكشوف العلامات، وشهادات اجتياز امتحانات القبول بالجامعة بنجاح، والشهادات جامعية، وغيرها.
الوثائق الإدارية
تشمل الوثائق الإدراية كافة المستندات التي تحتفظ بها سلطة عامة وتتعلق بالمصلحة العامة، بغض النظر عمن يحكمها سواء كان القانون العام أو القانون الخاص، ويتم من خلال هذه الوثائق تسجيل الوظائف الإدارية، أو المالية، أو السياسات، أو القرارات، أو الإجراءات، أو تنظيم العمليات، أو الأنشطة لمؤسسة ما.
فوائد الوثائق
لتسجيل المعلمات في وثائق والحفاظ عليها عدة فوائد نوضحها بشكل موجز كالآتي:
- توحيد السياسات وممارسات العمل المختلفة وتوجيه الناس للتقيد والالتزام فيها.
- تقليل خطر الاحتيال وسوء استخدام المعلومات.
- التقيد بالتوجيهات والسياسات الموثقة.
- تقديم معلومات مفيدة ومثيرة للاهتمام، مثل دليل المستخدم.
- تعزز عملية التعليم؛ كالدروس، والشروحات، والكتب، وما إلى ذلك.
