إدارة الوقت
يمتلك الجميع 24 ساعة في يومهم ولكن كثيراً ما نجد من ينجز الكثير من المهام والأعمال خلال اليوم مقارنة بغيره، والسبب في ذلك يكون قدرتهم على إدارة الوقت بشكل أفضل، وتعني إدراة الوقت الطريقة التي يمكن بها تقسيم الوقت بين المهام والنشاطات المختلفة، لإنجاز عدد أكبر من المهام في وقت أقل مما يعني العمل بذكاء وليس بجهد، وتساهم إدارة الوقت بشكل جيد في زيادة الإنتاجية وفعاليتها، وتخفف من التوتر، وتزيد من فرصة الوصول إلى الأهداف في حياتنا والوظيفة التي نحلم بها.
أدوات لإدارة الوقت
تحليل باريتو
(بالإنجليزية: Pareto Analysis)، وتم اختراع هذه التقنية على يد الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو (بالإنجليزية: Vilfredo Pareto)، وتركز هذه التقنية على أن 20% من الإجراءات تكون مسؤولة عن 80% من النتائج، ويساعد هذا التحليل على تحديد أولويات المهام الأكثر فعالية لحل المشكلات، ويمكن القيام بهذا التحليل من خلال الخطوات التالية:
- كتابة قائمة تحتوي بعض المشكلات التي تواجهها.
- محاولة معرفة السبب الجذري لكل مشكلة منها.
- ترتيب المشكلات حسب الأهمية وإعطاء كل مشكلة رقم.
- جمع المشكلات الناتجة عن سبب واحد في مجموعة واحدة.
- تغيير ترتيب المشكلات بعد جمع المشكلات في مجموعات تشترك في السبب.
- أخذ إجراءات لحل هذه المشكلات.
تقنية الطماطم
(بالإنجليزية: Pomodoro Technique)، وتم إنشاء وتطوير هذه التقنية في نهاية 1980 على يد الطالب فرانسيسكو شيريللو (بالإنجليزية: Francesco Cirillo)، وكان يعاني من مشكلة في التركيز خلال الدراسة، واستخدم مؤقتاً للمطبخ على شكل طماطم لعمل التقنية، ويمكن استخدام هذه الطريقة لإدارة الوقت من خلال اتباع النقاط التالية:
- عمل قائمة بالمهام التي يجب إنجازها، كما يجب أن يكون هناك مؤقت.
- ضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة، ثم التركيز على أداء مهمة واحدة في هذا الوقت حتى يرن العداد.
- عندما يرن العداد يتم تسجيل ما تم إنجازه من المهمة، وتعتبر هذه الجلسة الأولى.
- أخذ استراحة لمدة 5 دقائق.
- إعادة جلسة أخرى مع المؤقت.
- بعد إنجاز 4 جلسات مع المؤقت يمكن أخذ استراحة أطول تصل إلى 15-30 دقيقة.
مصفوفة آيزنهاور
(بالإنجليزية: Eisenhower Matrix)، وتسمى هذه التقنية أيضاً بمصفوفة المهم والعاجل، واكتشف هذه التقنية دوايت أيزنهاور (بالإنجليزية: Dwight Eisenhower) وهو أحد الرؤساء السابقين للولايات المتحدة ، وتتم هذه التقنية من خلال تقسيم جدول من 4 خانات ويتم كتابة فوق الجزء العمودي عاجل وغير عاجل، بينما الصفوف يتم كتابة مهم، وغير مهم، وداخل الجدول يتم تحديد المهام بخطة سهلة، فإن المهمات المهمة والعاجلة يجب القيام بها بأقرب وقت، أما المهمة وغير العاجلة يمكن تأجيلها بشرط تحديد وقت للقيام بها، وهناك مهام عاجلة وليست مهمة، والمهام الأخيرة هي تلك غير العاجلة وغير المهمة، وهذه المهمات يمكن حذفها من الخطة أو تأخيرها لوقت الفراغ.
